Uzimajući u obzir činjenicu da se preko 300 milijardi e -poruka šalje i prima svaki dan, nije iznenađujuće što su ljudi razvili „zamor e -pošte“. Zato je toliko važno pisati učinkovite e-poruke koje jasno i sažeto izražavaju vaše mišljenje-ne želite da ljudi ne čitaju u potpunosti vašu e-poruku s pozivom na sastanak jer je predugačka ili nejasna. Ne brinite-ovaj wikiHow će vas provesti kroz sve što trebate učiniti prilikom pisanja e-pošte za poziv na sastanak, poput toga kako napisati jaku temu, šta biste trebali reći u tijelu e-pošte i kako možete koristiti kalendara kako biste olakšali stvari.
Koraci
Metoda 1 od 3: Pisanje snažne teme
Korak 1. Napišite kratku, relevantnu temu sa datumom i temom sastanka
Uključivanje ovih detalja znači da će ljudi znati kada je to i o čemu će se razgovarati, a da ni ne otvore e -poštu. Na primjer, možete napisati „Sastanak 12/8: Nove smjernice za izvještavanje“.
Upozorenje:
Izostavljanje teme sastanka vjerojatno će izazvati odgovor ljudi, pitajući ih je li to relevantno za njihovo odjeljenje ili je njihovo prisustvo obavezno, pa svakako navedite temu!
Korak 2. Zatražite potvrdu prisustva u temi
Ako trebate znati ko će doći na sastanak, zatražite potvrdu u retku predmeta. Na taj način će znati da moraju odgovoriti što je prije moguće, čak i prije nego što otvore e -poruku. Možete napisati: "Sastanak za kadrove u petak 10/6, potvrdite što je prije moguće."
Također možete napisati: "Molimo vas da odgovorite na poziv: sastanak HR -a 10/6."
Korak 3. Recite im je li hitan sastanak u temi
Ako je to hitno ili osjetljivo pitanje koje odmah zahtijeva sastanak, dodajte osjećaj hitnosti u temu. Na primjer, mogli biste napisati nešto poput: "Hitni sastanak u ponedjeljak, 31. februara: Cyber -sigurnost".
Važno je zabilježiti i temu sastanka kako biste im dali neku ideju šta mogu očekivati
Korak 4. Navedite da li je prisustvo obavezno ili predloženo
Ako radite za veliku kompaniju, prisustvo nekih ljudi možda neće biti potrebno za svaki sastanak. U naslovnoj temi navedite odgovarajuće odjeljenje ili obavijestite primaoce da li moraju prisustvovati. Na primjer, mogli biste napisati: "Obavezni marketinški sastanak 10/6."
Ako sastanak nije potreban, možete napisati: "Predloženi sastanak 10/6 o efikasnim taktikama istraživanja."
Korak 5. Koristite cijele riječi u svojoj temi kako biste izbjegli zabunu
Kratice se mogu činiti učinkovitima, ali nisu toliko specifične kao potpune riječi i mogu izazvati zabunu. Na primjer, "SAP" može značiti "sisteme i obradu" ili "plan uzorkovanja i analize" ovisno o tome ko poznaje vaš jezik, a ko nije.
Međutim, u redu je koristiti uobičajene skraćenice poput „RSVP“, „HR“i „srijeda“
Metoda 2 od 3: Izrada tijela vaše e -pošte
Korak 1. Napišite kratak, prijateljski uvod i kratku bilješku
Predstaviti se potrebno je ako radite za veliku kompaniju ili ako još ne poznajete sve. Takođe je važno napomenuti u ovom kratkom uvodu da li neke dokumente ili zalihe treba dovršiti i/ili donijeti na sastanak.
Učinite svoj uvod personaliziranim ili relevantnim za posao. Na primjer, "Zdravo tim, radujem se pokretanju novog programa sljedeće sedmice!"
Savjet:
Podsjetite primatelje ako trebaju dovršiti bilo koji zadatak ili donijeti bilo što sa sobom na sastanak. Na primjer, "Podsjećamo vas da sa sobom ponesete 4 štampane kopije vaših lista kontakata dobavljača."
Korak 2. Navedite datum i vrijeme sastanka na vlastitoj liniji tako da se ističu
Ovo su bitne informacije za ljude koji prisustvuju sastanku, pa želite da budu jasni i da se izdvajaju od ostatka teksta. Uvucite 2 retka iznad i ispod njega i/ili ga postavite podebljanim fontom.
- Primjer: "6. oktobar, 10:30 - 11:45 AM"
- Ako je sastanak online, navedite vremensku zonu kako ljudi u različitim vremenskim zonama ne bi propustili zbog pogrešne komunikacije. Na primjer, možete napisati: "6. oktobar, 10:30 - 11:45 AM (PST)"
Korak 3. Navedite lokaciju nakon datuma i vremena
Neka se lokacija ističe isto koliko i datum i vrijeme-posebno ako se sastajete na novom mjestu, ako je teško pronaći ili znate da neki od primatelja nisu upoznati s lokacijom. Za virtualne sastanke (bilo putem foruma uživo ili putem video chata) navedite vezu do foruma ili video poziva radi lakšeg pristupa.
Kada dajete upute, budite što detaljniji. Kao primjer: „Molimo vas da dođete u konferencijsku salu 592 u zgradi Timaren (ul. Nix 209). Soba 592 se nalazi u 2. spratu zgrade, pa ćete se morati popeti liftom iz prizemlja, izaći na 12 i koristiti liftove na južnoj strani zgrade (s vaše lijeve strane) da se popnete do 59. sprata.”
