Predmeti e -pošte često su ono što čitatelji koriste da odluče hoće li otvoriti svoju e -poštu. Ovi prostori moraju biti ispunjeni kratkim, preciznim jezikom i jezikom orijentiranim na detalje kako biste spriječili primatelja da izbriše vašu e-poštu, a da je čak ni ne pročita. Ako točno navedete zašto bi vaš čitatelj htio vidjeti ono što imate za reći koristeći detalje u svojim temama, trebali biste uživati u bržim i češćim odgovorima na vaše e -poruke.
Koraci
1. dio od 3: Formatiranje tema
Korak 1. Izbjegavajte da polje za temu ostane prazno
Kada odlučite da ne uvrstite temu, nećete iskoristiti priliku koju pruža čitatelju. Ako imate prazan red predmeta, takođe ćete izgledati lijeno. Ono što je najvažnije, čitatelj se sigurno neće osjećati kao da mora brzo otvoriti ili odgovoriti na vašu e -poštu.
Korak 2. Napišite svoju temu pre nego što napišete e -poruku
Vaša tema može izgledati kao naknadna misao koja nije toliko važna kao stvarni sadržaj vaše e -pošte. Međutim, budući da je to prvo što vaš čitatelj vidi, jednako je važno - ako ne i više! - šta je unutra. Da biste posvetili dovoljno vremena i pažnje svom predmetu, napišite ga prije nego napišete bilo što drugo.
Korak 3. Slijedite standardna pravila velikih i malih slova kako biste izbjegli traljavost
Osim ako ne šaljete kratku poruku nekome koga dobro poznajete, svoje e -poruke trebate tretirati kao formalnu komunikaciju. Svoje teme unesite velikim slovima na isti način na koji biste napisali velike naslove svojih prezentacija.
Zapamtite nekoliko osnovnih pravila koja će vam pomoći da pravilno unesete velika slova. Na primjer, uvijek pišite velike i prve riječi subjekta. Imenice (planina, prezentacija, zgrada) uvijek trebate pisati velikim slovima, zamjenice (on, ona, oni), glagole (ići, mijenjati), priloge (brzo, polako) i pridjeve (šlampavo, odlično). Članke (a, an, the), prijedloge (in, out) ili koordinirajuće veznike (i, ali) ne treba pisati velikim slovima
Korak 4. Izbjegavajte tretirati svoje teme kao potpune rečenice
Iako bi vaše teme trebale biti gramatički ispravne, gledajte ih kao naslove, a ne kao rečenice kojima je uvijek potrebna interpunkcija. Predmeti ne moraju biti ograničeni tačkom, upitnikom ili uskličnikom.
- Imajte na umu da će neki filtri neželjene pošte automatski slati poruke e -pošte s ispisanim naslovima u filter neželjene pošte.
- Povremeno ćete možda htjeti upotrijebiti upitnik kako biste privukli pažnju čitatelja. Nemojte pretjerano koristiti ovu strategiju.
- Povežite više fraza u redovima tema crticama. Na primjer, naslov predmeta: „Zakazani sastanak za utorak - potrebna vam je prisutnost“, sadrži dvije različite fraze povezane crticom.
Korak 5. Neka vam tema bude ispod 50 znakova
Predmeti bi trebali biti što kraći. To može povremeno zahtijevati da izostavite neke detalje u korist drugih. Najvažnije je da vaš čitatelj zna što treba učiniti do trenutka kada pročita vašu temu.
Možda nije uvijek moguće zadržati naslov teme na ili ispod 50 znakova. Ponekad ćete preći desetak znakova. Međutim, ako počnete snimati za pravilo od 50 znakova, automatski ćete početi pisati kraće retke predmeta
Korak 6. Stavite važne riječi na prvo da biste privukli čitateljevu pažnju
Koje su to riječi razlikovat će se ovisno o svrsi vaše e -pošte. Vaše ime i naslov će možda morati biti na prvom mjestu u nekim e -porukama, dok će radnje koje zahtijevate vi ili čitatelj možda biti naprijed u drugima. Razmislite o tome što će učiniti da vaš čitatelj otvori vašu e -poštu i stavite riječi koje odgovaraju toj temi na sam početak reda za temu.
