Ako niste dobro upoznati s programom Microsoft Excel, moglo bi se činiti zastrašujućim programom za korištenje. Srećom, lako je započeti. Možete unijeti podatke, kopirati ih i zalijepiti iz drugih dokumenata i oblikovati ih sa samo nekoliko klikova. Uz malo vježbe, moći ćete brzo unositi, uređivati i upravljati podacima u programu Microsoft Excel.
Koraci
1. dio 3: Unos i odabir podataka
Korak 1. Pokrenite Microsoft Excel
Excel možete pronaći tako da kliknete izbornik "Start", odaberete "Svi programi", odaberete "Microsoft Office", a zatim odaberete "Microsoft Excel". Excel dolazi sa paketom proizvoda Microsoft Office koji se generalno pakuju sa Windows računarima i prenosnim računarima.
Korisnici Mac računara koji su kupili Excel za Mac pronaći će program koji se nalazi na njihovom Dock -u ili među njima tako što će otvoriti "Finder", a zatim odabrati "Applications"
Korak 2. Otvorite tabelu
Prazna "radna knjiga" može se automatski pojaviti pri otvaranju programa Excel. U suprotnom ćete vidjeti "Galeriju predložaka" iz koje možete odabrati novu praznu radnu knjigu ili posebno oblikovan predložak.
Uvijek možete otvoriti novu proračunsku tablicu dok radite na drugoj radnoj knjizi u Excelu. Jednostavno kliknite na "Datoteka" na traci s izbornicima i odaberite opciju "Nova radna knjiga"
Korak 3. Unesite podatke u željene ćelije
Možete unijeti brojeve, riječi, jednadžbe, formule ili funkcije u bilo koju ćeliju nakon što odaberete i kliknete na nju.
- Kada završite s danom ćelijom, pritisnite ↵ Enter ili Tab ↹ za automatsko horizontalno prelazak na sljedeću ćeliju.
- Također možete stvoriti novi redak unutar ćelije u koji ćete dodati još teksta. Jednostavno unesite "Prelom reda" pritiskom na Alt+↵ Enter.
Korak 4. Kreirajte naslove za svoje kolone
Unesite tekst u prvi red kako biste stvorili naslove stupaca za svoje podatke. Na primjer, unesite "Ime" u ćeliju A1 i "Datum" u ćeliju B1 i dopustite im da služe kao zaglavlja stupaca za praćenje podataka o imenu i datumu.
Korak 5. Kreirajte niz podataka u nizu
Excel može naučiti obrasce na kojima se temelje vaši podaci, a zatim popuniti podatke na temelju tih obrazaca kako bi vam uštedio vrijeme i energiju. Počnite tako što ćete uspostaviti obrazac u uzastopnim ćelijama (npr. Otkucajte "januar" u jednoj ćeliji, a "februar" u sljedećoj). Zatim odaberite popunjene ćelije i kliknite i povucite donji desni kut odabranog pravokutnika da biste proširili uzorak u nove ćelije. Excel će automatski prepoznati vaš uspostavljeni obrazac i popuniti naredne ćelije s "ožujak", "april" itd.
Excel može prepoznati mnoge uobičajene obrasce, kao što su dani u sedmici, ravnomerno raspoređeni datumi, uzastopni brojevi i mnogi drugi
Korak 6. Odaberite raspon ćelija
Za odabir raspona ćelija pomoću miša (za oblikovanje ili uređivanje veće količine podataka), jednostavno kliknite početak ili kraj raspona podataka i povucite kursor u željenom smjeru da označite odgovarajući tekst. U nastavku su navedene i brojne korisne prečice na tastaturi.
- Pritiskom na Ctrl i razmaknicom proširuje se izbor u koloni u kojoj se nalazi originalna ćelija.
- Pritiskom na ⇧ Shift i razmaknicom proširuje se odabir kroz cijeli red u kojem se nalazi originalna ćelija.
