Microsoft Access je program za stvaranje baze podataka koji svakome omogućuje jednostavno održavanje i uređivanje baze podataka. Pogodan je za sve, od malih projekata do velikih preduzeća, i vrlo je vizualan program. To ga čini izvrsnim za unos podataka jer ne morate raditi s tablicama i proračunskim tablicama.
Koraci
1. dio od 6: Stvaranje nove baze podataka
Korak 1. Kliknite karticu Datoteka i odaberite „Novo“
Baza podataka je ono što će sadržavati sve vaše podatke u različitim oblicima. Možete izabrati stvaranje prazne baze podataka, praznu web bazu podataka ili biranje između različitih predložaka.
- Prazna baza podataka je standardna Access baza podataka i dobra je za lokalnu upotrebu. Stvaranjem prazne baze podataka stvorit će se i jedna tablica.
- Web baze podataka dizajnirane su tako da budu kompatibilne s Accessovim alatima za objavljivanje na webu. Stvaranjem prazne baze podataka stvorit će se i jedna tablica.
- Predlošci su unaprijed izgrađene baze podataka dizajnirane za širok raspon upotreba. Odaberite predložak ako ne želite trošiti puno vremena na sastavljanje strukture baze podataka.
Korak 2. Imenujte svoju bazu podataka
Nakon što odaberete vrstu baze podataka, dajte joj ime koje odražava čemu služi. Ovo će biti posebno korisno ako ćete raditi s nekoliko različitih baza podataka. Upišite naziv datoteke vaše baze podataka u okvir "Naziv datoteke". Odaberite "Kreiraj" da biste generirali novu datoteku baze podataka.
Dio 2 od 6: Dodavanje podataka u bazu podataka
Korak 1. Odredite najbolju strukturu svojih podataka
Ako stvarate praznu bazu podataka, htjet ćete razmisliti o najboljem načinu organiziranja podataka i dodati odgovarajuću strukturu. Postoji nekoliko načina na koje možete formatirati svoje podatke i stupiti u interakciju s njima u programu Access:
- Tabele - Ovo je glavni način na koji se podaci čuvaju u vašoj bazi podataka. Tablice se mogu usporediti s proračunskim tablicama u Excelu: podaci su organizirani u redove i stupce. Zbog toga je uvoz podataka iz programa Excel i drugih programa za proračunske tablice relativno jednostavan proces.
- Obrasci - Obrasci su način na koji se podaci dodaju u vašu bazu podataka. Iako možete unijeti podatke u bazu podataka izravno u tablice, upotreba obrazaca omogućuje brži i vizualniji unos podataka.
- Izvještaji - Oni sažimaju i prikazuju podatke u vašoj bazi podataka. Izvještaji služe za analizu podataka i vraćanje odgovora na određena pitanja, kao što je koliki je profit ostvaren ili gdje se korisnici nalaze. Obično su dizajnirani za ispis.
- Upiti - Na ovaj način dohvaćate i filtrirate svoje podatke. Možete koristiti upite za prikaz određenih unosa iz više tablica. Također možete koristiti upite za stvaranje i ažuriranje podataka.
Korak 2. Kreirajte svoju prvu tablicu
Ako pokrećete praznu bazu podataka, automatski ćete početi sa praznom tabelom. Možete početi unositi svoje podatke u ovu tablicu, ručno ili kopiranjem i lijepljenjem iz drugog izvora.
- Svaki podatak treba dati svoju kolonu (polje), dok svaki zapis treba biti zaseban red. Na primjer, svaki red bi bio kupac, dok bi svako polje bilo različit podatak o tom korisniku (ime, prezime, adresa e -pošte, telefonski broj itd.).
- Možete preimenovati oznake stupaca kako biste lakše odredili koje je polje koje. Dvaput kliknite na naslov kolone da biste promijenili naziv.
Korak 3. Uvezite podatke iz drugog izvora
Ako želite uvesti iz podržane datoteke ili lokacije, možete postaviti Access da preuzme podatke i doda ih u vašu bazu podataka. Ovo je korisno za uklanjanje podataka s web servera ili nekog drugog zajedničkog resursa.
