Ako trebate premjestiti popis ili tablicu podataka iz programa Word u Excel, ne morate kopirati i zalijepiti svaki pojedinačni podatak u vlastitu ćeliju u proračunskoj tablici. Pravilnim formatiranjem Word dokumenta prvo možete jednostavno uvesti cijeli dokument u Excel sa samo nekoliko klikova.
Koraci
Metoda 1 od 2: Pretvaranje liste
Korak 1. Saznajte kako će se dokument pretvoriti
Kad uvezete dokument u Excel, određeni će se znakovi koristiti za određivanje koji podaci ulaze u svaku ćeliju u Excel proračunskoj tablici. Izvođenjem nekoliko koraka oblikovanja prije uvoza moći ćete kontrolirati kako se pojavljuje konačna proračunska tablica i smanjiti količinu ručnog oblikovanja koju morate izvesti. Ovo je posebno korisno ako uvozite veliki popis iz Wordova dokumenta u Excel.
Ova metoda najbolje funkcionira ako imate popis više unosa, od kojih je svaki formatiran isto (popis adresa, telefonskih brojeva, adresa e -pošte itd.)
Korak 2. Skenirajte dokument radi grešaka u oblikovanju
Prije nego započnete proces konverzije, pobrinite se da svaki unos bude formatiran na isti način. To znači ispravljanje grešaka u interpunkciji ili reorganiziranje unosa koji se ne podudaraju s ostatkom. To će osigurati pravilan prijenos podataka.
Korak 3. Prikažite znakove oblikovanja u Word dokumentu
Prikazivanje uobičajeno skrivenih znakova oblikovanja pomoći će vam da odredite najbolji način za podjelu unosa. Možete ih prikazati klikom na gumb "Prikaži / sakrij oznake odlomka" na kartici Početna ili pritiskom na Ctrl+⇧ Shift+*
Većina lista će imati jednu oznaku pasusa na kraju svakog retka, ili jednu na kraju retka i jednu u praznom redu između unosa. Oznake ćete koristiti za umetanje znakova koje Excel koristi za razlikovanje ćelija
Korak 4. Zamijenite oznake pasusa između svakog unosa kako biste se riješili dodatnog prostora
Excel će koristiti razmak između unosa za određivanje redova, ali morate ga se za sada riješiti kako biste pomogli procesu oblikovanja. Ne brinite, uskoro ćete ga ponovo dodati. Ovo najbolje funkcionira ako imate jednu oznaku paragrafa na kraju unosa i jednu u razmaku između unosa (dva u nizu).
- Pritisnite Ctrl+H da biste otvorili prozor Pronađi i zamijeni.
- Upišite ^p ^p u polje Find. Ovo je kôd za dvije oznake paragrafa zaredom. Ako je svaki unos jedan red i između njih nema praznih redova, umjesto toga upotrijebite jedan ^p.
- Unesite znak razgraničenja u polje Zamijeni. Uvjerite se da to nije znak koji se pojavljuje bilo gdje u dokumentu, poput ~.
- Kliknite Zamijeni sve. Primijetit ćete da se unosi mogu međusobno kombinirati, ali to trenutno ne zabrinjava sve dok je znak za razgraničenje na pravom mjestu (između svakog unosa)
Korak 5. Odvojite svaki unos u zasebna polja
Sada kada su vaši unosi odvojeni tako da se pojavljuju u sljedećim redovima, htjet ćete definirati koji će se podaci pojaviti u svakom polju. Na primjer, ako je svaki unos ime u prvom retku, adresa u drugom redu, a stanje i poštanski broj u trećem retku, možete
- Pritisnite Ctrl+H da biste otvorili prozor Pronađi i zamijeni.
- Uklonite jednu od oznaka ^p u polju Find.
- Promijenite znak u polju Zamijeni zarezom,.
- Kliknite Zamijeni sve. Ovo će zamijeniti preostale simbole paragrafa separatorom zareza, koji će odvojiti svaki red u polje.
Korak 6. Zamijenite znak razgraničenja da biste dovršili proces oblikovanja
Nakon što obavite gore navedena dva koraka za pronalaženje i zamjenu, vaša lista više neće izgledati kao lista. Sve će biti na istom redu, sa zarezima između svakog podatka. Ovaj posljednji korak "Pronađi i zamijeni" vratit će vaše podatke na listu zadržavajući zareze koji definiraju polja.
