Ako vaš posao zahtijeva da stupite u kontakt s klijentima putem telefona, velika je vjerovatnoća da ćete ostaviti mnogo glasovne pošte. Ali šta biste tačno trebali reći nakon zvučnog signala? Pokušaj da se prisjetite svih relevantnih informacija koje su vam potrebne da biste došli do njih može biti potresan, pa se važni detalji izostavljaju. Ostavite razbacane, improvizovane poruke smislivši sistem za ostavljanje govorne pošte. Prolazeći kroz brzu kontrolnu listu u glavi, možete se uvjeriti da ste pružili sve informacije koje su vam potrebne za slanje primatelju i poboljšati vaše šanse za povratni poziv.
Koraci
1. dio 3: Identifikovanje sebe
Korak 1. Koristite pravi ton glasa
Čim počnete snimati poruku, govorite jasnim, zvučnim glasom. Ne mrmljajte i ne govorite prebrzo. Potrudite se da zvučite zainteresirano i energično kako biste privukli pažnju slušatelja. Iako vas primatelj ne može vidjeti, vaš će se opći ton čuti preko telefona, pa se pobrinite da prenesete pravi.
- Izrazite sve što kažete. Loš prijem može iskriviti vaš glas i uzrokovati prekid. Čak se i običan govorni glas može zbuniti preko telefona.
- Kvaliteta vašeg glasa trebala bi na odgovarajući način odražavati način poziva. Na primjer, u redu je zvučati uzbuđeno kad napuštate govornu poštu kako biste svom nećaku čestitali maturu. Međutim, ako izražavate sućut ožalošćenom prijatelju, trebali biste održati ton svečanim i punim poštovanja.
Korak 2. Spomenite svoje ime
Prvenstveno dajte primatelju svoje ime. Na ovaj način će osoba koju zovete odmah znati ko ste. Jednostavno "ovo je (tvoje ime)" će poslužiti u većini situacija, ili uvodnije "moje ime je (puno ime)" ako vas osoba koju zovete nije upoznala ranije. Prijatelji i rodbina će vas prepoznati bez potrebe za daljom identifikacijom. Ako se radi o profesionalnom pozivu, imat će ime koje će povezati s glasom i porukom, što će pomoći u otvaranju osobnije linije komunikacije.
- Ovaj korak izgleda kao dan, ali ga pozivatelji često zaborave kada ga stave na mjesto.
- Ako imate naziv posla ili svoj opis koji bi se mogao pokazati korisnim primatelju u naknadnom pozivu, navedite ga iza svog imena, tj. "Moje ime je dr Holdsworth, viši radiolog u Medicinskom centru Sacred Heart," ili "Ovo je Gloria Carpenter, ja sam Chloeina majka iz škole."
Korak 3. Ostavite svoj telefonski broj
Navedite svoj telefonski broj odmah nakon svog imena. Većina pozivatelja čekaju do kraja govorne pošte da im dostave svoje podatke za kontakt, ali ako ih primatelj ne uhvati prvi put, bit će prisiljeni ponovno preslušati cijelu poruku. Ne zaboravite govoriti polako i izgovarati se kada ostavljate svoj telefonski broj kako bi bio razumljiv.
- Jednostavan način da ponudite svoj telefonski broj na početku poruke je da kažete nešto poput „ovo je (vaše ime), moj broj je (vaš telefonski broj)“ili „moje ime je (ime) poziva sa (broj).”
- Uprkos rasprostranjenosti funkcija identifikacije pozivaoca, uvijek je preporučljivo ostaviti svoj telefonski broj u slučaju da osoba koju zovete nema sačuvan vaš broj ili tražite da vam uzvrati poziv na drugom lokalu.
Korak 4. Uspostavite vezu
Kada slušaju govornu poštu ili poruke nepoznatih pošiljatelja vezanih za posao, ljudi će početi postajati sumnjičavi ili nezainteresirani ako ne znaju tko ste i zašto zovete. Olakšajte ih tako što ćete spomenuti zajedničkog prijatelja ili referencu koja vam je dala njihov broj. Opet, zbog toga se poziv čini ličnijim. Govorna pošta će se činiti manje invazivnom i vjerojatnije je da ćete dobiti odgovor.
