Microsoft Project je softverska aplikacija za upravljanje projektima markirana pod paketom Microsoft Office. Aplikacija omogućava korisnicima kontrolu svih aspekata upravljanja projektom, uključujući budžetiranje, zakazivanje i upravljanje resursima. Iz tog razloga, softver se jako koristi u građevinskoj i inženjerskoj industriji. Jedan od najvažnijih, ali često zanemarenih dijelova procesa upravljanja projektom je pravilna raspodjela sredstava. Nakon što se napravi raspored projekta, obično će se morati izmijeniti kako bi se izbjeglo prekomjerno raspoređivanje određenog resursa (na primjer, podizvođača), što će uzrokovati zadržavanje rasporeda. Poznavanje načina raspodjele resursa u programu Microsoft Project pomoći će vam da kontrolirate svoj projekt od početka do kraja.
Koraci
Korak 1. Uzmite u obzir dostupnost resursa pri procjeni trajanja zadataka
Ovaj korak je ključan, ali se često zanemaruje. Resursi se moraju uzeti u obzir prilikom izrade rasporeda, a ne samo nakon toga. Obratite posebnu pažnju na istovremene zadatke (one koji se događaju u isto vrijeme) koji koriste iste resurse. Na primjer, s pravom možete pretpostaviti da se i unutarnji i vanjski zidovi zgrade mogu uokviriti u isto vrijeme. Ako na projektu imate samo 1 stolara, to neće biti moguće.
Procjene trajanja zadatka započnite procjenom ukupnog broja radnih sati potrebnih za dovršetak zadatka. Fokusirajući se na ljudske sate, a ne na ukupne radne dane, uzimate u obzir koliko će resursa biti potrebno
Korak 2. Kreirajte i organizirajte sve svoje resurse
Najbolji način da organizirate svoje resurse je putem lista resursa. Da biste pristupili ovom listu, kliknite na meni "Pogled" i odaberite "List resursa". Uvjerite se da svi vaši resursi imaju jasna imena i svakako navedite barem vrstu resursa.
- Resursi "Work" su najkorisniji i trebali bi se koristiti za kategorizaciju ljudi koji će provoditi vrijeme radeći na zadacima. Na malom projektu, ova vrsta izvora mogla bi se odnositi na svakog člana tima po imenu. Na većem projektu, ovaj resurs bi mogao navesti različite podizvođače.
- "Materijalni" resursi trebali bi se odnositi na materijale koji se troše tokom rada, kao što su drvo, ekseri i benzin.
- Resurse "Cost" treba koristiti za praćenje resursa koji imaju jasnu stopu troškova. Dnevna stopa iznajmljivanja dizalice ili prikolice na terenu mogla bi se pratiti kao izvor troškova.
Korak 3. Dodijelite svaki radni zadatak resursu
Nakon stvaranja rasporeda u prikazu Gantovog grafikona, morat ćete odrediti koji su resursi povezani sa svakim zadatkom. Da biste to učinili, pronađite redak zadatka na lijevoj ploči i kliknite ćeliju u stupcu "Resurs". Pojavit će se padajući izbornik s popisom svih resursa koje ste stvorili. Odaberite odgovarajući resurs; na primjer, zadatku zvanom "Žičana rasvjetna tijela" mogao bi se dodijeliti resurs "Električar".
Korak 4. Provjerite raspodjelu resursa u prikazu grafikona resursa
Nakon što kreirate svoj raspored i dodijelite resurse, možete provjeriti ima li previše dodjele. Da biste to učinili, kliknite na "Prikaz" i odaberite "Grafikon resursa". Biće vam dozvoljeno da izaberete svaki resurs i pregledate njegovu raspodelu tokom celog projekta. Svaki radni dan prikazan je duž vodoravne osi, a upotreba resursa izražena je kao postotak duž okomite osi.
- Svaka tačka u kojoj resurs premašuje 100 posto upotrebe predstavlja prekomjernu dodjelu (što znači da resurs ne može obaviti sve zadatke koji su mu dodijeljeni u datom vremenu). Prekomjerna dodjela je prikazana crvenom bojom. Da biste to riješili, povećajte trajanje zadataka, dodijelite više resursa zadacima ili premjestite istovremene zadatke kako biste stvorili manje preklapanja.
- Bilo koja tačka u kojoj se resurs koristi vrlo malo može ukazivati na neefikasnu nedovoljnu alokaciju. Smanjite trajanje zadatka ili upotrijebite manje ukupnih resursa.