- Kliknite karticu Vanjski podaci.
- Odaberite vrstu datoteke koju uvozite. U odjeljku "Uvoz i veza" vidjet ćete nekoliko opcija za tipove podataka. Možete kliknuti na dugme Više da biste vidjeli više opcija. ODBC znači Open Database Connectivity i uključuje baze podataka kao što je SQL.
- Idite do lokacije podataka. Ako se nalazi na serveru, morat ćete navesti adresu servera.
- U sljedećem prozoru odaberite "Odredite kako i gdje želite pohraniti podatke u trenutnu bazu podataka." Odaberite "OK". Slijedite korake za uvoz podataka.
Korak 4. Dodajte još jednu tabelu
Različite zapise ćete htjeti čuvati u različitim bazama podataka. To će vam pomoći da vaše baze podataka neometano rade. Na primjer, možda imate tablicu s podacima o kupcima i drugu tablicu s podacima o narudžbi. Tada ćete moći povezati podatke o kupcu u tablicu s podacima o narudžbi.
U odjeljku Kreiranje kartice Početna kliknite gumb tablica. Nova tablica će se pojaviti u vašoj bazi podataka. Informacije možete unijeti na isti način na koji ste unijeli prvu tablicu
Dio 3 od 6: Postavljanje odnosa tablice
Korak 1. Shvatite kako ključevi rade
Svaka tablica će imati jedan primarni ključ koji je jedinstven za svaki unos. Access prema zadanim postavkama stvara ID stupac koji se povećava za svaki unos. Ovo je postavljeno kao primarni ključ. Tabele mogu imati i strane ključeve. To su polja koja su povezana s drugom tablicom u bazi podataka. Povezana polja sadržavala bi iste podatke.
- Na primjer, u tablici Narudžbe možete imati polje Korisnički ID za praćenje koji je kupac naručio koji proizvod. Možete stvoriti odnos za to polje s poljem ID u vašoj tablici kupaca.
- Korištenje odnosa pomaže da vaši podaci budu dosljedni, učinkoviti i čitljivi.
Korak 2. Kliknite karticu Alati baze podataka
Pritisnite dugme Relationships u odeljku Relationships. Ovo će otvoriti novi prozor sa pregledom svih tabela u bazi podataka. Svako polje bit će navedeno ispod naziva svoje tablice.
Morat ćete stvoriti polje za strani ključ prije nego kreirate odnos. Na primjer, ako želite koristiti korisnički ID u tablici Narudžbe, stvorite polje u tablici Narudžbe pod nazivom Klijent i ostavite ga praznim. Uvjerite se da je istog formata kao polje koje povezujete (u ovom slučaju brojevi)
Korak 3. Povucite polje koje želite koristiti kao strani ključ
Ispustite ga u polje koje ste stvorili za strani ključ. Kliknite na dugme Kreiraj u prozoru koji se pojavi da biste postavili odnos za polja. Između dvije tablice pojavit će se linija koja povezuje polja.
Potvrdite okvir za opciju „Primijeni referentni integritet“prilikom stvaranja odnosa. To znači da ako se podaci promijene u jednom polju, drugo polje se automatski ažurira. To će vam pomoći da vaši podaci budu točni
4. dio 6: Postavljanje upita
Korak 1. Shvatite ulogu upita
Upiti su radnje koje vam omogućuju brzi pregled, dodavanje i uređivanje podataka u vašoj bazi podataka. Postoji veliki broj vrsta upita, od jednostavnih pretraživanja do stvaranja novih tablica na temelju postojećih podataka. Upiti su bitni alati za izradu izvještaja.
Upiti su podijeljeni u dvije glavne vrste: Odabir i Radnja. Odabir upita povlači podatke iz tablica i može napraviti proračune. Upiti za radnje mogu dodavati, uređivati i brisati podatke iz tablica
Korak 2. Pomoću čarobnjaka upita stvorite osnovni upit za odabir
Ako želite stvoriti osnovni upit za odabir, upotrijebite čarobnjak za upite da vas provede kroz korake. Čarobnjaku upita možete pristupiti sa kartice Kreiraj. Ovo će vam omogućiti pregled određenih polja iz tabele.
