Uvijek je frustrirajuće kad morate čekati na odgovor, bilo da se radi o razgovoru za posao, poslovnom prijedlogu ili samo s planovima s prijateljem. Slanje dodatne e-pošte može biti vrlo efikasno u dobijanju tog odgovora, posebno ako podnesete zahtjev nakon razumnog čekanja i napišete ga jasno, sažeto i s poštovanjem. Da biste dodatno poboljšali svoje izglede za uspjeh, učinite što je moguće više "posla nogama" kako biste olakšali stvari primatelju.
Koraci
Metoda 1 od 3: Odabir vremena i mjesta za slanje dodatnih informacija
Korak 1. Sačekajte najmanje 3 radna dana da pošaljete nastavak
Ne postoji univerzalno pravilo koliko dugo trebate čekati prije nego što pošaljete naknadnu poruku e-pošte. Dobro pravilo je 3 radna dana, osim ako je vaša kontakt osoba navela određeni datum kada će odgovoriti. U tom slučaju pričekajte najmanje 1 radni dan nakon tog datuma.
- Na primjer, ako je osoba rekla da će odgovoriti prije ili u utorak 19., pričekajte barem do srijede, 20. da odgovorite.
- Za nastavak razgovora za posao obično je bolje pričekati najmanje 5 radnih dana.
- Nije potrebno računati samo radne dane (to jest, preskakanje vikenda i praznika) prilikom ličnog praćenja.
- Nemojte pretpostavljati najgore poput toga da niste dobili posao ili da ih ne zanima vaš poslovni prijedlog-samo zato što niste dobili brz odgovor. Vaša kontakt osoba je možda jako zaposlena!
Korak 2. Adresirajte e -poruku direktno na svoju kontakt osobu
To je uvijek slučaj s ličnim e-porukama, naravno, i obično je to najbolja strategija za praćenje poslovanja. Ako vam je osoba dala svoje kontakt podatke ili vas pozvala da se s njom obratite, uvijek joj pošaljite poruku (i samo njima).
- Ako vam osoba nije dala svoje kontakt podatke ili vas pozvala da nastavite s njom, pošaljite e-poruku upućenoj osobi za kontakt (poput administrativnog pomoćnika ili koordinatora za zapošljavanje). Zatražite u naslovu predmeta da se poruka uputi osobi s kojom ste ranije imali posla.
- Ako ste s osobom prethodno kontaktirali putem e -pošte, koristite iste adrese e -pošte „do“i „od“kao i prije.
Korak 3. Ne šaljete više od 2 dodatne e-pošte ukupno
Dovoljno je teško znati kada poslati daljnje aktivnosti, pa šta je sa nastavkom? Ako vaše prvo praćenje ostane bez odgovora, pričekajte najmanje 1-2 radna dana da pošaljete drugo praćenje. Ako ova druga poruka ostane bez odgovora, prestanite pratiti ili se obratite nekom drugom u okviru preduzeća.
- Iako možete stvoriti novu prateću poruku ako želite, u redu je i poslati istu poruku kao i vaš originalni nastavak, ali dodajte napomenu na vrhu poput ove: “(Tom: Poslao sam ovu nadogradnju u utorak i nestrpljiv sam da vam se javim u vezi poslovne mogućnosti o kojoj smo razgovarali prošlog četvrtka. Hvala, Jan)”
- Kao opće pravilo, ne brinite uopće (o tome da nećete dobiti posao, itd.) Ako morate poslati 1 daljnju poruku. Brinite se samo ako morate poslati 2 dodatna pregleda. Počnite se više brinuti ako vam se ne javi nakon drugog praćenja!
Korak 4. Uklonite potrebu za praćenjem putem e-pošte s zahvalnicom
Uvijek je ljubazno poslati poruku zahvalnosti dan nakon bilo kojeg poslovnog sastanka-posebno, ali ne samo, razgovora za posao-kao i nakon mnogih scenarija osobnog kontakta. Ako u ovu zahvalu unesete naknadnu napomenu, možda ćete moći potaknuti odgovor, a da nekoliko dana kasnije ne morate poslati zasebnu nadogradnju.
- E-poruka s zahvalnicom može koristiti gotovo isti format i sadržaj kao i naknadna e-poruka, samo s malo više prostora posvećenog zahvaljivanju osobi i malo manje utroška na traženje odgovora.
- Ovo se, međutim, ne računa kao „službeno“praćenje, pa i dalje možete poslati do 2 „stvarna“nastavka ako je potrebno!
Metoda 2 od 3: Oblikovanje naknadnih e-poruka
Korak 1. Obratite se direktno svom prethodnom kontaktu u temi
Ako je vaša tema nejasna ili irelevantna, vaše daljnje djelovanje može završiti nepročitano ili u kanti za smeće. Pažljivo birajte riječi tako da se naslovna tema odmah i eksplicitno poveže s vašom interakcijom s primateljem.
- Jedna od strategija je dodavanje “RE:” u opis vaše prethodne interakcije tako da glasi kao nastavak tog događaja: “RE: Intervju u petak, 23. septembra u 11 sati.”
- Druga mogućnost je da uključite svoje ime, kratak i direktan opis i razlog za vašu e-poštu: "Terry Regula 9/23 Interview Follow-Up".
- Nikada nemojte pretpostavljati da će osoba prepoznati vašu adresu e -pošte i otvoriti poruku. Koristite naslov teme u svoju korist.
