Započinjanje e -pošte s pravim pozdravom može biti teško. Prilikom slanja profesionalne e -pošte ili pisanja nekome koga ne poznajete dobro, obično je najbolje odabrati jednostavan, svestran pozdrav poput "Zdravo" prije nego što osobu oslovite njenim prezimenom. Ako pišete prijatelju, članu porodice ili nekome s kim ste u ležernijoj vezi, u redu je jednostavno ih nazvati po imenu.
Koraci
Metoda 1 od 4: Odabir prikladnog pozdrava
Korak 1. Recite „Zdravo“da biste prijateljski započeli svoju e -poštu
Jednostavno "Zdravo" iza kojeg slijedi ime osobe dobro će funkcionirati za većinu e -poruka. Opušteno je i lično bez osjećaja pretjerane formalnosti ili ležernosti. A budući da je tako kratak i direktan, neće odvratiti pažnju čitaocu niti izgledati na mjestu.
Također možete koristiti "Zdravo" kada se obraćate više primalaca odjednom, kao u "Pozdrav svima"
Savjet:
"Zdravo" predstavlja odličan, višenamjenski pozdrav bez obzira na to je li vaša e-pošta namijenjena prijatelju, nadzorniku ili strancu.
Korak 2. Otvorite sa “Poštovani” za formalnije poruke
"Dragi" je svestrani pozdrav-pravilniji je od "Zdravo", ali ipak ima topao, ugodno staromodan prsten. Ovo ga čini savršenim načinom za pozivanje na dopisivanje i sa bliskim osobama i sa ljudima koje ne poznajete dobro.
Ovaj pozdrav se može koristiti i za prijatelje i porodicu
Korak 1.
- Riječ "dragi" sa sobom nosi i notu pristojnosti i poštovanja koju manje formalni pozdravi nemaju.
- Jedan nedostatak ovog otvarača je to što bi se za neke mogao smatrati malo previše formalnim, posebno u poslovnom okruženju.
Korak 2. Koristite anonimni pozdrav ako ne znate ime primatelja
"Pozdrav" i "Koga to može zanimati" dva su najčešća, bezopasna anonimna pozdrava. Sigurna su opklada za one trenutke kada niste sigurni ko će čitati vašu poruku.
- Možete isprobati i nešto dvosmisleno poput "Poštovani gospodine ili gospođo", iako ovo može izgledati pomalo zagušljivo u svim, osim u većini formalnih poruka e -pošte.
- Anonimni pozdravi najčešće se koriste pri pisanju grupama, poput preduzeća i organizacija, a ne pojedincima.
Korak 3. Unesite ime osobe samo ako želite prijeći na stvar
Ako ste u nedoumici oko toga koji pozdrav želite koristiti ili biste radije dopustili da vaša poruka zauzme centralno mjesto, sasvim je u redu navesti ime primatelja i ostaviti ga na tom mjestu. Samo dodajte zarez, preskočite red i recite šta želite da kažete.
- "Gospođa. Thompson”ne zvuči više ili manje formalno od„ Zdravo gospođo Thompson”, i omogućava vam da zaobiđete neodlučnost u odabiru najprikladnije čestitke.
- Korištenje imena osobe kao pozdrava samo po sebi može biti korisno i u naknadnoj prepisci kada ne morate nužno svaki put odabrati novi pozdrav.
Metoda 2 od 4: Obraćanje primatelju
Korak 1. Pozovite osobu po imenu ako je dobro poznajete
Ovo pravilo je prilično jednostavno: ako ste s nekim na osnovu imena, u redu je koristiti njegovo ime. U suprotnom, dobra je ideja držati se njihovog prezimena kako ne biste bili drski i potencijalno ih trljali na pogrešan način.f
Kada pišete poznatom poznaniku, možete ili voditi samo njegovo ime ili priložiti ležerniji pozdrav kao uvod (npr. "Hej Jackie")
Upozorenje:
Nikada se nemojte pozivati na nekoga koga niste upoznali po imenu, osim ako vam izričito ne kažu da je to u redu. To jednostavno nije pristojno!
Korak 2. Obratite se profesionalnim i nepoznatim kontaktima po njihovom prezimenu
Odaberite odgovarajući pozdrav (zapamtite, “Zdravo”, “Dragi” i “Pozdrav” svi su korisni u raznim situacijama), a zatim se dotaknite prezimena osobe. Većina e -poruka koje šaljete vjerojatno će početi prezimenom primatelja, posebno ako se radi o poslu.
- Ako je osoba kojoj šaljete e -poštu ženskog spola, idite s prefiksom "gđa" umjesto "gospođa" osim ako sigurno ne znate da je udata.