Kreiranje upita za odabir s kriterijima
Korak 1. Otvorite alatku Dizajn upita
Pomoću kriterija možete suziti odabrani upit i prikazati samo potrebne informacije. Za početak kliknite na karticu Kreiraj i odaberite Query Deign.
Korak 2. Odaberite svoj sto
Otvorit će se okvir Prikaži tablicu. Dvaput kliknite na tablicu u kojoj želite pokrenuti upit, a zatim kliknite Zatvori.
Korak 3. Dodajte polja za preuzimanje
Dvaput kliknite na svako polje u tabeli koje želite dodati upitu. Polja će biti dodana u rešetku za dizajn.
Korak 4. Dodajte svoje kriterije
Možete koristiti nekoliko različitih vrsta kriterija, poput teksta ili funkcija. Na primjer, ako želite prikazati cijene veće od 50 USD iz polja "Cijene", unijeli biste
=50
u kriterijume. Ako želite prikazati samo kupce iz Velike Britanije, otkucali biste
UK
u polje Kriterijumi.
Možete koristiti više kriterija po upitu
Korak 5. Kliknite Pokreni da vidite rezultate
Dugme Pokreni nalazi se na kartici Dizajn. Rezultati vašeg upita bit će prikazani u prozoru. Pritisnite Ctrl + S da biste spremili upit.
Kreiranje upita za odabir s parametrima
Korak 1. Otvorite alatku Dizajn upita
Parametarski upit će vam omogućiti da navedete šta želite dohvatiti svaki put kada se upit pokrene. Na primjer, ako imate bazu podataka s korisnicima iz različitih gradova, možete pokrenuti upit za parametre kako biste pitali za koji grad želite prikazati rezultate.
Korak 2. Kreirajte upit za odabir i navedite tablice (tablice)
Dodajte polja koja ćete dohvatiti u upitu dvostrukim klikom na njih u pregledu tablice.
Korak 3. Dodajte parametar u odjeljak Kriteriji
Parametri su označeni sa “” oko parametra. Tekst unutar zagrada bit će prikazan u odzivu koji se pojavljuje prilikom pokretanja upita. Na primjer, da zatražite grad, kliknite ćeliju Kriteriji za polje grada i upišite
[Kom gradu?]
Parametre možete završiti sa “?” ili “:”, ali ne sa “!” ili "."
Korak 4. Napravite upit s više parametara
Možete koristiti više parametara za kreiranje prilagođenog raspona za rezultate upita. Na primjer, ako je polje polje Datum, možete vratiti raspon datuma upisivanjem
Između [Unesite početni datum:] i [Unesite završni datum:]
. Prilikom pokretanja upita dobit ćete dva upita.
Kreiranje upita za izradu tablice
Korak 1. Kliknite karticu Kreiranje i odaberite Dizajn upita
Pomoću upita možete izvući određene podatke iz postojećih tablica i stvoriti novu tablicu s tim podacima. Ovo je posebno korisno ako želite dijeliti određene dijelove vaše baze podataka ili stvoriti posebne obrasce za podskupove vaše baze podataka. Morat ćete prvo stvoriti redovan upit za odabir.
Korak 2. Odaberite tablicu (e) iz kojih želite izvući podatke
Dvaput kliknite na tablice iz kojih želite izvući svoje podatke. Po potrebi možete izvući iz više stolova.
Korak 3. Odaberite polja iz kojih želite dohvatiti podatke
Dvaput kliknite na svako polje koje želite dodati iz pregleda tabele. Bit će dodano u vašu mrežu upita.
Korak 4. Postavite svoje kriterije
Ako želite navesti određene podatke iz polja, upotrijebite odjeljak kriterija za postavljanje filtra. Za više detalja pogledajte odjeljak "Kreiranje upita za odabir s kriterijima" iznad.
Korak 5. Testirajte svoj upit kako biste bili sigurni da vraća željene rezultate
Prije nego kreirate tablicu, pokrenite upit kako biste bili sigurni da povlači sve ispravne podatke. Prilagodite svoje kriterije i polja dok ne dobijete sve željene podatke.