- Pritiskom na Ctrl+⇧ Shift i razmaknicom ili Ctrl+A odabrat ćete cijeli radni list.
Korak 7. Umetnite red (ove)
Počnite klikom na broj retka (ovo će odabrati cijeli red). Odaberite red iznad kojeg želite da ide vaš novi red. Desnom tipkom miša kliknite (Control+klik na Macu) i odaberite "Umetni" iz izbornika koji se pojavi.
- Ova funkcija je također dostupna na kartici "Početna" odabirom "Umetni" iz "Ćelije", zatim "Umetni redove listova".
- Umetanje više redova zahtijeva odabir više redova iznad lokacije na koju želite postaviti nove redove. Jednostavno odaberite isti broj redova koji želite umetnuti ispod.
Korak 8. Umetnite kolone
Počnite klikom na slovo stupca (ovo će odabrati cijelu kolonu). Odaberite kolonu za koju želite da vaša nova kolona ide lijevo. Desnom tipkom miša kliknite (Control+klik na Macu) i odaberite "Umetni" iz izbornika koji se pojavi.
- Ova funkcija je također dostupna na kartici "Početna" odabirom "Umetni" iz "Ćelije", zatim "Umetni redove listova".
- Umetanje više stupaca zahtijeva odabir više stupaca desno od lokacije na koju želite postaviti nove stupce. Jednostavno odaberite isti broj stupaca koje želite umetnuti s lijeve strane.
Dio 2 od 3: Uređivanje podataka
Korak 1. Kopirajte jednu ili više ćelija
Nakon odabira ćelija koje želite kopirati, kliknite desnom tipkom miša i odaberite "Kopiraj" iz izbornika koji se pojavi. Naizmjenično pritisnite Ctrl+C (ili ⌘ Command+C za korisnike Mac računara). Ovo će dodati odabrane podatke u međuspremnik.
Korak 2. Izrežite jednu ili više ćelija
Nakon što odaberete ćelije koje želite izrezati, kliknite desnom tipkom miša i odaberite "Izreži" na izborniku koji se pojavi. Naizmjenično pritisnite Ctrl+X (ili ⌘ Command+X za korisnike Mac računara). Ovo će dodati odabrane podatke u međuspremnik.
Korak 3. Zalijepite jednu ili više ćelija
Nakon što odaberete ćelije u koje želite zalijepiti podatke, desnom tipkom miša kliknite i na izborniku koji se pojavi odaberite "Zalijepi". Alternativno, pritisnite Ctrl+V (ili ⌘ Command+V za korisnike Mac računara). Ovo će zalijepiti sadržaj kopiranih ili izrezanih ćelija.
Ako vaša ćelija sadrži formulu, "Zalijepi" će zalijepiti formulu koja nije izračunata vrijednost formule. Da biste "zalijepili" vrijednosti ćelija, upotrijebite "Posebno zalijepi"
Korak 4. Zalijepite vrijednosti ćelija umjesto formula
Započnite odabirom "Uredi" na kartici "Početna" i klikom na "Posebno zalijepi". Odaberite "Vrijednosti" s popisa atributa za lijepljenje.
Ovisno o vašoj verziji programa Excel, druge opcije u odjeljku "Posebno lijepljenje" mogu uključivati "Komentari" (tekstualni komentari koji se mogu dodati u pojedinačne ćelije), "Formati" (svi odabiri oblikovanja teksta) ili "Sve" da biste sve zalijepili u jednom
Korak 5. Izbrišite sadržaj ćelije
Jednostavno odaberite ćelije u kojima želite izbrisati tekst i pritisnite Del ili kliknite desnim gumbom miša i odaberite "Izbriši" iz izbornika koji se pojavi.