Općenito, trebali biste započeti svoju temu s riječju koja pokazuje zašto kontaktirate svog čitatelja. Na primjer, ako ste nedavno promijenili uredske propise, napišite: "Promijenjeni propisi preduzeća - potrebna vam je revizija danas."
Korak 7. Odaberite određene imenice i glagole koji će prenijeti svrhu e -pošte
Ne uključujte nejasne ili nejasne imenice i glagole u svoju temu. Umjesto toga, koristite riječi koje tačno ukazuju na ono što želite od svog čitatelja. Ovo će skratiti duljinu vašeg naslova, a istovremeno pružiti detalje koji su vam potrebni u svom predmetu.
Umjesto: “Kontaktiraćemo vas radi provjere novih informacija”, napišite: “Revidirana HR pravila - potrebno je odobrenje do srijede.” U drugoj verziji predmeta s naslovom točno ste pojasnili koje su to „nove informacije“i zašto kontaktirate čitatelja. Ispravili ste zabunu oko toga treba li primatelj pročitati poruku e -pošte i što treba učiniti kada je otvori
Dio 2 od 3: Pružanje detalja u svojim predmetima
Korak 1. Odredite svrhu svoje e -pošte
Recite čitatelju zašto ih kontaktirate. Budite što je moguće konkretniji. Ovo će pomoći čitatelju da odmah zna trebaju li otvoriti svoju poruku.
- Predmet koji traži pismo preporuke ili preporuke mogao bi izgledati ovako: "Traženje reference za Tamaru G. do petka 6/2."
- Ako čitatelju nudite pogodnost, pokušajte nešto poput: "Zamijenite ulje uz Jimovih 50% popusta samo ove sedmice."
Korak 2. Napišite koju radnju želite da čitalac preduzme
Čim vide vašu e -poštu, vaš čitatelj će htjeti znati što treba učiniti. Posjedovanje ovog znanja odmah će pripremiti vašeg čitatelja da potraži dodatne detalje u sadržaju vaše bilješke.
Umjesto da napišete „Posegnite za uslugom“, napišite temu: „Potrebna vam je pomoć za pisanje prijedloga projekta sljedeće sedmice“. Ovo čitatelju daje do znanja ne samo da tražite pomoć, već također objašnjava šta se nadate da će čitatelj učiniti za vas
Korak 3. Odredite rok tako da čitalac zna kada treba odgovoriti
Ako čitatelju ne date do znanja kada vam je potrebno da poduzmu akciju ili odgovore, možda neće otvoriti vašu e -poštu prije sutra, sljedeće sedmice, pa čak ni sljedećeg mjeseca. To nije zato što vam čitalac ne želi pomoći. Većina ljudi prima desetke ili čak stotine e -poruka dnevno, pa se e -poruke bez jasnih rokova lako gube u krdu.
Ako je vaša e -pošta posebno važna i na nju je potrebno hitno odgovoriti, možete upotrijebiti riječi „Hitno“, „Kritično“ili „Potreban je hitan odgovor“kako biste čitatelju stavili do znanja da bi trebao obratiti posebnu pažnju na ovu bilješku
Korak 4. Navedite ko ste ako vas čitalac već ne poznaje
Ponekad ćete poslati e -poruku ljudima koje nikada ranije niste sreli. U tim slučajevima može biti važno da čitatelju date naslov, firmu ili ime kako bi imali razloga otvoriti bilješku. U suprotnom, možete se činiti kao slučajna osoba čija e -pošta može otići ravno u smeće!
Možda ste student koji stupa u kontakt s lokalnim političarom radi školskog projekta. Napišite: "Intervju za apsolvente koji traži srednju školu za projekat, rok do 24 sata."
Korak 5. Spomenite susret sa čitateljem ako ste mu nedavno poznanik
Možda stupate u kontakt s tom osobom jer ste se tek upoznali i nadate se da ćete s njom razviti prisniji odnos. Umetnite svoje pamćenje u red tema kako bi se sjetili da su vas upoznali. Veća je vjerovatnoća da će uspostaviti nastavak ako se sjete vašeg prethodnog susreta.