- Pokušajte napraviti kratak uvod koji će slušaocu dati trag, na primjer: "Dobio sam vaš broj od Pat, koja kaže da ste zainteresirani za prodaju svog broda."
- Čak i ako ne upućujete poslovni poziv, uspostavljanje veze može pomoći vašem primatelju da se osjeća ugodnije. "Ovo je Bob, vaš komšija s druge strane ulice" je dražesniji od "Ovo je Robert Henderson."
Score
0 / 0
1. dio Kviz
Ako ostavljate poruku prijatelju ili rođaku, kako biste se trebali predstaviti?
Samo s vašim imenom.
Upravo! Ako zovete nekoga ko vas dobro poznaje, moći će vas identifikovati samo po imenu. Ostavljanje svog punog imena za člana porodice ili prijatelja samo će zvučati ukočeno i neugodno. Čitajte dalje za još jedno pitanje iz kviza.
Samo sa svojim prezimenom.
Pokušaj ponovo! Osim ako ne idete sa svojim prezimenom sa prijateljima, čudno je predstaviti se na taj način u govornoj poruci. I mnogi članovi vaše porodice vjerovatno imaju isto prezime, pa im to neće pomoći da vas identificiraju. Pogodi ponovo!
S punim imenom i prezimenom.
Ne baš! Trebate ostaviti svoje puno ime ako ostavljate govornu poštu nekome koga nikada niste upoznali. Ali članu porodice ili prijatelju neće trebati vaše puno ime da vas identificira. Pogodi ponovo!
Zapravo, ne morate davati svoje ime nekome ko vas dobro poznaje.
Nije nužno! Zapamtite da razgovor preko telefona iskrivljuje vaš glas. Stoga čak i ljudi koji vas dobro poznaju možda neće prepoznati vaš glas preko telefona. Odaberite drugi odgovor!
Želite još kvizova?
Nastavite sa testiranjem!
Dio 2 od 3: Navođenje vašeg poslovanja
Korak 1. Unaprijed razmislite šta ćete reći
Imajte jasnu predodžbu o tome što ćete reći prije nego što počnete ostavljati govornu poštu. Ovo ne bi trebao biti veliki problem ako zovete s određenom namjerom, ali čuti zvučni signal s druge strane i znati da se snimaju može uzrokovati da mnogi pozivatelji povuku prazno. Podelite informacije na tačke za nabrajanje i udarite svaku pre nego što spustite slušalicu.
- Za govornu poštu koja je posebno hitna ili važna, razmislite o tome da unaprijed napišete grubu skriptu.
- Ako uhvatite sebe u razmaku, samo se usredotočite na iznošenje svog imena, broja za povratni poziv i razloga za pozivanje u nekoliko riječi.
- Slika koju šaljete na govornu poštu radi romantičnog interesovanja o sinoćnjem sastanku. Mentalno ocrtavanje vaše poruke prije nego što je snimite može značiti razliku između isticanja kao hladne, mirne i pribrane i mucave, nervozne olupine.
Korak 2. Neka vaša poruka bude kratka
Ograničite svoju poruku govorne pošte na 20-30 sekundi. Rijetko će biti prilika da govorna pošta bude duža. Ne želite dosađivati primaoca predugim, vijugavim uvodom ili pričom. Ostanite sažeti i pređite na stvar. Kratka poruka zapravo može izazvati radoznalost i uvjeriti osobu da nazove kad ne bi drugačije.
- S druge strane, ako ostavite prekratku govornu poštu, vaš primatelj može pomisliti da nije važna i izbrisati je čak i ne slušajući. Ovo je osobito vjerojatno ako zovete s nepoznatog broja.
