Pisanje prijateljske e -pošte s podsjetnikom može biti teško. Ne želite izgledati napadno ili nestrpljivo, ali važno je prenijeti svoju poruku. Postavite prijateljski ton u svojoj e -pošti sa pozdravima i ublaženim izrazima. Pokrijte ono što je potrebno za vašu e -poštu s podsjetnikom kako bi primalac jasno znao šta želite. Osigurajte e-poštu bez grešaka kako biste naišli ne samo na prijateljski, već i na profesionalni.
Koraci
1. dio od 3: Postavljanje prijateljskog tona
Korak 1. Pozdravite primaoca
U poslovnim situacijama možda ćete morati koristiti standardni pozdrav, poput "Dragi tako i tako." Međutim, sve više i više personalizirana e -pošta postaje standard. Neki pozdravi putem e -pošte koji vam mogu pomoći da postignete prijateljski ton od početka su:
- Zdravo John
- Zdravo
- Dugo se nismo vidjeli
- Hej!
Korak 2. Referencirajte svoju vezu primaocu
Ako se samo pridržavate podsjetnika, vaša bi poruka mogla izgledati hladno. Recite primatelju svoju ličnu vezu uključivanjem fraza koje odražavaju vaše prijateljstvo i zajednička iskustva. To može uključivati:
- Kako je u školi?
- Prijatelju moj, kako si?
- Bilo mi je super s tobom prošlog vikenda.
- Kada smo zadnji put razgovarali, prije mjesec dana?
- To putovanje koje smo zajedno proveli bilo je sjajno! Uskoro ćemo morati ponovo.
Korak 3. Omekšajte svoje izraze
Ovo je posebno važno za podsjetnički dio e -pošte. Ako je prošlo dosta vremena otkako niste bili u kontaktu s primateljem, možda bi bilo prikladno ponuditi lagano izvinjenje ili izgovor za stupanje u kontakt samo radi podsjetnika. Neki primjeri omekšanih izraza uključuju:
- Znam da je prošlo dosta vremena od kada smo razgovarali, ali htio sam vas podsjetiti na …
- Stvari su bile toliko užurbane s novom bebom, samo sam se sjetila podsjetiti vas …
- Znam da ste bili zauzeti, pa vas nisam htio gnjaviti, ali sam htio poslati podsjetnik …
Korak 4. Budite ljubazni
Ako je podsjetnik važan, lako ćete naići na prejako. Imajte na umu da se primatelju stvari događaju u životu. Ne zaboravite reći "molim" i "hvala" i ekvivalentne izraze. Možete uključiti ljubazne izraze poput:
- Žao mi je što vas uznemiravam, ali htio sam biti siguran…
- Ako biste mogli, odgovorite na ovu e -poruku čim budete imali vremena …
- Hvala vam što ste odvojili vrijeme da pročitate svaki odgovor na ovaj podsjetnik. Cijenim to.
- Radujem se vašem odgovoru.
Dio 2 od 3: Pokrivanje potrebnog
Korak 1. Upotrijebite liniju predmeta
Ne morate pisati pametan naslov. Oni koji su jasni i tačni bit će najkorisniji. To će omogućiti primatelju da na prvi pogled sazna svrhu e -pošte. Neke uobičajene opcije za prijateljski podsjetnik putem e -pošte mogu uključivati:
- Prijavljivanje
- Brzi podsjetnik o…
- Predstojeće putovanje/događaj/itd.
- Broj zaposlenih za putovanje/događaj/itd.
Korak 2. Ne zaboravite uključiti svoj podsjetnik
Kad se toliko trudite da budete prijateljski i pristojni, može biti lako izostaviti nešto važno, poput stvarnog podsjetnika. Postavite podsjetnik blizu početka e -poruke, ubrzo nakon pozdrava i kratke lične veze. Na primjer:
- "Zdravo, Prošlo je dosta vremena od kada smo razgovarali, Bene. Kako su vam žena i djeca? Moji su me prilično zauzeli, ali htio sam provjeriti s vama u vezi …"
-
Hej!
