Po svojoj prirodi, e-pošta nije toliko formalna kao pisanje pisama. Međutim, i dalje ćete imati vremena kada trebate biti formalniji u pisanju e -pošte. Razmislite ko je primalac, a zatim odaberite pozdrav koji odgovara situaciji. Nakon što ste to shvatili, možete prijeći na oblikovanje pozdrava i pisanje uvodnih rečenica.
Koraci
1. dio od 3: Razmatranje primatelja
Korak 1. Odlučite koliko morate biti formalni
Čak i ako pišete "formalnu" e -poruku, koliko će ta e -poruka biti formalna, zavisi od osobe koja je prima. Na primjer, ne biste koristili isti nivo formalnosti pri pisanju profesora koji biste koristili prilikom prijavljivanja za posao.
Kad prvi put kontaktirate nekoga, bolje je da budete formalniji nego što trebate biti, samo da biste bili na sigurnom
Korak 2. Pronađite ime osobe
Istražite kako biste iskopali ime osobe ako već ne znate. Poznavanje imena te osobe čini pozdrav lepšim čak i dok koristite formalne tehnike za e -poštu.
Korak 3. Pratite osobu
Ako vam je osoba već poslala e -poruku, u redu je kopirati njen stil pozdrava. Na primjer, ako koriste "Zdravo" i vaše ime, prihvatljivo je odgovoriti istim stilom, koristeći "Zdravo" i ime osobe kada se obraćate e -pošti.
2. dio 3: Biranje čestitke
Korak 1. Vratite se na "Poštovani
"" Draga "(iza koje slijedi ime osobe) stari je pripravni uređaj s razlogom. Formalan je bez zagušenja, a budući da se koristi tako često, često postaje nevidljiv u pozdravu, što je dobro. Ne morate želim da vaš pozdrav strši jer je neprikladan.
Korak 2. Pokušajte sa "Pozdrav", ako ne znate ime osobe
Pozdrav je relativno formalan pozdrav koji možete koristiti u poslovnoj e -pošti, posebno ako ne znate ime osobe. Međutim, uvijek je bolje saznati ime osobe ako je moguće.
Također možete upotrijebiti "Koga to može zabrinuti" ako je e -poruka posebno formalna i ne znate ime osobe. Međutim, ovaj pozdrav može odvratiti neke ljude
Korak 3. Razmislite o "Zdravo" ili "Zdravo" u nešto manje formalnim e -porukama
E -poruke općenito su manje formalne od pisama, pa se možete pomaknuti s nečim poput "Zdravo" u pomalo formalnoj e -pošti. Na primjer, ako e -poštom šaljete svom profesoru, posebno onom s kojim ste zapravo u interakciji, "Zdravo" ili "Zdravo" bi trebalo funkcionirati sasvim u redu.
Korak 4. Preskočite "Hej
"Iako je" Zdravo "možda prihvatljivo u poluformalnoj e-pošti," Hej "vjerovatno nije. To je vrlo neformalan pozdrav, čak i u govoru, pa ga trebate izbjegavati u bilo kojoj vrsti službene e-pošte. Čak i ako poznajete svog šefa prilično dobro, na primjer, vjerovatno je najbolje preskočiti "Hej" kada im pošaljete e -poruku.
Korak 5. Koristite naslov umjesto imena po potrebi
Ponekad, kada pišete nekoj osobi, znate samo njen naslov unutar kompanije ili organizacije. U tom slučaju možete umjesto naziva osobe postaviti samo naslov osobe, kao što je "Dragi menadžer za zapošljavanje", "Draga komisija za zapošljavanje" ili "Dragi profesore".
Korak 6. Dodajte osobu počasti kako bi bila formalnija
Kad je moguće, dodajte "Mr.", "Mrs.", "Dr." ili "Profesor" ispred imena osobe kako bi bilo formalnije. Takođe, koristite prezime ili puno ime osobe da biste bili formalniji, a ne samo ime osobe.
3. dio 3: Oblikovanje i početak e -pošte
Korak 1. Postavite pozdrav u prvi red
Gornji red bi trebao biti pozdrav koji ste odabrali, a zatim ime osobe. Koristite naslov za osobu kad god je to moguće, kao što je g., Gospođa ili dr., A zatim ime i prezime.
Korak 2. Koristite zarez
Općenito, nakon pozdrava ćete koristiti zarez. U službenim pismima možete koristiti dvotočku, ali to je obično previše formalno za e -poštu, čak i formalnu. Zarez će u većini slučajeva biti dovoljan, iako biste mogli koristiti dvotočku ako pišete propratno pismo u e -poruci.
Korak 3. Idite na sljedeći red
Pozdrav ide u svoj red na vrhu, pa nakon što ga napišete, pritisnite tipku za povratak da biste prešli na sljedeći red. Ako za unos odlomaka koristite ulomke redova umjesto uvlaka, morat ćete ostaviti prazan red između pozdrava i prvog odlomka.
Korak 4. Predstavite se u uvodnoj rečenici, ako je potrebno
Ako nekome pišete prvi put, trebali biste ga upoznati, čak i ako poznajete tu osobu u stvarnom životu. Ako osobi date trag o tome ko ste, ohrabrujete je da nastavi čitati.
- Na primjer, mogli biste napisati: "Moje ime je Jessica Hills, a ja sam direktor marketinga za XYZ Company." Možete uključiti i kako poznajete osobu: "Moje ime je Robert Smith i ja sam na vašem času marketinga (Marketing 101 koji se sastaje utorkom i četvrtkom u podne)."
- Ako već poznajete osobu i već ste je napisali, možete koristiti prvu rečenicu kao pozdrav. Na primjer, mogli biste reći: "Hvala što ste mi se javili tako brzo" ili "Nadam se da ste dobro."
Korak 5. Prijeđite na stvar
Većina formalnih e -poruka mora brzo doći do točke. To znači da bi vaša prva ili druga rečenica trebala uvesti razlog zašto pišete primatelju. Ne zaboravite biti što koncizniji kada opisujete svoju svrhu.