Korak 2. Imenujte primaoca u svom pozdravu i zahvalite mu se na kraju
Iako možete biti prikladno neformalni za ličnu naknadnu poruku e-pošte, poslovno praćenje trebalo bi uravnotežiti formalnost poštovanja i bliskost koju ste proizveli iz vaše prethodne interakcije. U većini slučajeva, na primjer, možete pozdraviti osobu po imenu-sve dok se predstavljala kao “Joe Selmon” ili rekla “zovi me Barb”.
- Vaš pozdrav obično može izgledati ovako: „Dragi Joe“ili „Draga Barb“, osim ako smatrate da je prikladnije više formalnosti: „Dragi gospodine Selmon“ili „Dragi dr. Bennet“.
- Za kraj, zahvalite im se posljednji put i upotrijebite svoje ime i prezime: "Hvala, Steve Caraway."
Korak 3. Koristite najviše 3-4 pasusa, svaki od 2-3 rečenice
Što se tiče pisanja nastavka, prijeđite na stvar i brzo stignite! To ne znači pisati samo jednu rečenicu, već znači stvoriti pojednostavljenu e -poštu bez suvišnih sadržaja. Napravite vitke, čiste odlomke u sljedećim redovima (ili slično):
- Pozdrav
- Paragraf 1: hvala i jasna izjava koju pratite.
- Stav 2: kratki pregled detalja vašeg kontakta.
- Stav 3: brza potvrda vašeg interesa ili želje.
- Stav 4: izjava da se „radujete“ažuriranju ili da bi to „bilo zahvalno“.
- Zatvaranje
Korak 4. Navedite sve relevantne informacije koje primalac treba
Uvjerite se da druga osoba mora učiniti što je manje moguće kako bi vas dodatno pratila. Jedini razlog zašto vam se još nisu javili je vjerovatno zato što su bili zauzeti. Dakle, ako moraju pregledati svoje bilješke ili datoteke da bi dobili informacije o vašoj prethodnoj interakciji, veća je vjerojatnost da će zaključiti da im nije vrijedno ni vremena da vam se jave sada.
- Ako ste imali intervju, navedite određeni datum i vrijeme, naziv pozicije, ili vrlo brzo rezimirajte intervju ili odabranu anegdotu ili epizodu iz njega. Na primjer: „Pišem za nastavak našeg intervjua prošlog ponedjeljka, 23. u podne. Vjerojatno se sjećate da sam bio toliko željan pričati o poziciji menadžera prodaje da sam zamalo prosuo kavu po vašem stolu!”
- Obavezno navedite jasne informacije za svaki oblik kontakta za koji želite da ima mogućnost korištenja: e -pošta, telefon/tekst, pošta itd.
Metoda 3 od 3: Biti jasan, sažet i pun poštovanja
Korak 1. Zahvalite primatelju i navedite da ga pratite odmah na početku
Nemojte skrivati činjenicu da pišete nastavak usred e-pošte. Umjesto toga, odmah obavijestite osobu zašto joj se obraćate-i pokažite joj cijenjenje dok to radite!
Pokušajte ovako: „Još jednom hvala što ste odvojili vrijeme za sastanak sa mnom prošlog četvrtka. Pišem da nastavim taj sastanak i vaša razmišljanja o mom prijedlogu."
Korak 2. Ponovno ograničite svoju interakciju i brzo potvrdite svoje interesovanje
Dajte osobi osvježenje u vašem prethodnom kontaktu, posebno u poslovnom scenariju kada znate da je druga osoba vodila mnoge razgovore, sastanke itd. Pobrinite se da se odmah sjete ko ste i o čemu ste razgovarali.
Na primjer: "Bilo mi je zadovoljstvo predstaviti svoj plan za pojednostavljivanje vaših fakturiranja i nadam se da dijelite moj entuzijazam za zajednički rad na njegovoj implementaciji."
Korak 3. Budite izravni i pristojni, nemojte biti uporni, ispričavajući se ili pasivno-agresivni
Nemojte se sramiti nadogradnje! Dobra je stvar potvrditi svoj interes i želju da znate gdje se nalazite, sve dok to činite pristojno i s poštovanjem. Upamtite da niste dužni odgovoriti na svoje uslove, međutim, podnesite zahtjev, a ne zahtjev.
- Iskoristite ovakav ton: "Radujem se što ću čuti u vezi sa stavom dopiranja do zajednice."
- Ne budite hitri: "Obećali ste odgovor do jučer i moram vam se javiti što je prije moguće."
- Ne budite ni pasivno-agresivni: "Pretpostavljam da nisam dobio posao jer mi se nikada niste javili, ali htio bih potvrdu toga."
Korak 4. Pokažite primatelju i recite mu da cijenite njegovo vrijeme
Korišćenje jasne teme i odmah prelazak na tačku vaše e -pošte pokazuje poštovanje prema vremenu druge osobe. Također je dobra ideja jednom ili dvaput u poruci navesti da cijenite vrijeme koje vam posvećuju. Pretjerano laskanje nije potrebno, pa čak ni od pomoći, ali iskazivanje malo poštovanja uvijek poboljšava vaše šanse za brzi odgovor.
- Na primjer: "Znam da ste jako zaposleni u ovo doba godine i cijenim vrijeme koje ste proveli u interakciji sa mnom."
- Ili: „Još jednom hvala što ste odvojili vrijeme da odgovorite na moja pitanja prošlog četvrtka. Imam još samo jedan brzi zahtjev.”
- Ako je osoba bila previše zaposlena da bi vam se javila, pokazati i reći joj koliko cijenite njeno vrijeme je odličan način da je nagovorite da odgovori!