- Potencijalno korištenje prezimena vašeg primatelja uspostavlja ljubazan i pun poštovanja dopisivanje koje slijedi.
Korak 3. Koristite izraz poput „Svi“kada pozdravljate više primalaca
Velike grupe mogu sadržavati mnogo različitih vrsta ljudi i ne želite donositi nikakve pretpostavke o njihovom spolu ili nivou poznavanja. Budući da se pojmovi poput „Dečki“i „Dame i gospodo“mogu tumačiti kao rodno restriktivni, najbolje ih je prebaciti u korist nečeg obuhvatnijeg.
- Također se klonite pretjerano ležernih pozdrava poput "ljudi" ili "svi".
- Izbacivanje pogrešne kolektivne zamjenice moglo bi učiniti da se jedan od vaših čitalaca osjeća marginaliziranim ili potpuno zanemarenim.
Korak 4. Navedite naslov ili položaj osobe ako je to važno za vašu poruku
U normalnim okolnostima, moglo bi zvučati čudno ako započnete e -poruku sa "Pozdrav, glavni predstavnik korisničke službe". Međutim, ako je položaj osobe izravno povezan s vašim razlogom za pisanje, to može biti dobar način da joj postavite pitanje, zahtjev ili pritužbu.
- Upućivanje e -pošte “Direct of Communications” umjesto “Mr. Everett”obavijestit će vašeg primatelja da se radi o izvršavanju njihovih individualnih dužnosti.
- Slično, kada stupite u kontakt s vođom neke organizacije, mogli biste pokrenuti stvari pozdravom poput: "Dragi organizator sindikata iz Salt Lake Cityja".
Metoda 3 od 4: Izbjegavanje uobičajenih grešaka u pozdravu
Korak 1. Ne zaboravite uvijek uključiti pozdrav
Pravilo broj jedan za pisanje čestitke putem e -pošte je da se uverite da postoji. Otvaranje e -pošte i suočavanje s blokom teksta bez uvoda ili osobnih ugodnosti može biti mučno, a potrebno je samo nekoliko sekundi da otkucate nekoliko riječi kako biste saželi namjeru vaše komunikacije.
E -poruku bez pozdrava mnogi će smatrati nepotpunom. Kao rezultat toga, to se može loše odraziti na vas ili vašu sposobnost efikasne komunikacije
Savjet:
Nemojte previše razmišljati-ako niste sigurni šta drugo staviti, odlučite se za jednostavno "Zdravo" i usmjerite svoju moć mozga u sastavljanje ostatka e-pošte.
Korak 2. Izbjegavajte “Hej” osim ako ste bliski sa osobom kojoj pišete
"Hej" je sasvim slučajno. Iz tog razloga, prihvatljiv je način da pošaljete e-poruku svom najboljem prijatelju ili kolegi s istog ranga, ali ne i jednom višem ili bilo kome s kim prvi put komunicirate.
- Iako mogu zvučati bezazleno, pretjerano neformalni pozdravi poput "Hej" mogli bi nenamjerno signalizirati nedostatak poštovanja prema primatelju.
- Drugi opušteni načini obraćanja, poput „Šta ima“ili „Yo“, nikada se ne smiju koristiti u e-porukama. Ovi pozdravi su bolje rezervirani za razmjenu tekstualnih poruka.
Korak 3. Budite oprezni pri korištenju pozdrava specifičnih za vrijeme, poput „Dobar dan
”Navođenje vremena koje pišete može dati vašoj e -pošti personaliziraniji osjećaj i omogućiti vam da se bolje povežete s primateljem. Međutim, to biste trebali učiniti samo ako ste sigurni da se nalaze u istoj vremenskoj zoni. Ako niste, mogli biste na kraju izgledati nepromišljeno ili neozbiljno.
- Reći "Dobro jutro" nekome ko živi na drugom kraju svijeta moglo bi izazvati zabunu, posebno ako vaša e-pošta sadrži vremenski osjetljive podatke.
- Ako ste odlučili koristiti jedan od ovih pozdrava, neće vam škoditi odvojiti trenutak da vidite koliko je sati (i datum!) Na mjestu na kojem će vaš primatelj čitati vašu poruku.
Korak 4. Neka vam interpunkcija bude jednostavna i prikladna
Najbolji način formatiranja pozdrava je da otkucate pozdrav koji ste izabrali i ime primatelja, a zatim umetnete zarez kako biste pomogli njihovim očima da pređu na tijelo e -pošte. Možda mislite da je usklik izražajniji, ali postoji šansa da se pročita kao maloljetan ili neprofesionalan.
- U nekim slučajevima pozdrav možete završiti i dvotačkom ili crticom radi formalnijeg ili ležernijeg učinka.