Bako, htio sam ti poslati poruku. Žao mi je što sam bio toliko zauzet. Samo sam vas želio podsjetiti na naš datum ručka …"
Korak 3. Zaposlite jezgrovit jezik
Općenito je istina da ljubazan jezik koristi duže izraze. Na primjer, izraz "Radi više" bio bi političniji kao "Možda bi bila dobra ideja da radite više." Iako su ljubazni, ovi dugi izrazi mogu otežati preciziranje fokusa vaše e -pošte.
Koristite pojednostavljenu strukturu za svoju e -poštu. Ovo bi moglo izgledati otprilike ovako: Pozdrav (otvaranje) → Lična veza → Podsjetnik → Dopuštanje (zatvaranje)
Korak 4. Uredite nepotrebne informacije
Za svaku rečenicu i svaki dio svake rečenice zapitajte se: "Je li to potrebno?" U nekim slučajevima, "potrebno" može značiti nešto široko poput "Potrebno je da mi e -pošta ne zvuči hladno". Uklonite nepotrebne dijelove e -pošte.
Općenito, prilozi (poput "vrlo", "zaista", "zaista", "izuzetno" i "definitivno") mogu se ukloniti kako bi vaša poruka bila sažetija
Korak 5. Zatvorite e -poruku dopuštenjem
"Dopuštenje" je otmjena riječ koja znači "oproštaj". Pohvale uključuju izraze poput "Najbolje", "S poštovanjem", "Vaši zaista" i "S poštovanjem". Vaš potpis trebao bi slijediti vaše priznanje. Ova zajednička priznanja, međutim, mogla bi izgledati kao bezlična. Možete probati nešto poput:
- Tvoj prijatelj
- Živjeli
- Sve najbolje
- Želim vam ugodan dan
- Tag, ti si to
- Radujemo se što ćemo vas čuti
3. dio 3: Osiguravanje e-pošte bez grešaka
Korak 1. Pročitajte svoju e -poštu
Čak i brzo pregledavanje vaše e -pošte jednom ili dvaput brzo uklonit će mnoge jednostavne greške koje su se mogle uvući pri pisanju. Nakon što završite sa sastavljanjem, lektorirajte svoju e -poštu radi pravopisa i gramatike.
- Mnoge usluge e -pošte imaju besplatnu provjeru gramatike i pravopisa. Njihova kvaliteta ovisit će o vašem davatelju usluga e -pošte. U nekim slučajevima ove provjere možda nisu baš točne.
- Ne zaboravite provjeriti svoju temu, pozdrav i dopuštenje (zaključno). Lako je zanemariti ove stavke i fokusirati se samo na tijelo vaše e -pošte.
Korak 2. Pročitajte svoju e -poštu naglas
Ako pišete važnu e -poruku ili ako zaista želite biti s nekim posebno prijateljski ili pristojni, pročitajte svoju e -poštu od početka do kraja glasno. Zvuči li razgovorno? Ako je tako, vaša e -pošta je spremna za slanje.
Prepišite rečenice ili odlomke koji zvuče nespretno. Ocjenjujte ovo na najbolji način. To će varirati od osobe do osobe, ovisno o vašem stilu govora
Korak 3. Neka druga osoba pregleda e -poštu
Za važne komunikacije, poput one namijenjene poslovnom, možda ćete htjeti da druga osoba provjeri podsjetnik prije nego što ga pošalje. Ako ste napisali sažetu poruku e -pošte, ovo općenito traje malo vremena i može vam pomoći uhvatiti i najmanje greške.
- Provjerite svoju uslugu razmjene poruka na mreži. Pošaljite poruku prijatelju na internetu pitajući nešto poput: "Hej, možeš li pročitati kratku poruku koju moram poslati? Trajat će samo minut."
- Ne zaboravite izraziti svoju zahvalnost svima koji čitaju vašu e -poštu. Na kraju krajeva, čine vam uslugu.
