Ako morate nakratko napustiti ured ili planirate otići na godišnji odmor, možda ćete htjeti obavijestiti ljude koji vam šalju e -poštu da ste odsutni. Ako imate Exchange račun, Outlook dolazi s ugrađenom funkcijom. Ako nemate Exchange račun, i dalje možete automatski odgovarati na e -poštu stvaranjem nekoliko pravila. Slijedite ovaj vodič za postavljanje automatskih odgovora, bez obzira imate li Exchange račun ili ne.
Koraci
Metoda 1 od 4: Outlook 2010/2013
Korak 1. Uključite automatske odgovore
Odaberite mapu Exchange. Odaberite mapu iz svoje trgovine s porukama. Morate imati izabranu fasciklu Exchange da biste videli opciju Automatski odgovori. Otvorite meni Automatski odgovori (van kancelarije). To možete pronaći klikom na karticu Datoteka, a zatim odabirom kartice Informacije.
Korak 2. Konfigurirajte svoje odgovore
U meniju Automatski odgovori potvrdite izbor u polju za potvrdu Pošalji automatske odgovore. Možete podesiti vrijeme dok je pomoćnik aktivan tako da označite okvir i postavite vrijeme i raspon datuma.
Korak 3. Napišite svoje odgovore
Za e -poštu poslanu s vašeg servera za razmjenu koristite karticu Unutar moje organizacije. Za odgovore na e -poruke primljene od bilo koga drugog, koristite karticu Izvan moje organizacije. Kada budete zadovoljni svojim odgovorima, kliknite U redu.
Korak 4. Onemogućite automatske odgovore
Ako postavite raspon datuma za automatske odgovore, pomoćnik će se automatski prekinuti kada period prođe. Ako niste postavili raspon, nastavit će se sve dok ne otvorite izbornik Automatski odgovori i odaberete "Ne šalji automatske odgovore".
Metoda 2 od 4: Outlook 2007
Korak 1. Uključite Office Assistant
Kliknite karticu Alati. U izborniku Alati odaberite Pomoćnik izvan ureda. Potvrdite okvir s natpisom „Slanje automatskih odgovora iz kancelarije“. Možete podesiti vrijeme dok je pomoćnik aktivan tako da označite okvir i postavite vrijeme i raspon datuma.
Korak 2. Napišite svoje odgovore
Za e -poštu poslanu s vašeg servera za razmjenu koristite karticu Unutar moje organizacije. Za odgovore na e -poruke primljene od bilo koga drugog, koristite karticu Izvan moje organizacije. Kada budete zadovoljni svojim odgovorima, kliknite U redu.
Korak 3. Onemogućite pomoćnika izvan kancelarije
Ako postavite raspon datuma za automatske odgovore, pomoćnik će se automatski prekinuti kada period prođe. Ako niste postavili raspon, nastavit će se sve dok ne otvorite izbornik Automatski odgovori i odaberete "Ne šalji automatske odgovore izvan ureda".
Metoda 3 od 4: Outlook 2003
Korak 1. Uključite Office Assistant
U izborniku Alati odaberite Pomoćnik izvan ureda. Označite okvir s natpisom "Trenutno sam izvan ureda."
Korak 2. Napišite svoje odgovore
U okvir s oznakom „Automatski odgovori samo jednom svakom pošiljatelju sa sljedećim tekstom:“unesite odgovor s kojim želite odgovoriti.
Korak 3. Dodajte pravila
Asistentu možete dodati pravila, poput prosljeđivanja poruka od određenih pošiljatelja drugom primatelju. Pritisnite gumb Dodaj pravilo… da biste konfigurirali prilagođeno pravilo. Na primjer, možete stvoriti pravilo koje će prosljeđivati poštu od određenog klijenta vašem saradniku kako se važne e -poruke ne bi propustile dok ste odsutni.
Korak 4. Onemogućite pomoćnika izvan ureda
Asistent izvan ureda nastavit će se sve dok ne otvorite izbornik Automatski odgovori i odaberete “Ne šalji automatske odgovore izvan ureda”.
Metoda 4 od 4: Slanje automatskog odgovora bez Exchange računa
Korak 1. Kreirajte predložak
Bez Exchange računa, opcije automatskog odgovora nisu dostupne. Još je moguće postaviti automatizirani odgovor pomoću predloška i nekoliko pravila. Počnite stvaranjem nove e -pošte. Ovo će biti predložak za vaš automatski odgovor.
