Neuredno poštansko sanduče moglo bi otežati korisnicima pronalaženje potrebne e -pošte. Microsoft Outlook je pružio prilično korisne alate koji vam pomažu da filtrirate e -poštu i organizujete poruke na način na koji je lakše upravljati. Outlook vam čak može pomoći u povećanju efikasnosti i performansi. Bez obzira koristite li Outlook 2010, Outlook 2007 ili Outlook 2003, lako možete upravljati e -poštom pomoću sljedećih alata za čišćenje prijemnog sandučića, kao i za lakše pronalaženje potrebnih informacija.
Koraci
Metoda 1 od 6: Filtriranje
Korak 1. Brzo filtrirajte poruke
Outlook 2010 ima novu značajku koja pomaže sortirati poruke prema datumima i rasporediti ih u Razgovoru.
- Kada koristite ovu značajku, poruke iste teme pojavit će se kao Razgovor i korisnici ih mogu pregledati, proširiti ili smanjiti klikom na ikonu lijevo od reda Predmet. Poruke unutar svakog razgovora su klasificirane tako da se najnovija poruka nalazi na vrhu. Kada primite novu poruku, sav razgovor će se premjestiti na vrh liste e -pošte što vam pomaže da lako pratite tok e -pošte.
- Da biste aktivirali razgovor, na kartici Prikaz grupe Razgovor označite okvir Prikaži kao razgovor. Veličinu razgovora možete smanjiti pomoću funkcije čišćenja. Ova funkcija će vam pomoći da uklonite duple poruke u razgovoru.
- Na kartici Početna u grupi Izbriši kliknite Očisti, a zatim Očisti razgovor. U svim verzijama programa Outlook korisnici mogu brže pronaći poruke u mapi poštanskog sandučića promjenom načina na koji su klasificirane u mapi e -pošte. Na primjer, možete sortirati e -poštu prema datumu, pošiljatelju i veličini datoteke ili nivou važnosti.
Korak 2. Koristite standardizirane naslove predmeta
Iscrpljuje vas mentalna energija potrebna za prebacivanje fokusa sa tema koje se stalno mijenjaju, a ne na jačinu zvuka. Skloni ste čitanju uzastopnim redoslijedom, bilo hronološki ili po "najvažnijoj osobi". Ovo je izgaranje mozga. Umjesto toga koristite ovo pravilo; odnosi se na e -poštu iz direktnih izvještaja i radi bolje od lanaca razgovora.
- Identificirajte 2-5 najboljih projekata za koje ste najviše zabrinuti; stvorite naslove predmeta koji će ih odražavati.
- Obavijestite tim da ćete početnu pažnju posvetiti svim tim e -porukama sa ovim standardnim naslovima tema. Ove teme su vam trenutno projekti s najvećim prioritetom - vaša e -pošta bit će razvrstana po predmetu, a prvi prioritet će biti pročitan/na njega odgovoreno.
- Jasno naznačite da će se e-poruke neodgovarajućeg naslova staviti na crnu listu pošiljatelja koji su uvredili 1 dan.
Metoda 2 od 6: Grupisanje
Korak 1. Grupirajte iste poruke u fascikle
Kreiranjem nove mape e -pošte, korisnici mogu grupirati povezane poruke u mape. Na primjer, možete grupirati poruke prema temi, projektu, komunikaciji ili drugim kategorijama koje odgovaraju vašim djelima ili vašim hobijima. Korisnici također mogu stvoriti mapu za sve poruke poslane od vašeg šefa ili nekoga važnog, uključujući osnovne podatke koje je potrebno sačuvati. Da biste stvorili novu mapu u programu Outlook 2010, na kartici Mapa, u odjeljku Novo kliknite Nova mapa. Da biste stvorili novu mapu u programu Outlook 2007 ili Outlook 2003, na traci s izbornicima kliknite Datoteka, odaberite Novo pa Mapa.
Metoda 3 od 6: Mapa za pretraživanje
Korak 1. Kreirajte folder za pretraživanje da biste pronašli poruke
Mapa za pretraživanje je brz i zgodan način za pronalaženje zbirke poruka e -pošte. Ne sprema poruke, već pruža virtualne mape koje prikazuju sve poruke u vašoj pristigloj pošti na temelju atributa koje tražite. Mape programa Outlook za pretraživanje pružaju zadane funkcije, poput nepročitane pošte, ali možete stvoriti i vlastito pravilo. Na primjer, možete koristiti mapu za pretraživanje kako biste lakše pronašli sve informacije vezane za određeni projekt, važnog klijenta ili predstojeći sastanak.
- Da biste stvorili mapu za pretraživanje u programu Outlook 2010, na kartici Pošta na mapi u odjeljku Novo kliknite Nova mapa za pretraživanje.
- Da biste stvorili mapu za pretraživanje u programu Outlook 2007 ili Outlook 2003, u pošti u izborniku Datoteka pomaknite miš do stavke Novo, a zatim kliknite mapu Pretraživanje.
Metoda 4 od 6: Filter e -pošte
Korak 1. Smanjite neželjenu poštu pomoću filtra za e -poštu
Sačuvajte nepotrebne poruke e -pošte iz pristigle pošte pomoću Outlookovog filtera neželjene e -pošte. Ovaj filter će poslati e -poštu koja je označena kao neželjena e -pošta u zasebnu fasciklu u poštanskom sandučetu. Korisnici mogu pregledati sadržaj ove mape kako bi se uvjerili da nema pogrešno poslanih valjanih e -poruka. Ako je tako, trebali biste prilagoditi filter kako biste ubuduće izbjegli pogrešne oznake na porukama.
Metoda 5 od 6: Kategorija boje
Korak 1. Dodijelite kategoriju boja
Dodijelite boju nepovezanoj grupi poruka e -pošte i drugim kategorijama u programu Outlook, kao što su bilješke, kontakti i sastanci. Odatle ih korisnici mogu lako identificirati i sortirati. Na primjer, možete jednostavno pratiti sve poruke, sastanke i kontakte za projekt prodaje računara stvaranjem kategorije pod nazivom „Prodaja računara“i dodjeljivanjem poruka njoj.
Metoda 6 od 6: Označavanje zastavicom
Korak 1. Označite nastavak
Korisnici mogu koristiti funkciju Označi za praćenje kako bi označili poruke e -pošte i zadatke kako bi ih lakše sortirali ili označili. Zastave će od vas tražiti da pratite problem, istaknete nečiji zahtjev ili naredite poruku i kontakt s upitom. Takođe mogu lako urediti vašu fasciklu e -pošte jer znate tačno šta da radite i kada. Imajte na umu da će, kada kreirate zadatak i postavite datum isteka zadatka, on biti automatski označen tako da ne zaboravite datum isteka akcije i ispunite ga.