Korak 6. Premjestite ćelije, redove ili stupce
Označite odabrane ćelije i aktivirajte "pokazivač pomaka" (pojavljuje se kao četiri strelice za korisnike Windows -a ili kao ikona ruke za korisnike Mac računara). Povucite na željenu lokaciju kako biste sve postojeće podatke zamijenili ćelijama koje ste odlučili premjestiti
Korak 7. Koristite formulu
Excel koristi "formule" za izračun unutar ćelije i može se pozivati na druge ćelije kao dio tog izračuna. Kliknite ćeliju u koju želite unijeti formulu, a zatim počnite upisivati "=". Sada upišite matematičku formulu i kliknite "Enter". Excel će prikazati rezultate (ne samu formulu).
Također možete saznati više o tome kako unijeti formule u Microsoft Excel
Korak 8. Referentne vrijednosti iz drugih ćelija
Formule se mogu odnositi na druge ćelije i njihove vrijednosti. Dok upisujete formulu, jednostavno kliknite jednu ćeliju ili niz ćelija i Excel će automatski unijeti naziv ćelije (npr. B2, D5) u formulu. Sada vaša formula upućuje na tu određenu ćeliju i iz nje će neprekidno crpiti vrijednost. Ako se vrijednost u referenciranoj ćeliji promijeni, promijenit će se i rezultati vaše formule.
Također se možete pozivati na vrijednosti s drugih radnih listova. Počnite odabirom ćelije u kojoj želite referencirati vrijednost, upišite "= 'u traku s formulama, a zatim upišite željenu formulu odmah nakon" =. "Nakon upisivanja formule, jednostavno kliknite karticu za radni list koji želite želite referencirati, a zatim odaberite željeni raspon podataka koji želite unijeti u formulu
Korak 9. Pratite svoje promjene
Promjene možete pratiti odabirom "Alati" na traci s izbornicima, a zatim klikom na "Praćenje promjena". Na kraju odaberite "Označi promjene".
Ako ova opcija nije dostupna, nalazite se u formatu samo za čitanje. U odjeljku "Praćenje promjena" označite opciju pored "Prati promjene tokom uređivanja. Ovo također dijeli vašu radnu knjigu". Nakon što odaberete ovu opciju, tada možete izvršiti promjene i pregledati te promjene ponovnim odabirom ove opcije i potvrđivanjem okvira pored "Označi promjene"
Korak 10. Dodajte komentare
Ovo može biti koristan način za raspravu o uređivanjima napravljenim u Excel proračunskoj tablici. Počnite odabirom ćelija (ćelija) na koje želite komentirati. Zatim odaberite "Umetni" na traci s izbornicima i kliknite "Umetni komentar" na izborniku koji se pojavi. Okvir za tekst će se pojaviti na željenoj lokaciji i omogućiti vam da ostavite komentar.
Korak 11. Sačuvajte promjene
Odaberite "Datoteka" na traci s izbornicima i kliknite "Spremi". Zatim odaberite gumb "Spremi u" na padajućoj listi i odaberite željenu mapu. Ako pokušate izaći iz programa Excel prije spremanja najnovijih promjena, pojavit će se okvir za dijalog s pitanjem želite li spremiti promjene. Ovisno o vašim željama, možete kliknuti "Spremi" ili "Ne spremaj".
Dio 3 od 3: Formatiranje podataka
Korak 1. Pogledajte vrpcu "Oblikovanje"
Budite sigurni da je vrpca "Oblikovanje" vidljiva kako biste mogli lako i brzo pristupiti raznim opcijama oblikovanja. Jednostavno kliknite strelicu usmjerenu prema dolje s desne strane vrpce "Oblikovanje" da biste je proširili. Ovo će vam omogućiti da prilagodite stil i veličinu fonta, a istovremeno učinite tekst kurzivim, podebljanim ili podcrtanim. Omogućava vam i pristup prečicama do nekoliko funkcija o kojima se raspravlja u dolje opisanim koracima oblikovanja.