Korak 6. Sačuvajte upit
Pritisnite Ctrl + S da biste sačuvali upit za kasniju upotrebu. Pojavit će se u navigacijskom okviru na lijevoj strani ekrana. Kliknite na upit da biste ga ponovo odabrali, a zatim kliknite na karticu Dizajn.
Korak 7. Pritisnite dugme „Napravi tablicu“u grupi Vrsta upita
Pojavit će se prozor koji traži vaše novo ime tablice. Unesite naziv tablice i kliknite U redu.
Korak 8. Pritisnite dugme Pokreni
Vaša nova tablica bit će kreirana s upitom koji ste postavili. Tablica će se pojaviti u navigacijskom okviru s lijeve strane.
Kreiranje upita za dodavanje
Korak 1. Otvorite prethodno kreirani upit
Možete koristiti upit za dodavanje za dodavanje podataka u tablicu koja već postoji iz druge tablice. Ovo je korisno ako trebate dodati više podataka u tablicu koju ste kreirali s upitom za izradu tablice.
Korak 2. Pritisnite dugme Dodaj na kartici Dizajn
Ovo će otvoriti dijaloški okvir Dodavanje. Odaberite tablicu koju želite dodati.
Korak 3. Promijenite kriterije vašeg upita tako da odgovaraju onome što želite dodati
Na primjer, ako ste za polje Godina stvorili tablicu s kriterijima “2010”, promijenite je u godinu koju želite dodati, na primjer “2011”.
Korak 4. Postavite gdje želite da se podaci dodaju
Pobrinite se da postavite ispravna polja za svaku kolonu koju dodajete. Na primjer, kada se koriste gornje promjene, podaci bi se trebali dodavati u polje Godina u retku Dodavanje u.
Korak 5. Pokrenite upit
Kliknite gumb Pokreni na kartici Diign. Upit će se pokrenuti i podaci će se dodati u tabelu. Možete otvoriti tablicu kako biste provjerili jesu li podaci ispravno dodani.
5. dio od 6: Kreiranje i upotreba obrazaca
Korak 1. Odaberite tablicu za koju želite stvoriti obrazac
Obrasci vam omogućuju jednostavan pregled podataka za svako polje, kao i brzo prebacivanje između zapisa ili stvaranje novih. Obrasci su neophodni za duže periode unosa podataka, jer je većini ljudi s njima mnogo lakše raditi nego s tablicama.
Korak 2. Pritisnite dugme Obrazac na kartici Kreiranje
Ovo će automatski stvoriti obrazac na osnovu polja sadržanih u tabeli. Access radi prilično dobar posao pri automatskom stvaranju polja odgovarajuće veličine, ali možete promijeniti veličinu i kretati se po svim elementima na obrascu koji želite.
- Ako ne želite da se određeno polje prikazuje na obrascu, možete ga kliknuti desnom tipkom miša i odabrati Izbriši.
- Ako vaše tablice imaju odnose, ispod svakog zapisa pojavit će se podatkovni list koji prikazuje povezane podatke. Na ovaj način možete mnogo lakše urediti povezane podatke. Na primjer, svaki prodajni predstavnik u vašoj bazi podataka može imati bazu podataka o klijentima pridruženu svom zapisu.
Korak 3. Krećite se po novom obrascu
Dugmad sa strelicama pri dnu kreću se od zapisa do zapisa. Polja će biti popunjena vašim zapisima dok se prebacujete između njih. Pomoću dugmadi na rubovima možete prijeći na prvi ili posljednji zapis.
Korak 4. Pritisnite dugme sa podacima da biste koristili tabelu
Ovo se nalazi u gornjem lijevom kutu i omogućit će vam da počnete mijenjati vrijednosti svoje tablice pomoću obrasca.
Korak 5. Izmijenite postojeće zapise
Možete urediti tekst u bilo kojem polju svakog zapisa kako biste promijenili podatke u tablici. Promjene će se automatski odraziti u tablici, kao i u svim povezanim tablicama.