Korak 4. Podijelite svrhu sastanka
Recite primateljima šta će sastanak postići. Ponuda kratkog dnevnog reda sastanka pomoći će im da prepoznaju koje zadatke je potrebno prethodno obaviti. Možete jednostavno navesti temu (poput „Ažuriranje kibernetičke sigurnosti“) ili možete navesti vremenski okvir:
- 10:30 - 10:45 Podijelite ažuriranje statusa projekta
- 10:45 - 11:10 Uporedite i izaberite održive ponude
- 11:10 - 11:30 Oluja mozgova i ciljevi za lansiranje
Korak 5. Provjerite svoju e -poštu na gramatičke i činjenične greške
Najvažnije stvari za lekturu su datum, vrijeme i mjesto sastanka, stoga provjerite jeste li to tačni! Također možete lektorirati svoj uvod, dnevni red ili druge bilješke koje ste možda uključili kako biste bili sigurni da ste obuhvatili sve osnove.
Pročitajte svoju e -poštu naglas kako biste bili sigurni da je vaše pisanje jasno i sažeto prije nego što je pošaljete
Metoda 3 od 3: Korištenje programa Outlook ili integrirane aplikacije za kalendar
Korak 1. Kliknite na „Novi sastanak“na kartici Početna u programu Outlook
Ako vaše preduzeće koristi komunikacijsku bazu podataka s integriranim kalendarom, poput Outlooka, upotrijebite je za postavljanje sastanka. To je obično preferirana kontaktna točka za ljude s kojima radite.
Ako vaše preduzeće ne koristi Outlook ili nešto slično, pozivnicu možete poslati putem e-pošte povezane s poslom
Korak 2. Odaberite vrijeme i datum u prozoru „Pomoćnik za planiranje“
Nakon stvaranja novog sastanka, pojavit će se prozor kalendara. Kliknite na „Pomoćnik za zakazivanje“i označite dostupno vrijeme i datum vašeg sastanka.
Pobrinite se da dođe vrijeme kada ste vi i predviđeni polaznici dostupni. Ovisno o aplikaciji vaše kompanije, možda ćete morati prilagoditi postavke gledanja kako bi prikazali svačiji raspored (osim vašeg)
Korak 3. Dodajte prisutne upisivanjem njihovih imena ili korištenjem adresara
Pritisnite tekstualnu traku da biste ručno unijeli imena ili se pomaknite kroz adresar i odaberite njihova imena s popisa. Koristite funkciju "Pomoćnik za planiranje" da provjerite dostupnost drugih ljudi.
Ako ljudi nisu dostupni, njihova imena pojavit će se istaknuta. Asistent će čak prikazati preporučene termine koji odgovaraju vama i rasporedu polaznika
Korak 4. Postavite vrijeme početka i završetka sastanka
Uvjerite se da je datum sastanka datum koji ste ranije odabrali i kliknite na dugme kalendara da biste izvršili bilo kakve promjene ako je potrebno. Zatim upotrijebite strelice s padajućim menijem desno od unosa vremena da biste odabrali ispravno vrijeme početka i završetka.
Dodavanje vremena završetka najviše poštuje vrijeme ljudi kako bi znali šta mogu očekivati i mogli planirati svoje putovanje na posao ili raditi oko sastanka
Korak 5. Kliknite na „Sastanak“na kartici „Sastanak“pri vrhu ekrana
Klikom na ovo dugme vratit ćete se na ekran općeg sastanka i trebali biste vidjeti da je vaš unos zakazan. Odavde ćete moći dodati temu, lokaciju i bilješke.
Ako ne vidite svoj unos zakazan na ekranu za sastanak, vratite se natrag i ponavljajte postupak dok se ne pojavi
Korak 6. Budite konkretni pri unosu predmeta, lokacije i bilješki
U nekoliko kratkih riječi obavijestite primatelje o čemu se radi na sastanku (npr. “Predstojeće testiranje proizvoda”). Budite konkretni u vezi lokacije, dajte upute ako to nije tipično mjesto sastanka ili je teško doći do njega. Dodajte sve dodatne napomene (kao i svaki pripremni rad) koje su relevantne za sastanak.
- Navedite adresu lokacije, čak i ako mislite da je već znaju.
- Kliknite „pošalji“kada završite.
Savjet:
Izbjegavajte previše široke teme poput „brainstorminga“jer to ljudima ne govori mnogo o svrsi sastanka. Umjesto toga, mogli biste reći, „brainstorming dobavljači za nove proizvode“.
Savjeti
- Kad lektorirate svoju e -poštu ili pozivnicu, neka bude kratka i tačna.
- Koristite prijateljski, profesionalan ton pisanja.
- Dvaput provjerite listu primatelja kako biste bili sigurni da su pozvani svi koji trebaju biti tamo.
- Upišite adrese u red „bcc“ako želite da sve adrese ostanu skrivene od primatelja.
Upozorenja
- Ne šaljite pozivnicu ili e -poštu bez datuma, vremena i lokacije. To će vjerojatno frustrirati vaše pozvane i dobit ćete gomilu odgovora koji traže te podatke.
- Nemojte pisati velikim slovima, to će se protumačiti kao vikanje i krajnje je neprofesionalno.