- Prenošenje previše uzbuđenja moglo bi čak i naljutiti osobu kojoj pišete ako ne dijeli vaš entuzijazam.
Korak 5. Provjerite jeste li ispravno napisali ime primatelja
Dvaput provjerite pravopis imena osobe kako se pojavljuje u prethodnoj e-pošti ili originalnom dokumentu prije nego pritisnete "pošalji". Nevina greška u pisanju nije kraj riječi, ali pravljenje iste greške više puta govori da vam nije stalo da to ispravite.
- Ako naiđete na posebno izazovno ili neobično ime, provjerite možete li ga kopirati i zalijepiti izravno u svoju e -poštu iz vanjskog izvora.
- Rizikujete da otuđite čitaoca tako što ćete njegovo ime nedosledno napisati na pogrešan način.
Metoda 4 od 4: Kreiranje početne linije vaše e -pošte
Korak 1. Odmah navedite svrhu svoje e -pošte
Upotrijebite prvu rečenicu da primatelju tačno kažete zašto pišete. Na taj način neće ostati obješeni. Ovo je obično jednostavno poput pretvaranja onoga što ćete raspravljati u tijelo vaše poruke u centralnu ideju i pretvaranja u kratki uvod.
- Čvrsti otvarač za vašu e -poštu može biti: "Pišem da se raspitam o …" ili "Htio sam dobiti vaše mišljenje o …"
- Nemojte dosaditi primatelju s dugačkom preambulom ili nepotrebnim podacima. Nema potrebe da lutate oko grma-samo skočite pravo u njega.
Korak 2. Zahvalite primaocu ako pišete odgovor
Kad se nekome obratite u vezi s porukom koju vam je poslao, uobičajeno je da odvojite trenutak da se zahvalite. Zahvalnost na nečemu može biti vrlo zahvalna, a mali izraz zahvalnosti pomoći će vam da budete sigurni da vaše dopisivanje počinje s desne strane.
- Dok formulirate svoju prvu rečenicu, svakako potvrdite ili sažmite svrhu izvorne e -pošte, primjerice u odjeljku „Hvala što ste se obratili korporaciji Acme u vezi vašeg nedavnog iskustva“ili „Hvala što ste odgovorili tako brzo“.
- Ako vaša prepiska nije povezana s poslom, mogli biste otvoriti nešto poput: „Hvala što ste se javili. Prošlo je toliko mnogo vremena od kada smo razgovarali!”
Korak 3. Pozdravite bliske kontakte sa ličnijom notom
Ako primatelja poznajete prilično dobro, mogli biste izabrati sentimentalniji pristup tako što ćete ga provjeriti ili zatražiti ažuriranja o njihovom životu. Osobni pozdravi imaju intiman osjećaj i služe za uspostavljanje prijateljske, iskrene dinamike.
- Možete koristiti vodeću liniju poput: "Čestitam na novoj bebi!" ili "Upravo sam bio u Brooklynu i to mi je vratilo puno dobrih sjećanja" da podsjetite rođaka ili prijatnog uredskog druga da su vam u mislima.
- Pobrinite se da svi lični komentari ili pitanja budu prikladni s obzirom na vaš odnos s primateljem. Pitajući: "Kako vam se sviđa vaš novi stan?" moglo bi iskrasti nekoga koga ste sreli samo jednom ili dvaput.
Korak 4. Radite s malo humora kao ledolomac koji privlači pažnju
Iako je humor često obeshrabren u profesionalnom svijetu, on može pružiti trenutak dobrodošlog oslobađanja od turobne prirode praktične svakodnevne komunikacije kada se koristi razumno. Većina ljudi navikla je na prelistavanje suhih, e-poruka do trenutka, pa smiješni pozdravi mogu utjecati na privlačenje vašeg čitatelja i njihovu veću angažiranost.
”Ako želite malo posvijetliti stvari, isprobajte uvodnu liniju poput:“Je li već petak?” ili: "Znam koliko voliš čuti ujutro odmah od mene."
Upozorenje:
Brza dosjetka ili pomalo glupa igra riječi mogu biti korisni za oživljavanje bezbojne profesionalne e-pošte, ali samo kada to situacija nalaže.
Savjeti
- Iako je kratak, pozdrav je jedan od najvažnijih dijelova poslovne e -pošte. To u osnovi daje primatelju prvi dojam o vama i profesionalno držanje.
- Imena ili preferirana imena većine ljudi mogu se pronaći u podacima o pošiljatelju ili na njihovoj e -adresi.
- Ako slučajno saznate ime anonimnog primatelja nakon vaše početne e -pošte, svakako ga uključite u sljedeće poruke kako biste potvrdili promjenu i postigli osobniji akord.
