Možda mislite da samo nastavnici u školi trebaju brinuti o prisustvu, ali to je ujedno i važna poslovna praksa. I za mala i za velika preduzeća tačni podaci o posjećenosti mogu otkriti mnogo o efikasnosti, profitabilnosti i zadovoljstvu zaposlenih. Zahvaljujući modernoj tehnologiji, postoje brojni načini evidentiranja posjećenosti zaposlenika i efikasnog korištenja podataka.
Koraci
Metoda 1 od 3: Prikupljanje podataka o prisutnosti
Korak 1. Koristite jednostavnu proračunsku tablicu samo ako vodite malo preduzeće
Ako imate 5 ili manje zaposlenih, a možda čak i 10 ili manje, korištenje vrlo jednostavne metode evidentiranja posjećenosti može vam uspjeti. Na primjer, možete pratiti posjećenost i sate u Microsoft Office ili Google Docs proračunskoj tablici, ili se čak osloniti na papirnate tablice. Odlučite se za naprednije opcije praćenja, ako imate više od 5-10 zaposlenih.
- Bez obzira na veličinu vašeg posla, uvijek koristite jasan sistem za bilježenje posjećenosti i sati. Ne vjerujte svom sjećanju ili riječima zaposlenika kada pokušavate pratiti stvari!
- Ako više volite proračunsku tablicu na papiru, na Internetu potražite predložak za štampanje koji odgovara vašim potrebama.
Korak 2. Napravite predložak sustava Office ili Dokumenti za pojednostavljivanje proračunske tablice
I Microsoft Office i Google dokumenti nude dodatne predloške dizajnirane za bilježenje posjećenosti i radnog vremena zaposlenika. U usporedbi s općom proračunskom tablicom, ova opcija može vašim zaposlenima olakšati unos sati, a vama praćenje i analizu podataka.
Iako je učinkovitija od obične papirnate ili elektroničke tablice, ovu je opciju ipak najbolje prepustiti malim poduzećima-možda onima s do 20 zaposlenih
Korak 3. Ugovorite svoju evidenciju ako je vremenski i isplativo
Za mnoge male i velike kompanije najbolji način da zabilježe posjećenost je da platite nekome drugom da to učini! U većini slučajeva vaši zaposlenici će unijeti svoje prisustvo i sate na web portal ili aplikaciju, a izvođač će ugostiti podatke i dostaviti vam redovne izvještaje na osnovu njih.
Neke kompanije naplaćuju paušalnu stopu na osnovu nivoa zaposlenih-na primjer, 20 USD mjesečno za do 10 zaposlenih-dok druge naplaćuju po zaposlenom. Usporedite troškove, funkcije i usluge pri odabiru kompanije treće strane za praćenje posjećenosti i radnog vremena vaših zaposlenika
Korak 4. Upravljajte evidencijom interno samo ako imate IT kapacitete
Kao srednja ili velika kompanija, možda vam neće biti ugodno voditi evidenciju, možda iz financijskih ili sigurnosnih razloga. Za praćenje posjećenosti i sati od 100, 1 000 ili čak 10 000 zaposlenih potreban je robustan IT odjel koji može razviti i održavati potrebnu infrastrukturu za prikupljanje, pohranu i analizu podataka. Vaše IT i HR odjeljenje također moraju biti u mogućnosti dobro surađivati!
Pažljivo procijenite troškove i koristi od samog vođenja evidencije u odnosu na sklapanje ugovora sa trećom stranom za to
Metoda 2 od 3: Praćenje prisustva sa tehnikom
Korak 1. Neka zaposlenici „prevuku unutra“i „van“sa svojim ličnim kartama
Ovo je u osnovi moderna verzija da zaposlenici "ulaze" i "izlaze" s papirnatom karticom. Prednost je u tome što se podaci šalju izravno na vašu internu infrastrukturu za čuvanje i analizu treće strane.
Kartice sa prevlačenjem najbolje rade sa zaposlenima koji se drže jedne lokacije i rade redovno tokom svog uobičajenog radnog dana-na primjer, uredski radnici, nastavnici ili radnici u tvornici
Korak 2. Upotrijebite biometriju ili video zapis da ograničite “bušenje prijatelja” na skenerima za identifikaciju
Iako je lakše sa zakasnjelim ili odsutnim kolegama, zvanim "drugar udaranje", bilo lakše s karticama za bušenje, ipak je moguće prevući ličnu kartu njihovog prijatelja i postići istu svrhu. Ako ste zabrinuti da je to problem među vašom radnom snagom, razmislite o ulaganju u video kamere ili biometrijske skenere poput mjera-kako biste povećali sigurnost i preciznost stanica za prevlačenje kartica.
- Biometrijski skeneri, koji obično zahtijevaju autorizaciju otiska prsta, mogu se koristiti zajedno sa skenerima za lične karte.
