Ovaj wikiHow će vas naučiti kako spojiti poštu u Microsoft Officeu ili OpenOffice.org. Spajanje pošte je super zgodna funkcija koja vam omogućuje automatsku personalizaciju dokumenta za svakog primatelja kojem se šalje. Na taj način ne morate pojedinačno mijenjati dokument za svakog primatelja. Ušteda je vremena i zaista je jednostavno to učiniti! Koraci u nastavku će vas provesti kroz cijeli proces korak po korak.
Koraci
Metoda 1 od 3: Priprema
Korak 1. Napravite datoteku podataka
To može biti datoteka proračunske tablice, datoteka baze podataka ili čak tekstualni dokument s odgovarajućim oblikovanjem. Najčešće se koriste datoteke proračunskih tablica; ovaj vodič pretpostavlja da koristite proračunsku tablicu.
-
Datoteka s podacima trebala bi sadržavati sve podatke koje ćete morati mijenjati iz kopije u kopiju. Na primjer, ako pišete obrazac, datoteka s podacima sadržavat će imena i moguće adrese svih kojima namjeravate poslati pismo.
Stavite jednu stavku informacija u svaku ćeliju duž reda, tako da se svaka vrsta informacija (ime, prezime, počast itd.) Nalazi u vlastitoj koloni
-
Napravite razumna imena kolona. Spajanje pošte čita podatke u kolonama. Pretpostavit će da je prvi unos u svakoj koloni informacija opći naziv za tu vrstu informacija, pa koristite imena koja za vas imaju smisla.
Na primjer, započnite kolonu s imenima upisivanjem “firstname”, a zatim stavite sva imena ispod nje. Kada vas pitaju koje polje umetnuti u svoje pismo, vidjet ćete “ime” kao opciju i zapamtiti šta se nalazi u toj koloni
- Korisnici Microsoft Officea koji također koriste Outlook za e-poštu mogu umjesto toga koristiti svoj Outlook adresar kao datoteku podataka, ako to žele.
Korak 2. Sačuvajte datoteku podataka
Sačuvajte ga negde gde ga možete lako pronaći i dajte mu ime po nečemu što ćete lako zapamtiti.
Korak 3. Ispišite svoj primarni dokument
Ovo je dokument u koji ćete umetnuti informacije. Na primjer, ako pišete obrazac, primarni dokument je pismo. Bilo koju stavku koju će vam objedinjavanje pošte ispuniti (poput imena) za sada treba ostaviti praznom.
Metoda 2 od 3: Spajanje pošte u MS Office -u
Korak 1. Otvorite okno zadataka spajanja pošte
U svom primarnom dokumentu kliknite okno da biste ga otvorili. Ako ga ne vidite, otvorite izbornik Alati i s popisa odaberite Spajanje pošte.
Korak 2. Odgovorite na pitanja MS Office -a
Alat za spajanje pošte u sustavu Office ima nekoliko koraka osmišljenih da vam olakša život spajanjem datoteka pametnije i preciznije.
- Počnite tako što ćete mu reći kakav dokument pišete. Kliknite na dugme koje najviše odgovara, a zatim kliknite na dugme Dalje.
- Recite mu koji „početni dokument“(primarni dokument) želite koristiti. Ako ste slijedili ove korake, trebali biste moći odabrati "koristi ovaj dokument". Pritisnite Dalje.
Korak 3. Odaberite datoteku za spajanje
Ovo je datoteka podataka koju ste prethodno stvorili. Odaberite odgovarajući radio gumb i kliknite Sljedeće za traženje datoteke i povezivanje s primarnim dokumentom.
Ako želite koristiti Outlook adresar, umjesto toga kliknite tu opciju
Korak 4. Odaberite koje ćete podatke koristiti
Office vam omogućava da odaberete ili poništite odabir redova informacija kako želite. Ovo vam omogućuje da odaberete koje podatke u datoteci s podacima želite spojiti u primarni dokument, što datoteku s vremenom čini sve korisnijom dok je koristite za različite stvari. Kada ste zadovoljni, kliknite Dalje.
Podaci se mogu sortirati klikom na zaglavlja svake kolone. Ovo može biti korisno ako trebate brzo pretraživati mnogo informacija
Korak 5. Umetnite polja podataka
Na sljedećoj stranici okna zadataka od vas će se tražiti da napišete dokument ako to već niste učinili i bit će vam ponuđen niz opcija za umetanje podataka iz datoteke u dokument.
-
Umetnite polje podataka postavljanjem pokazivača na mjesto na koje će polje biti postavljeno, a zatim klikom na odgovarajuće dugme u oknu zadataka da biste ga tamo umetnuli.
Možete izbrisati pogrešno postavljena ili duplicirana polja podataka pritiskom na tipku Delete, isto što i obično slovo ili broj
-
Unapred postavljene opcije se malo menjaju u zavisnosti od vrste dokumenta koji ste rekli Officeu da pišete. Office čini sve da ispuni odgovarajuće podatke iz podataka koje mu date. Na primjer, ako pišete poslovno pismo iz obrasca, možda ćete vidjeti opciju za umetanje bloka adrese, koji uključuje ime i prezime svakog primatelja i punu adresu, uredno organiziranih u nekoliko redaka.