- Pritisnite Ctrl+H da biste otvorili prozor Pronađi i zamijeni.
- Unesite ~ (ili bilo koji znak koji ste izvorno odabrali) u polje Find.
- Unesite ^p u polje Zamijeni.
- Kliknite Zamijeni sve. Ovo će vaše unose razbiti na zasebne grupe odvojene zarezima.
Korak 7. Sačuvajte datoteku kao običnu tekstualnu datoteku
Sada kada je oblikovanje dovršeno, dokument možete spremiti kao tekstualnu datoteku. To će omogućiti Excelu da čita i raščlanjuje vaše podatke tako da idu u ispravna polja.
- Kliknite karticu Datoteka i odaberite "Spremi kao".
- Kliknite padajući izbornik "Spremi kao vrstu" i odaberite "Običan tekst".
- Dajte datoteci naziv po želji i kliknite Spremi.
- Ako se pojavi prozor Konverzija datoteka, samo kliknite OK.
Korak 8. Otvorite datoteku u Excelu
Sada kada ste datoteku spremili u običnom tekstu, možete je otvoriti u Excelu.
- Kliknite karticu Datoteka i odaberite Otvori.
- Kliknite padajući izbornik "Sve datoteke Excel" i odaberite "Tekstualne datoteke".
- Pritisnite Dalje> u prozoru čarobnjaka za uvoz teksta.
- Odaberite "Zarez" na listi Razdjelnik. Možete vidjeti kako će se unosi razdvojiti u pregledu na dnu. Pritisnite Dalje>.
- Odaberite format podataka za svaku kolonu i kliknite Završi.
Metoda 2 od 2: Pretvaranje tablice
Korak 1. Napravite tablicu u Wordu sa svojim podacima
Ako imate popis podataka u Wordu, možete ga pretvoriti u format tablice u Wordu, a zatim brzo kopirati tu tablicu u Excel. Ako su vaši podaci već u tabličnom formatu, prijeđite na sljedeći korak.
- Odaberite sav tekst koji želite pretvoriti u tablicu.
- Kliknite na karticu Umetanje, a zatim kliknite na dugme Tabela.
- Odaberite "Pretvori tekst u tablicu".
- Unesite broj redova po zapisu u polje "Broj stupaca". Ako imate prazan red između svakog zapisa, dodajte jedan ukupnom broju.
- Pritisnite OK.
Korak 2. Provjerite oblikovanje tablice
Word će generirati tablicu na temelju vaših postavki. Dvaput ga provjerite kako biste bili sigurni da je sve gdje treba biti.
Korak 3. Kliknite malo dugme "+" koje se pojavljuje u gornjem lijevom kutu tablice
Ovo će se pojaviti kada pređete mišem preko stola. Klikom na ovo odabrani su svi podaci u tablici.
Korak 4. Pritisnite
Ctrl+C za kopiranje podataka.
Također možete kliknuti gumb "Kopiraj" na kartici Početna.
Korak 5. Otvorite Excel
Nakon što su podaci kopirani, možete otvoriti Excel. Ako želite staviti podatke u postojeću proračunsku tablicu, učitajte ih. Postavite kursor u ćeliju za koju želite da se pojavi gornja lijeva ćelija tablice.
Korak 6. Pritisnite
Ctrl+V za lijepljenje podataka.
Pojedinačne ćelije iz Word tablice bit će smještene u zasebne ćelije u Excel proračunskoj tablici.
Korak 7. Podijelite preostale stupce
Ovisno o vrsti podataka koje uvozite, možda ćete morati dodatno oblikovati. Na primjer, ako uvozite adrese, grad, kratica države i poštanski broj mogu biti svi u istoj ćeliji. Excel možete postaviti da ih automatski podijeli.
- Pritisnite zaglavlje kolone kolone koju želite podijeliti da biste odabrali cijelu kolonu.
- Odaberite karticu "Podaci" i kliknite gumb "Tekst u stupce".
- Pritisnite Dalje>, a zatim odaberite "Zarez" u polju Razdjelnici. Ako koristite gornji primjer, ovo će odvojiti grad od kratice države i poštanskog broja.
- Pritisnite Završi da biste spremili promjene.
- Odaberite stupac koji još treba podijeliti i ponovite postupak, odabirom "Razmak" umjesto "Zareza" kao graničnika. Ovo će odvojiti državnu skraćenicu od poštanskog broja.