- Smisao napuštanja govorne pošte je prisiliti nekoga da vas nazove, a ne istovariti sve podatke koje ste namjeravali podijeliti s njim tokom poziva.
Korak 3. Otvorite najvažnije informacije
Pređite na stvar i budite izričiti u vezi svog razloga za poziv. Ako samo dodirujete bazu, recite to; ako imate prodajnu ponudu ili pratite transakciju ili potvrđujete termin, obavijestite primatelja. Vaš slušatelj će brzo izgubiti interes i može izbrisati poruku ako ga unaprijed ne obavijestite o svojoj namjeni.
- Imate samo malo vremena da iznesete svoje mišljenje. Ako zaobiđete žbun, vaš slušatelj može odustati od poruke prije nego što dođe do bilo koje ključne informacije.
- Mnogo je bolje prenijeti teške vijesti poput "tata je u bolnici" prazno, a ostatak poruke upotrijebiti za utjehu i objašnjenje, nego plesati oko teme i izazvati zabrinutost slušatelja.
Korak 4. Budite lični i organski
Oduprite se porivu da skliznete u oštar, generički zvučni „telefonski glas“. Samo budi pristojan, budi svoj i govori prirodno. Ljudi mogu znati kada im neko pokušava nešto prodati ili se povući na određeni način, i bit će vam mnogo vjerojatnije da će vam dati doba dana ako smatraju da im se približavate ravnopravno.
Zvučajući kao da čitate iz scenarija, ostaviće slušaocu utisak da je to samo još jedan poziv koji morate uputiti
Score
0 / 0
2. dio Kviz
Koliko informacija trebate dati tokom govorne pošte?
Što je manje moguće, na primjer, vaše ime i broj.
Ne! Ne pokušavajte biti tajanstveni u vezi govorne pošte, pogotovo ako zovete s nepoznatog broja. Ako ste previše zagonetni, osoba koju zovete može jednostavno izbrisati vašu govornu poštu kao nevažnu. Odaberite drugi odgovor!
Tek toliko da objasnite zašto bi vas trebali nazvati.
Tačno! Budite sažeti, ali dajte osobi koju zovete dovoljno informacija da zna zašto ste zvali. Veća je vjerovatnoća da će vam se javiti ako niste previše suzdržani ili previše pričljivi. Čitajte dalje za još jedno pitanje iz kviza.
Sve informacije koje biste dali da su podigli slušalicu.
Ne baš! Glasovne poruke nisu zamjena za potpune razgovore. Ako razgovarate duže od 20 ili 30 sekundi, osobi koju ste pozvali vjerovatno će dosaditi ili će je iznervirati, pa vas vjerovatno neće ni nazvati. Odaberite drugi odgovor!
Želite još kvizova?
Nastavite sa testiranjem!
3. dio 3: Odjavljivanje
Korak 1. Postavite posebno pitanje ili zahtjev
Dok zaključujete svoju poruku, navedite zašto želite da vas primatelj nazove. Postavite im precizno pitanje ili podnesite zahtjev koji će ih motivirati da podignu slušalicu. Ako ostanu zbunjeni ili nesigurni u vašu namjeru nakon što su preslušali vašu govornu poštu, to nije učinilo svoj posao.
- Isprobajte izraze poput "Javi mi kako ti se svidio recept koji sam ti poslao" ili "Zanima me da čujem tvoje ideje o ovom prijedlogu."
- Ljudi su motiviraniji da stupe u kontakt kad ste ih izdvojili sa zahtjevom, nego ako jednostavno kažete "nazovi me".
Korak 2. Ponovo unesite svoje ime i podatke za kontakt
Zatvorite svoju poruku tako što ćete slušatelju još jednom dati svoje ime i telefonski broj. Ponovite svoj telefonski broj dva puta kako ne biste imali šanse da pogriješe ili ne zapišu cifru. Uključite i sve pojedinosti koje bi mogle biti korisne kada vam primatelj uzvrati poziv, na primjer kada ćete i kada nećete biti dostupni te kada je najbolje doba dana za pozivanje.
