Gotovo svi koji rade koriste e -poštu, ali to nas lako može savladati. Neki od nas primaju daleko više e -pošte nego što možemo efikasno riješiti. Brzo i pravilno odgovaranje na e -poruku može nam pomoći da uštedimo vrijeme i izgledamo profesionalnije. Bilješka:
Ne rade svi ovi koraci i prijedlozi u svim uslugama e -pošte, ali svi rade u Gmailu.
Koraci
Korak 1. Shvatite razlog zašto ljudi koriste e -poštu
E -pošta služi za komunikaciju među ljudima; služi za slanje tekstualnih i vizualnih informacija s jedne osobe na drugu / mnogih drugih. Nije za:
- Pohranjivanje informacija; bolje je podatke spremiti kao dokument na računaru ili u oblaku
- Podsjećajući vas šta treba učiniti; radije za to upotrijebite popis obaveza ili kalendar
Korak 2. Koristite oznake ili fascikle da biste e -poštu držali organiziranom i izvan dolazne pošte
- Upotrijebite oznaku "prati" ili "odgovori" za stvari koje morate učiniti. Zatim biste ih trebali dodati u svoj dnevnik ili na listu „obaveza“.
- Koristite "čekajući odgovor" kada čekate nekog drugog
- Koristite "hitno" za stvari koje se moraju učiniti što je prije moguće
Korak 3. Sačuvajte korisne informacije, a zatim arhivirajte e -poruku
- Preuzmite sve privitke i spremite datoteke na pravo mjesto
- Zatim, ako nećete odgovoriti na e -poruku, arhivirajte je
Korak 4. Arhivirajte e -poštu s kojom ste završili
Ne bojte se arhiviranja; U osnovi premješta e-poštu iz vašeg pristiglog sandučića u okvir bez naziva (tehnički, uklanja oznaku pristigle pošte)
- Nije nestalo - tome služi brisanje
- Uvijek se može pretraživati i moći pronaći
Korak 5. Izbrišite e -poštu s greškom, a zatim se odjavite s njihovog izvora
Ovo će zaštititi vašu pristiglu poštu od nepotrebnih i neželjenih poruka e -pošte.
- Izbrišite e -poštu koju niste trebali primiti
- Nakon što su neko vrijeme bili u "kanti", oni više neće biti dostupni za pretraživanje ili pronalaženje
- Ako ne želite ponovo primati takvu e -poštu, pobrinite se da se odjavite od njenog dobivanja tako što ćete potražiti informacije o "odjavi" na dnu e -pošte
- Ako se ne možete odjaviti s nje, dodijelite e -poštu kao neželjenu poštu
Korak 6. Koristite zvjezdice za posebne i vrlo važne ili hitne e -poruke
Umjereno koristite zvjezdice, jer previše e -poruka sa zvjezdicom neće biti od koristi kao ni e -pošte sa zvjezdicom.
Savjeti
- Uvijek imajte na umu svrhu e -pošte i pokušajte je ne koristiti ni za što više.
- Koristite e-poštu kao dio svog 'radnog procesa produktivnosti', zajedno sa listom obaveza, kalendarom ili dnevnikom i bilo kojim drugim alatom koji smatrate korisnim.
