Arhiviranje je pohrana ili čuvanje informacija. Organizacije svakodnevno pretvaraju papirnate dokumente u digitalne kako bi produžile vijek trajanja dokumenata. To, zajedno s ogromnom količinom podataka koje danas generiraju računari, znači da će arhiviranje dokumenata samo dobivati na važnosti. Ako znate arhivirati dokumente, možete osloboditi prostor tako da vaš računar efikasnije obrađuje trenutne dokumente.
Koraci
Korak 1. Arhivirajte dokumente u zip datoteci
Posebno korisne za važne, ali rijetko potrebne datoteke, zip datoteke smanjuju prostor koji dokumenti zauzimaju na vašem tvrdom disku.
- Jednostavno označite datoteke koje želite pretvoriti u zip format.
- Desnom tipkom miša kliknite, a zatim odaberite "Pošalji na".
- Želite poslati datoteke u "Komprimiranu (zipiranu) mapu."
- Provjerite jesu li datoteke zaista prisutne dvostrukim klikom na zip fasciklu. Ako jesu, tada možete izbrisati izvorne datoteke.
Korak 2. Migrirajte svoje dokumente na zaseban medij za pohranu
Popularni izbori za digitalno arhiviranje su vanjski pogoni traka, vanjski tvrdi diskovi ili pogoni za palac.
Korak 3. Napravite rezervnu kopiju dokumenata na CD -u ili DVD -u ako imate CD ili DVD snimač
Sigurnosne kopije su još jedan način arhiviranja, iako ovu metodu vjerojatno znate pod drugim imenom - narezivanje diska. Na primjer, Windows koristi sistem datoteka uživo i savladani format (bolji za kompatibilnost na drugim uređajima) za kopiranje datoteka na CD -ove ili DVD -ove.
- Umetnite CD ili DVD za pisanje u CD ili DVD snimač vašeg računara za sistem datoteka uživo.
- Kada se pojavi dijaloški okvir, kliknite "Snimanje datoteka na disk s podacima."
- Imenujte disk, a zatim kliknite "Dalje".
- Sačekajte da se pojavi prazna fascikla da bi se pojavio disk. To znači da je disk formatiran i spreman za kopiranje datoteka.
- Otvorite fasciklu sa dokumentima koje želite arhivirati i povucite datoteke u praznu mapu diska.
- Za Mastered format, umetnite CD ili DVD za pisanje u kompjuterski CD ili DVD snimač.
- Kada se pojavi dijaloški okvir, kliknite "Snimanje datoteka na disk s podacima."
- Imenujte disk i kliknite "Prikaži opcije oblikovanja".
- Odaberite "Mastered" i kliknite "Next".
- Sačekajte da se pojavi prazna fascikla da bi se pojavio disk. To znači da je disk formatiran i spreman za kopiranje datoteka.
- Otvorite fasciklu sa dokumentima koje želite arhivirati i povucite ove datoteke u praznu mapu diska.
Korak 4. Pošaljite dokumente u skladište izvan lokacije
- Osim što funkcioniraju kao lokacija za arhivirane datoteke, sigurne lokacije za pohranu izvan lokacije štite podatke od katastrofa poput požara i kvarova na tvrdom disku.
- S obzirom na toliki broj kompanija koje nude ovu uslugu, morate se obratiti direktno kompaniji radi pojedinosti o tome kako rade i koje su garancije uključene u arhiviranje dokumenata izvan lokacije.
Korak 5. Koristite softver za digitalno arhiviranje
- Jedna od najpoznatijih metoda očuvanja izgleda i osjećaja dokumenta je stvaranje PDF datoteke. Ovaj softver - poznat kao Adobe Acrobat - koji nudi Adobe, olakšava pretvaranje dokumenata u PDF format iz različitih softverskih programa. Postoji i nekoliko besplatnih programa koji će stvoriti ove datoteke.
- Činjenica da su specifikacije javne znači da će buduće verzije Adobeovog softvera moći čitati ranije verzije dokumenata.
- Osim toga, PDF čitači dostupni su za besplatno preuzimanje sa Adobe web stranice.
Korak 6. Budite u toku sa tehnologijom arhiviranja dokumenata
S brzim razvojem tehnologije, ono što je danas aktuelno sutra bi moglo biti zastarjelo. To može biti problem pri migraciji arhiviranih datoteka na novi sistem.
Savjeti
- Katalogizirajte arhivirane datoteke kako biste vi ili drugi ljudi s vremenom mogli pronaći potrebne datoteke. To može biti jednostavno poput imenovanja datoteka ili mapa s imenom sadržaja i datumima koje datoteke obuhvaćaju. Na primjer, ako arhivirate poslovne zapise, jednoj mapi možete dati naziv "Poslovne datoteke 1. tromjesečje 1997." U većim sistemima, arhive najvjerojatnije koriste metapodatke za potrebe katalogizacije.
- Drugi razlog za arhiviranje datoteka je taj što ponekad postoje zakonski zahtjevi koji zahtijevaju spremanje podataka.
Upozorenja
- Multimedijski podaci često su povezani sa određenim hardverom ili softverom i možda nisu dostupni izvan vlasničkih sistema.
- Jedna opasnost je opasnost od oštećenja datoteka. Obavezno koristite dobro provjeren sistem za izradu sigurnosnih kopija svojih podataka.
- Nepostojanje sistema za arhiviranje dokumenata može dovesti do nenamjernog gubitka datoteka, posebno ako su izbrisane greškom.