- Instaliranje sigurnosnih kamera na stanice za prevlačenje karticama može vam pomoći da identifikujete sumnjive "udarce za prijatelje".
Korak 3. Pratite sate zaposlenih van kancelarije pomoću aplikacije zasnovane na telefonu
Kartice za prevlačenje ne funkcioniraju dobro za zaposlenike koji rade od kuće ili s više lokacija. Umjesto toga, neka ih „ubace“i „napolje“s aplikacijom instaliranom na njihovom radnom ili ličnom telefonu. U mnogim slučajevima jednostavno će morati pritisnuti dugme da pokrenu i zaustave sat koji prati njihovu posjećenost i sate.
Ako vaše preduzeće već povjerava svoje vođenje evidencije trećoj strani, ova vrsta aplikacije može biti uključena kao dio paketa. U ovom slučaju, podaci o posjećenosti vaših zaposlenika koji su sami unijeli trebali bi se neprimjetno integrirati u vašu cjelokupnu evidenciju
Korak 4. Razmislite o GPS lokaciji i praćenju vremena za zaposlenike koji putuju široko
Ova vrsta sistema praćenja dobro funkcionira ako imate zaposlenike koji tokom radnog dana putuju između određenih lokacija. GPS njihovih radnih telefona pratiće kada su bili u određenim radnim zonama, što se zatim može koristiti za utvrđivanje njihovog ukupnog radnog vremena.
GPS praćenje je izborna značajka s nekim aplikacijama "vremenske karte". Ova se funkcija definitivno najbolje čuva za upotrebu s telefonima koji su izdati na poslu, jer se praćenje zaposlenika na njihovim osobnim telefonima može osjećati previše "velikim bratom"
Metoda 3 od 3: Rad sa podacima o posjećenosti
Korak 1. Smanjite brojeve da vidite kako problemi s posjećenošću utječu na vaše poslovanje
Vođenje tačne evidencije o posjećenosti zaposlenika omogućava vam da izračunate kako pozitivni i negativni obrasci prisustva utiču na vaš rezultat. Zauzvrat, ove podatke možete koristiti za prilagodbu vašeg radnog mjesta i strategije upravljanja ljudskim resursima radi veće učinkovitosti.
Neki brzi izračuni mogu vam, na primjer, dati "stopu incidencije"-broj odsustva na 100 zaposlenih u određenom vremenskom periodu. Slične tačke podataka, kao što su „stopa neaktivnosti“i „stopa ozbiljnosti“, takođe se mogu koristiti za pomoć pri utvrđivanju ekonomskog uticaja prisustva i odsustva
Korak 2. Prepoznajte zaposlenike koji slijede odgovarajuće procedure pohađanja nastave
Malo pozitivnog pojačanja može biti dug put! Koristite svoje prikupljene podatke za identifikaciju zaposlenika sa zvjezdanom evidencijom posjećenosti. Dajte im javno priznanje, pohvale i moguće nagrade-čak i nekoliko poklon kartica ili mali bonus mogu pomoći potaknuti druge da slijede njihov primjer.
Imajte na umu da "dobra posjećenost" ne znači nužno da zaposlenik nikada ne propušta posao. To također znači biti savjestan u pogledu uzimanja slobodnog vremena, na primjer, davanjem odgovarajućeg obavještenja prije odmora ili ostajanjem kod kuće dok se oporavljaju od bolesti
Korak 3. Prije nego što nešto poduzmete, sastanite se sa zaposlenikom koji ima problema sa prisustvom
Kad god vaši podaci identificiraju zaposlenika s problemom prisutnosti, nemojte odmah preći na disciplinu ili otkaz. Umjesto toga, sastanite se s njima (i predstavnikom visokih predstavnika ili sličnom relevantnom stranom) kako biste razgovarali o tom pitanju. Napišite akcioni plan u pisanoj formi koji zaposleniku daje jasne smjernice i mjerila za ispunjavanje očekivanja pohađanja.
Možda imate posla, na primjer, s predanim zaposlenikom koji se bori s nekim hitnim problemima kod kuće. U tom slučaju možda ćete moći napraviti neke promjene rasporeda ili prilagođavanje radnog opterećenja umjesto da naglo otpustite vrijednog radnika
Korak 4. Pažljivo se krećite po birokratiji pri discipliniranju ili otpuštanju radnika
Uvijek slijedite jasnu i dosljednu proceduru prilikom odmjeravanja discipline zaposlenom sa problemima u prisustvu, a posebno prije nego što ih otpustite. U idealnom slučaju, trebali biste dobiti savjet od pravnog savjetnika s naglaskom na radno pravo. U suprotnom, ono što izgleda kao isječeno i osušeno pečenje moglo bi rezultirati skupom tužbom.