- Odaberite temu koja sažeto objašnjava situaciju. Na primjer „Van kancelarije do“. Također možete napisati riječi "automatski odgovor" u Predmetu kako biste primatelja odmah obavijestili da je odgovor automatiziran.
- Napišite kratku poruku. U tekstu e -poruke napišite opću poruku koja se može primijeniti na svakoga ko je primi. Recite primaocu kako da vas kontaktira ili kome drugom da se obrati.
Korak 2. Sačuvajte predložak
Kada budete zadovoljni s porukom, kliknite Spremi kao… U padajućem izborniku „Spremi kao vrstu“odaberite Outlook predložak. Ovo će spremiti datoteku kao predložak koji se učitava u Outlook.
Korak 3. Kreirajte pravila
Da bi automatski odgovor pravilno funkcionirao, morat ćete definirati neka pravila za automatizaciju procesa. U sistemu Office 2003/2007 kliknite na meni Alati i izaberite Pravila i upozorenja. U sistemu Office 2010/2013 kliknite karticu Datoteka, odaberite Informacije, a zatim kliknite Pravila i upozorenja. Ovo će otvoriti meni Pravila e-pošte.
- Pritisnite dugme Novo pravilo. Od vas će se tražiti da odaberete predložak. U odjeljku "Počni od praznog pravila" odaberite "Provjeri poruke kad stignu". Pritisnite Dalje.
- Odredite na koje poruke će se odgovoriti. Ako želite odgovoriti na svaku poruku koju primite u pristiglu poštu, označite okvir "gdje se moje ime nalazi u polju Za". Možete ga suziti određivanjem posebnih poruka ili e -poruka s određenim riječima u temi ili tekstu. Pritisnite Dalje nakon što odaberete
- Učitajte predložak. Odaberite okvir „odgovori koristeći određeni predložak“u sljedećem prozoru da biste učitali poruku koju ste ranije stvorili. Kliknite vezu u opisu okvira za “određeni predložak”. Ovo će otvoriti dijalog s pitanjem gdje tražiti predloške. Odaberite "Korisnički predlošci u sistemu datoteka". Otvorite poruku koju ste ranije kreirali.
- Postavite svoje izuzetke. Nakon što se predložak učita, možete definirati slučajeve kada ne želite da se odgovor šalje, na primjer određenom primatelju ili za određene vrste poruka. Pritisnite Dalje nakon što odaberete.
- Imenujte svoje pravilo. Prije nego što završite, morat ćete postaviti naziv za pravilo. Korisniku je nešto što se lako pamti, tako da možete brzo onemogućiti pravilo u budućnosti. Označite okvir "Uključi ovo pravilo" da biste aktivirali pravilo, a zatim kliknite Završi.
Korak 4. Onemogućite pravilo
Kada se vratite u ured, možete onemogućiti pravilo ponovnim otvaranjem menija Pravila i upozorenja. Odaberite pravilo Out of Office koje ste stvorili sa popisa aktivnih pravila, a zatim kliknite gumb Izbriši.
Video - Korištenjem ove usluge neke se informacije mogu podijeliti s YouTubeom
Savjeti
- Organizacija se obično definira kao vaša kompanija i uključuje ljude koji imaju Exchange Server račun na vašem sistemu e-pošte.
- Meni Alati se pojavljuje u glavnom prozoru programa Outlook. Glavni prozor je isti prozor koji se pojavi kada pokrenete Outlook i uključuje menije Datoteka, Uređivanje, Prikaz, Idi, Alati, Radnje i Pomoć. Ne postoji meni Alati u prozorima u kojem kreirate ili pregledavate stavke poput poruka e-pošte, kontakata ili zadataka.
- Kada je potvrđen okvir Automatski odgovor ljudima izvan moje organizacije, kartica Izvan moje organizacije prikazuje (Uključeno) pored naziva kartice.
- Kontakt mora postojati u fascikli Kontakti servera Exchange Server. Ako kontakt postoji samo u mapi koja je dio datoteke ličnih mapa (.pst), poruka za automatski odgovor neće biti poslana.
