Čini se da je teško ograničiti važnu poslovnu e -poštu. Postoji toliko mnogo načina da dovršite svoju poruku! Na kraju, način zatvaranja e -pošte ovisit će o nekoliko različitih faktora. To može uključivati stvari poput toga koliko dobro poznajete osobu kojoj pišete, svrhu e -pošte i je li vaša e -pošta dio lanca. Imajući ove faktore na umu, smislite odgovarajuću završnu rečenicu. Zatim odaberite pravo odjavljivanje i odlučite šta ćete staviti u potpis.
Koraci
1. dio 3: Pisanje završnih riječi
Korak 1. Podsjetite primatelja na svrhu vaše e -pošte
Postoji mnogo razloga za pisanje e -pošte u poslovnom okruženju. Utvrđivanje primarne svrhe e -pošte pomoći će vam da odredite najbolji način da je zaključite.
- Na primjer, ako podnosite zahtjev, završite s nečim poput: "Hvala vam na vremenu" ili "Hvala na pažnji".
- Ako odgovarate na zahtjev za informacijama ili pomoći, mogli biste završiti sa "nadam se da ovo pomaže!" ili "Obavijestite me ako na neki drugi način mogu pomoći."
- Ako dogovarate sastanak licem u lice, mogli biste završiti nečim poput: "Vidimo se sljedeće sedmice!"
Korak 2. Koristite odgovarajući ton za svoju publiku
Razmislite o tome koliko dobro poznajete osobu kojoj pišete, u kakvom ste odnosu s njom i šta pokušavate postići. E-poruka višem menadžeru ili važnom novom klijentu trebala bi vjerovatno biti formalnija od e-pošte poznatom saradniku.
- Na primjer, ako zakazujete sastanak s klijentom, dobra završna riječ mogla bi biti nešto poput: „Radujem se našem sastanku 24. Ako imate bilo kakvih pitanja, slobodno me kontaktirajte na 555-555-5555.”
- S druge strane, ako dogovarate prijateljski sastanak sa kolegom kojeg dobro poznajete, možda bi bilo sasvim u redu završiti nečim poput: „Zvuči dobro! Vidimo se sutra!:)”
Korak 3. Nemojte uključivati završnu riječ ako je vaša e -pošta dio lanca
Ako je ovo vaša prva poruka e -pošte o ovoj temi ili je to posebno važna poruka, onda je vjerojatno dobra ideja uključiti završnu zahvalu ili „poziv na akciju“. Međutim, kratkoća je važna u poslovnoj e -pošti. Ako je vaša e -pošta dio dugog lanca, možda nećete morati uključivati ništa osim najvažnijih informacija.
Na primjer, ako sa šefom završavate dug razgovor putem e -pošte sa svojim šefom, možda nećete morati reći mnogo više od: „U redu. Učinit ću to prije kraja dana u petak. –M.”
Dio 2 od 3: Odabir odjave
Korak 1. Odaberite odjavu koja odgovara tonu vaše e-pošte
Ako je vaša e -pošta formalna, odjavite se s nečim poput "Srdačan pozdrav" ili (za još formalniji dodir) "S poštovanjem". Za manje formalne e -poruke možda ćete biti u redu koristiti nešto poput "Čuvaj se" ili "Živeli".
Ako ste već imali e-poštu od osobe kojoj pišete, možete pogledati njenu odjavu i uskladiti svoj ton s njihovim. Na primjer, ako imaju tendenciju da se potpišu nečim poput "Srdačan pozdrav", trebali biste se odjaviti sa sličnim nivoom formalnosti
Korak 2. Iskoristite odjavu koja odgovara vašoj svrsi
Kao i završna rečenica, odjava može odražavati i svrhu vaše e-pošte. Na primjer, ako podnesete jednostavan zahtjev ili ukratko izrazite zahvalnost na nečemu, možete upotrijebiti odjavu poput „Veliko hvala“ili „Puno hvala“, nakon čega slijedi vaš potpis.
Korak 3. Izbjegavajte bilo što previše ljubazno
Osim ako dobro poznajete osobu kojoj pišete, izbjegavajte sve što je previše žargonsko, neformalno ili naklonjeno. Općenito, stvari poput "Ljubav", "XOXO" ili "Zagrljaji" ne bi se trebale koristiti u poslovnoj e -pošti.
Korak 4. Preskočite odjavu u kratkim ili lančanim e-porukama
Ako je vaša e-pošta dio dugog lanca ili ako pokušavate nešto vrlo kratko i brzo priopćiti suradniku, možda uopće neće biti potrebno uključivati odjavu.
Ako vam nije ugodno potpuno preskočiti odjavu, jednostavno odjavite se poput –Bernice ili –B. trebalo bi biti u redu za kratke, neformalne e -poruke
3. dio 3: Potpisivanje vaše e -pošte
Korak 1. Uključite svoje osnovne identifikacijske podatke
Koliko ćete podataka uključiti u svoj potpis ovisit će o tome koliko dobro poznajete svog dopisnika i koliko ste često s njim komunicirali.
- E-poruka za prvi put trebala bi sadržavati barem vaše puno ime, naziv posla, mjesto rada i telefonski broj.
- Kada komunicirate sa saradnikom ili nekim kome često šaljete e-poštu, vjerovatno je dovoljno da se potpišete svojim imenom ili inicijalima.
Korak 2. Neka vaš potpis bude kratak
Općenito, najbolje je ne zatrpati poslovnu e -poštu s puno dodatnog teksta i slika. Izbjegavajte dodavanje bilo čega nepotrebnog u potpis e -pošte, poput citata, blistave grafike ili puno veza.
Korak 3. Postavite automatski potpis
Ako vam se ne da pisati naziv vašeg posla i podatke za kontakt svaki put kada šaljete važnu e -poruku, možda ćete htjeti stvoriti potpis koji vaš klijent e -pošte može automatski dodati vašim porukama.
Neki programi, poput Outlooka, omogućuju vam stvaranje više potpisa, tako da možete odabrati onaj koji je najprikladniji za bilo koju e -poštu
Savjeti
-
Vaš potpis bi trebao izgledati otprilike ovako:
- Srdačan pozdrav,
- Jane Doe, analitičarka tržišta
- MegaCorp
- 214-444-1234
- U većini klijenata e -pošte, poput Outlooka, itd. Vrlo je jednostavno postaviti potpis koji se automatski pridružuje svakoj e -pošti.
Upozorenja
- Neka druga osoba provjeri vaš rad ako je moguće. Ne postoji zamjena za ispravnu lekturu.
- Uredite i lektorirajte sva slova prije nego što ih pošaljete, odnosno pročitajte radi ispravne gramatike i pravopisa i uklonite štamparske greške. Promijenite dvosmislen jezik, na primjer, riječi i izraze koji su nejasni ili imaju dvostruko značenje.
- Korištenje provjere pravopisa nije nepogrešivo jer će softver često umetnuti ispravno napisanu riječ, ali ne i ispravnu riječ za kontekst. Promjena "bankroll" u "blank roll" zaista mijenja značenje rečenice. Morate se osloniti i na svoje znanje o gramatičkim suptilnostima, jer prijedlozi softvera nisu uvijek tačni.