- Neke od unaprijed postavljenih opcija otvorit će vam dodatne prozore za popunjavanje odgovarajućih podataka. Sve je to manje -više jednostavno i lako razumljivo.
- Ako koristite unaprijed postavljenu postavku i čini se da ne možete pronaći prave informacije, kliknite gumb s oznakom "Podudaranje polja" da biste naučili program koji od vaših naziva polja odgovaraju njegovim standardnim nazivima. Na primjer, možete mu pokazati da treba koristiti kategoriju „Prezime“u datoteci s podacima za popunjavanje podataka „Prezime“u bloku adresa.
- Da biste koristili svoja polja, kliknite "više opcija". Moći ćete vidjeti imena koja ste dali svakoj koloni i koristiti ih umjesto njih.
Korak 6. Provjerite svoja slova
Spajanje pošte neće prikazati određene podatke u poljima koja primjenjujete na primarni dokument dok ga ne odštampate, ali Office nudi funkciju pregleda koja vam omogućava da provjerite i provjerite prikazuju li se informacije ispravno u skladu s načinom na koji ste postavili polja u vašem dokumentu. Slobodno ga koristite dok ne budete sigurni da je sve u redu.
Korak 7. Završite spajanje
Završni ekran okna zadatka spajanja pošte obavještava vas da je sve na mjestu i spremno je za ispis vaših dokumenata. Po jednom ispisanom dokumentu pojavit će se jedan skup informacija, a program će odštampati onoliko primjeraka koliko ima skupova informacija.
Ako želite izvršiti pojedinačna uređivanja određenih slova, to možete učiniti i na ovom ekranu okna zadataka tako da prvo kliknete „uredi pojedina slova“
Metoda 3 od 3: Spajanje pošte na OpenOffice.org
Korak 1. Kreirajte bazu podataka
U OpenOffice.org, datoteka baze podataka je uvijek potrebna za spajanje pošte; međutim, i dalje možete prvo stvoriti svoje podatke u proračunskoj tablici.
- U svom primarnom dokumentu otvorite izbornik Datoteka i odaberite stvaranje nove datoteke baze podataka.
- U prozoru koji se pojavi odaberite opciju "poveži se s postojećom bazom podataka". Na padajućem izborniku odaberite "proračunska tablica", a zatim kliknite Dalje.
- Na sljedećem ekranu usmjerite OpenOffice.org do datoteke proračunske tablice koju želite koristiti. Možete izabrati hoće li baza podataka biti zaštićena lozinkom potvrđivanjem okvira ispod lokacije datoteke. Pritisnite Dalje kada budete spremni.
-
Na ovom ekranu odaberite želite li kasnije registrirati bazu podataka radi lakšeg pristupa i odlučite želite li otvoriti datoteku baze podataka za trenutno uređivanje. (Vjerovatno nećete morati ako ste upravo kreirali datoteku proračunske tablice.) Pritisnite Završi da biste spremili bazu podataka.
Obavezno dajte bazi podataka ime koje ćete lako zapamtiti
Korak 2. Unesite polja
Sada kada ste povezali svoje podatke s bazom podataka koju OpenOffice.org može razumjeti, jednostavno je koristiti tu bazu podataka za spajanje pošte, sve dok znate gdje da tražite.
- Iz izbornika Umetanje odaberite 'polja', a zatim 'ostalo …' iz podmenija. Alternativno, možete upisati control-F2.
- U prozoru koji se pojavi kliknite karticu "baza podataka".
-
Kliknite gumb Pregledaj u donjem desnom dijelu prozora i pronađite datoteku baze podataka koju ste upravo stvorili.
Nakon što odaberete svoju bazu podataka, ona će se pojaviti na listi pod nazivom „Izbor baze podataka“na desnoj strani prozora
- S popisa „tip“na lijevoj strani prozora odaberite „polja za spajanje pošte“.
- Kliknite na + pored baze podataka i ispod nje bi se trebala pojaviti datoteka proračunske tablice. Kliknite na + pored to, i vidjet ćete nazive polja koje ste odabrali prilikom izrade proračunske tablice.
-
Odaberite polje koje želite umetnuti i kliknite Umetni da biste ga postavili u primarni dokument.
- Ne zaboravite postaviti kursor na mjesto na koje želite da se vaše polje umetne prije nego što umetnete ili ćete morati izrezati i zalijepiti da biste ga premjestili na pravi položaj.
- Kao i u sustavu Office, tekstualna polja se u vašem primarnom dokumentu tretiraju kao alfanumerički znakovi. Možete ih pomicati razmakom i brisati tipkom za brisanje.
Korak 3. Završite spajanje
Dvaput provjerite da li je svako polje pravilno postavljeno. Kada budete spremni, odštampajte svoj primarni dokument. Spajanje pošte će ispisati jednu kopiju za svaki skup unosa u datoteci koju ste spojili u dokument.
Savjeti
- Programi za obradu teksta često imaju predloške koje možete koristiti za kreiranje primarnih dokumenata.
- Svakako raščlanite polja na što preciznije moguće termine. Na primjer, za ime možete koristiti ljubazni naslov (g., Gospođa, gospođica), ime i prezime. To su tri polja za imena, pa koristite tri zasebne kolone s po jednom vrstom polja u svakoj koloni.