Korak 6. Dodajte nove zapise
Kliknite gumb "Dodaj zapis" u blizini navigacijskih gumba da biste stvorili novi zapis na kraju popisa. Zatim možete koristiti polja za unos podataka u prazan zapis u tabeli. Ovo je mnogo lakši način dodavanja novih informacija nego kroz prikaz tablice.
Korak 7. Sačuvajte obrazac kada završite
Spremite obrazac tako da pritisnete Ctrl + S kako biste mu kasnije kasnije mogli lako pristupiti. Pojavit će se u navigacijskom okviru na lijevoj strani ekrana.
Dio 6 od 6: Kreiranje izvještaja
Korak 1. Odaberite tabelu ili upit
Izvještaji vam omogućuju brzi prikaz sažetaka vaših podataka. Često se koriste za izvještaje o prihodima i otpremi i mogu se prilagoditi gotovo svakoj upotrebi. Izvještaji crpe podatke iz tablica ili upita koje ste kreirali.
Korak 2. Kliknite karticu Kreiraj
Odaberite vrstu izvještaja koji želite stvoriti. Postoji nekoliko različitih načina na koje možete krenuti u kreiranje izvještaja. Access može automatski stvoriti vaš izvještaj ili možete stvoriti prilagođeni.
- Izvještaj-Ovo će stvoriti automatski izvještaj sa svim podacima iz vašeg izvora. Ništa neće biti grupirano, ali za male baze podataka ovo je vjerojatno dovoljno za pokazivanje onoga što vam treba.
- Prazan izvještaj - Ovo će stvoriti prazan izvještaj koji možete popuniti svojim podacima kako smatrate da je potrebno. Moći ćete izabrati bilo koje dostupno polje za kreiranje prilagođenog izvještaja.
- Čarobnjak za izvještaje - Čarobnjak za izvješće provest će vas kroz proces stvaranja izvješća, omogućavajući vam da odaberete i grupirate svoje podatke, a zatim ih formatirate u skladu s tim.
Korak 3. Postavite izvor za prazan izvještaj
Ako ste odabrali stvaranje praznog izvješća, morat ćete odabrati izvor za njega. Prvo kliknite karticu Rasporedi, a zatim odaberite List svojstava. Alternativno, možete pritisnuti i alt="Slika" + Enter.
Kliknite strelicu prema dolje pored polja Izvor zapisa. Pojavit će se popis vaših dostupnih tablica i upita. Odaberite jednu i ona će biti dodijeljena izvještaju
Korak 4. Dodajte polja svom izvještaju
Kada dobijete izvor, možete početi dodavati polja iz njega u izvještaj. Kliknite karticu Oblikovanje, a zatim kliknite Dodaj postojeća polja. Lista polja će se pojaviti u desnom okviru.
- Kliknite i povucite polja koja želite dodati u okvir za dizajn. Zapis će se pojaviti u izvještaju. Kako dodate dodatna polja, ona će se automatski poredati sa postojećim poljima.
- Veličinu polja možete promijeniti klikom na rubove i povlačenjem miša.
- Izbrišite polja iz izvještaja klikom na naslov i pritiskom na tipku Delete.
Korak 5. Dodajte grupe svom izvještaju
Grupe vam omogućuju brzo raščlanjivanje informacija u izvještaju, jer vam omogućuju organiziranje srodnih informacija. Na primjer, možda želite grupirati prodaju po regijama ili prema prodavaču. Grupe vam to omogućuju.
- Kliknite na karticu Dizajn, kliknite na dugme Grupiši i sortiraj.
- Desnom tipkom miša kliknite bilo koji dio polja koji želite dodati u grupu. U meniju odaberite Uključi grupu.
- Zaglavlje će se stvoriti za grupu. Zaglavlje možete prilagoditi bilo čemu što želite označiti grupom.
Korak 6. Sačuvajte i podijelite izvještaj
Nakon što je vaš izvještaj finaliziran, možete ga spremiti, a zatim podijeliti ili ispisati kao bilo koji dokument. Koristite ovo za dijeljenje performansi kompanije s investitorima, kontakt informacije zaposlenicima i još mnogo toga.