Možda ste na konferenciji ili večeri kratko razgovarali o nekim svojim zajedničkim interesima. Unesite svoju temu: "Pratite naš razgovor na Pisačkoj konferenciji, 4/30."
Korak 6. Imenujte svoj zajednički kontakt ako vas čitalac upoznaje
Ako vas je netko drugi kontaktirao s primateljem, važno je da pojasnite tu činjenicu. Verovatnoća je da će vaš čitalac otvoriti e -poruku sa naslovom koji uključuje ime nekoga koga poznaju, a ne anonimnu osobu koju nikada nije sreo. Vaš čitalac takođe može izabrati da kontaktira vaš zajednički kontakt radi potvrde uvoda.
Na primjer, napišite: „Dr. Smith’s Student @ Hopkins, tražeći sastanak sljedećeg mjeseca.”
Dio 3 od 3: Racionalizacija i lektura vaših tema
Korak 1. Koristite jednostavan jezik kako biste izbjegli zabunu
Ne želite da vaš čitatelj ima problema s razumijevanjem teme. Izbjegavajte korištenje predugih riječi i složenog rječnika. Pretvarajte se da šaljete svoju e -poštu srednjoškolcu i zapitajte se mogu li razumjeti svaku riječ u predmetu.
Izbjegavajte korištenje nejasnog rječnika kada je jednostavnija riječ. Odaberite: "Nova uredska pravila - brzo pregledajte i odgovorite", umjesto "Nova uredska pravila - pregledajte i odgovorite s lakoćom". "Brzo" i "sa žustrošću" znače istu stvar, ali prva opcija manje odbija i zbunjuje
Korak 2. Upotrijebite simbole i skraćenice za skraćivanje tema
Mnoge se riječi mogu skratiti, a da čitatelja ne zbune. Koristite samo uobičajene skraćenice i simbole i čitajte preko teme kako biste bili sigurni da neće doći do zabune oko svrhe vaše e -pošte.
Na primjer, svi dani u sedmici mogu se skratiti. “@” Je uobičajeni simbol za “at”. Također možete koristiti “RE:” za značenje “oko”. “EOM” se može koristiti za “kraj poruke”, a “EOD” može stajati za “kraj dana”
Korak 3. Provjerite pravopisne i gramatičke greške
Kao i bilo koji drugi dio vaše e -pošte, vaša tema ne smije sadržavati greške. Ovo će osigurati da odmah ne izgledate neprofesionalno ili lijeno, prije nego što vaš čitatelj uopće ima priliku otvoriti vašu bilješku.
- Provjera pravopisa putem e-pošte možda neće pokriti naslovne teme, stoga budite posebno oprezni s pravopisnim greškama. Ako ste zabrinuti, kopirajte i zalijepite naslov predmeta u Word ili Google dokument i tamo pokrenite provjeru pravopisa.
- Vaša tema možda ne mora biti potpuna rečenica. Međutim, izbjegavajte uobičajene gramatičke greške poput zbunjivanja "oni su", "njihovi" i "tamo" ili "ti" i "tvoj".
Korak 4. Pročitajte naglas teme subjekta kako biste provjerili jasnoću
Najbolji način da osigurate da su vaše teme jednostavne, sažete i ispravno napisane je da ih sami sebi pročitate naglas. Kad čujete izgovorene riječi, uhvatit ćete greške koje ne biste učinili da ste ih samo provjerili na ekranu.
Ako ste na javnom mjestu, tiho pročitajte riječi ispod glasa
Upozorenja
- Ne unosite redovne redove naslova e -pošte sa uskličnicima !!! ili sve CAPS. Izgubićete kredibilitet.
- Nikada nemojte započinjati rečenicu u predmetu koju završite u sadržaju svoje e -pošte. Na primjer, ne biste htjeli napisati: "Tražim od vas uslugu koju bih volio da učinite …" u predmetu, a zatim otvoriti e -poruku sa: "učinite do petka".