- Napisivanje vašeg telefonskog broja više od dva puta na kraju poziva je pretjerano, pa se čak može protumačiti i kao nepristojno.
- Možda ćete htjeti napisati i svoje prezime ako vas pozivalac nikada prije nije sreo.
- Nećete morati brinuti o ovom koraku ako je vaša poruka ležerna za prijatelja ili rođaka.
Korak 3. Izbjegavajte dugačke završetke
Kad dođe vrijeme za prekid slušalice, nemojte besmisleno ili produžavati poruku bez potrebe. Osim ako se radi o ličnom pozivu voljenoj osobi, nema potrebe nekome poželjeti divan dan. Pažnja primatelja će se smanjivati što duže govorna pošta traje, stoga pokušajte ne izgubiti fokus na kraju. Zahvalite im na vremenu i ostavite sljedeću fazu komunikacije na njima.
- Prijateljska zatvaranja poput "Radujem se što ću vam se javiti" toplija su i stoga efikasnija od općih, komercijalnih poput "ugodan dan".
- Nemojte rekapitulirati ili sažeti svoju poruku na kraju. Ako primatelj mora ponovno čuti određeni detalj, može ga ponoviti kasnije.
Score
0 / 0
3. dio Kviz
Koliko puta trebate izgovoriti svoj telefonski broj na kraju poruke govorne pošte?
Ništa, pod pretpostavkom da ste to rekli na početku poruke.
Ne baš! Da, trebali biste dati svoj broj na početku govorne pošte. Ali čak i tada postoji šansa da je osoba propustila prvi put, pa je dobro da to ponovite na kraju svoje poruke. Kliknite na drugi odgovor da biste pronašli pravi…
Jednom
Close! Izgovoriti svoj broj jednom na kraju poruke definitivno je bolje nego da ga uopće ne izgovorite. U idealnom slučaju, trebali biste to ponoviti više puta kako biste bili sigurni da će osoba to shvatiti. Odaberite drugi odgovor!
Dvaput
Da! Na samom kraju poruke dvaput ponovite svoj broj. To je idealan broj kako biste bili sigurni da ga osoba ispravno čuje, a da pritom ne izgleda napadno ili grubo. Čitajte dalje za još jedno pitanje iz kviza.
Tri puta
Skoro! Ne morate tri puta navesti svoj broj na kraju govorne pošte. Osoba koju zovete dobit će vaš broj s manje ponavljanja od ovoga. I što je još gore, ponavljanje tri ili više puta moglo bi ispasti nepristojno. Pokušajte s drugim odgovorom…
Želite još kvizova?
Nastavite sa testiranjem!
Video - Korištenjem ove usluge neke se informacije mogu podijeliti s YouTubeom
Savjeti
- Razmislite o trenutcima kada ste dobili poruke govorne pošte zbog kojih ste pomislili "šta ta osoba želi?" Ostavite vrstu govorne pošte koju želite da primate.
- Navedite svoju e -adresu ili neki drugi način kontakta pored svog telefonskog broja ako je to važno za vašu interakciju s primateljem.
- Smile! Dolazi, čak i preko telefona.
- Ne zaboravite spomenuti datum ako dijelite vremenski osjetljive podatke.
- Ako zovete o osjetljivoj temi, ograničite podatke koje uvrstite u govornu poštu u slučaju da ih drugi čuju.
- U slučaju hitne situacije ili prirodne katastrofe, upotrijebite odlaznu poruku govorne pošte kako biste obavijestili ljude da ste dobro.
Upozorenja
- Ako pokušavate natjerati nekoga da vam se javi, nemojte spominjati prošle neuspjele pokušaje poziva. Zbog toga ćete se možda činiti iznerviranim, a bit će im i manje ugodno kada se bave vama.
- U profesionalnim okolnostima, uvijek biste trebali ostaviti govornu poštu ako se osoba koju zovete ne javi. Gledanje više propuštenih poziva bez poruka govorne pošte umanjuje važnost vašeg poslovanja.