Desnim klikom na ćeliju ili grupu ćelija također se pojavljuju mogućnosti oblikovanja. Nakon što desnom tipkom miša kliknete ćeliju (e), odaberite "Oblikovanje ćelija". Ovo će vam pružiti brojne mogućnosti s obzirom na broj (stil), poravnanje, font, obrub, uzorke i zaštitu
Korak 2. Zamotajte tekst
To će uzrokovati da se tekst premotava i ostane vidljiv unutar ćelije, umjesto da se zaustavi i zamrači sljedeća ćelija. Započnite označavanjem ćelija koje želite prilagoditi. Zatim, pod karticom "Početna", pogledajte grupu gumba "Poravnanje" i odaberite opciju "Prelom teksta".
Također možete prilagoditi tekst tako da odgovara ćelijama tako da stupci i redovi automatski prilagođavaju njihovu širinu ili visinu (respektivno) kako bi prilagodili sadržaj unutar ćelije. Na kartici "Početna" pogledajte grupu gumba "Ćelije" i kliknite "Oblikovanje". U izborniku "Oblikovanje" odaberite "Veličina ćelije" i kliknite ili "Automatska širina stupca" ili "Automatska visina reda"
Korak 3. Poravnajte tekst
To će uzrokovati da vaš tekst bude opravdan na lijevom, desnom ili središnjem dijelu ćelija. Započnite označavanjem ćelija koje želite prilagoditi. Zatim na kartici "Početna" odaberite odgovarajuće poravnanje. Vidjet ćete tri gumba s linijama orijentiranim tako da demonstriraju stranu ćelije (ćelija) u kojoj će tekst početi.
Korak 4. Promijenite numerički stil podataka
Na samoj alatnoj traci "Oblikovanje" pronaći ćete nekoliko osnovnih stilova numeriranja. Jednostavno odaberite ćelije koje želite oblikovati, a zatim kliknite odgovarajući numerički stil koji se nalazi na alatnoj traci. Za pristup dodatnim stilovima, desnom tipkom miša kliknite odabrane ćelije, kliknite "Oblikovanje ćelija", a zatim odaberite karticu "Broj". Vidjet ćete razne opcije navedene pod "Kategorija".
Korak 5. Promijenite boju teksta
Odaberite ćelije za koje želite prilagoditi boju teksta. Zatim na alatnoj traci "Oblikovanje" kliknite strelicu usmjerenu prema dolje pored "Boja fonta". Ovo je opcija koja izgleda kao slovo "A" sa obojenom linijom ispod nje. Klikom na strelicu sa prikazom menija sa različitim opcijama boja.
Korak 6. Promijenite boju pozadine
Odaberite ćelije za koje želite prilagoditi boju pozadine. Zatim na alatnoj traci "Oblikovanje" kliknite strelicu usmjerenu prema dolje pored "Boja ispune". Ovo je opcija koja izgleda kao limenka sa bojom sa linijom u boji ispod nje. Klikom na strelicu sa prikazom menija sa različitim opcijama boja.
Savjeti
- Pritiskom na Ctrl+⇧ Shift i odgovarajućom strelicom smjera proširuje se odabir na posljednju popunjenu ćeliju u istoj koloni ili retku kao izvorna ćelija.
- Pritiskom na Ctrl+⇧ Shift+⇱ Home proširuje se izbor na sam početak radnog lista.
- Pritiskom na Ctrl+⇧ Shift+⇟ PgDn proširuje se izbor kroz trenutni list i sljedeći list koji dolazi iza njega.
- Pritiskom na Ctrl+⇧ Shift+⇞ PgUp proširuje se izbor kroz trenutni list i prethodni list koji dolazi prije njega.
- Također možete ručno podesiti širinu stupaca i visinu ćelija. Jednostavno kliknite na liniju koja razdvaja dvije ćelije i držite je dok se ne pojave dvije suprotne strelice. Zatim povucite te strelice u željenom smjeru kako biste smanjili ili proširili redak ili stupac.
- Također možete stvoriti uvjetno oblikovanje za određene ćelije (ili kategorije ćelija). Na kartici "Početna" odaberite "Uvjetno oblikovanje" iz grupe gumba "Stilovi".
