Ako vam nedostaje prostora u vašoj IBM Notes e -pošti, ali niste spremni za brisanje e -pošte, razmislite o njihovom arhiviranju. Arhiviranje e -pošte znači kopiranje poruka na drugu lokaciju na računaru. Naučiti kako arhivirati IBM Notes da oslobodi prostor na vašem računu uz spremanje originalnih e -poruka. Takođe pomaže vašem računaru i softveru da rade najbolje.
Koraci
Korak 1. Ograničite veličinu datoteke pošte
Neka veličina vaše datoteke pošte bude manja od 500 MB. (Neke organizacije mogu zahtijevati stroža ograničenja, poput 200 MB.)
- Provjerite veličinu podataka tako što ćete otvoriti Datoteka, Baza podataka, Svojstva. U Lotusu 8 idite na Datoteka, Aplikacije, Svojstva.
- Kliknite karticu "i". Broj iza "Disk Space" je količina podataka koje trenutno imate na IBM Notes -u.
Korak 2. Naučite unaprijed određene postavke vaše organizacije
Ako koristite IBM Notes za školu ili posao, možda su već postavljene postavke arhive. Ovo pomaže organizacijama da kontroliraju količinu e -pošte po korisniku, kao i opće performanse računara u organizaciji. Ako su postavke arhive već uspostavljene, razgovarajte sa svojim osobljem tehničkih sistema da vidite mogu li se izmijeniti.
Korak 3. Odredite željene postavke arhive
Možete arhivirati sve IBM Notes e -poruke ili odabrati određene. Također ćete morati odlučiti koliko često želite da se IBM Notes arhivira.
- Otvorite odgovarajuću aplikaciju (Mail).
- Idite na Akcije, Arhiva, Postavke.
- Idite na karticu Kriteriji i provjerite je li odabrano "Zadano za zadnju izmjenu".
- Pritisnite "u redu" za spremanje promjena.
- Provjerite jesu li kriteriji omogućeni.
Korak 4. Raspored automatskih arhiva
Zakazivanje automatskih arhiva osigurava redovno i dosljedno arhiviranje. Takođe vam štedi vreme.
- Otvorite odgovarajuću aplikaciju (Mail).
- Idite na Akcije, Arhiva, Postavke.
- Idite na karticu Raspored. Provjerite je li odabrano "Raspored arhiviranja".
- Odaberite odgovarajuće vrijeme i dan kada želite da vaš računar arhivira vaše datoteke.
Korak 5. Ručno arhivirajte IBM Notes
Čak i ako zakažete automatsko arhiviranje, i dalje možete arhivirati ručno u bilo kojem trenutku.
- Otvorite odgovarajuću aplikaciju (Mail).
- Otvorite poštu ili fasciklu koju želite arhivirati.
- Idite na Akcije, Arhiviraj, Arhiviraj sada.
- Pritisnite Da za arhiviranje prema vašim unaprijed određenim postavkama.
Korak 6. Arhivirajte metodom povlačenja i ispuštanja
Ovo je jednostavno još jedan način za ručno arhiviranje IBM Notes.
- Otvorite odgovarajuću aplikaciju (Mail).
- Otvorite poštu ili fasciklu koju želite arhivirati.
- Odaberite odgovarajuću poruku (poruke).
- Prevucite poruke u potrebnu arhivu u oknu za navigaciju.
Korak 7. Pregledajte arhivirane poruke
Iako ste arhivirali e -poruku, možda ćete joj ipak s vremena na vrijeme morati pristupiti. Vaša arhivska datoteka imitirat će mape koje ste postavili na svom IBM Notes računu. Sve će ostati organizirano kako ste zamislili.
- Otvorite odgovarajuću aplikaciju (Mail).
- Kliknite Arhiviraj u oknu za navigaciju.
- Odaberite odgovarajuću arhivu (tj. Zadano za zadnju izmjenu).
Savjeti
- Napravite sigurnosnu kopiju važnih e -poruka. Ako imate važne e -poruke u IBM Notes -u, kopirajte ih na drugu lokaciju, poput CD -a ili DVD -a. Ovo vam daje dodatnu kopiju u slučaju da se nešto dogodi serveru ili kopiju pohranjenu na vašem računaru.
- Izbrišite stare i nepotrebne poruke, posebno ako sadrže privitke. Ovo će također pomoći u smanjenju veličine vaših podataka i poboljšati performanse vašeg računara.
