E -pošta je brz i jednostavan način da stupite u kontakt sa kolegama i drugim poslovnim saradnicima i efikasno je sredstvo za zakazivanje svih vrsta sastanaka. Bilo da pokušavate zakazati sastanak sa kolegom, nadređenim ili potpunim strancem, prvo morate formatirati e -poštu s jasnom linijom teme i tekstualnim tekstom. Nakon što ste odjavili svoju e-poštu i poslali poruku, pričekajte 3-5 dana prije nego što pošaljete dodatni odgovor.
Koraci
Metoda 1 od 2: Formatiranje e -pošte
Korak 1. Navedite u predmetu tema koje želite upoznati
Jasno navedite svoju svrhu u predmetu poruke e -pošte, tako da primalac odmah zna da biste se željeli s njim sastati. Izbjegavajte upotrebu nejasnih jezika poput „Sastanak“ili „Moguće vrijeme sastanka“. Umjesto toga, koristite određene datume i vremenske okvire u retku predmeta kako bi vaš primalac odmah znao šta može očekivati.
Na primjer, upišite nešto poput ovoga: „Zahtjev za sastanak za 17.5. U 11:00“
Korak 2. Upotrijebite odgovarajući pozdrav za početak svoje e -pošte
Pokušajte koristiti standardni, formalni pozdrav kada počnete pisati svoju poruku. Ako se obraćate javnom službeniku ili drugoj uglednoj osobi koju nikada niste upoznali, upotrijebite njihov puni naslov u naslovu. Ako kontaktirate suradnika ili nadređenog, upotrijebite počast kao što je "gospodin", "gospođa", "Mx." Ili "gospođica". Kao opće pravilo, pokušajte upotrijebiti pozdrave poput “Poštovani”, “Zdravo” i “Zdravo” da započnete svoju e -poštu.
- Ako se obraćate općoj službi ili grupi umjesto pojedincu, umjesto toga upotrijebite “Koga se to može odnositi”.
-
Na primjer, ako ste se obratili svom nadređenom, pokušajte pozdrav sastaviti ovako:
“Dragi gospodine Jackson, Nadam se da će vam ovaj email dobro doći! Htio sam vam se obratiti u vezi mogućeg sastanka.”
Korak 3. Predstavite se ako se sastajete sa potpunim strancem
Posvetite svoj prvi odlomak kratkom uvodu ako pišete javnom službeniku ili drugoj osobi koju nikada prije niste sreli. Fokusirajte se na svoje ime, položaj i profesionalnu vezu kako bi primalac znao ko ste i zašto mu se obraćate. Ako kontaktirate nekoga koga već poznajete, poput šefa ili suradnika, nemojte se osjećati dužnim uključiti uvodni odlomak.
- Vašem uvodu ne bi trebalo dugo čitati.
-
Pokušajte napisati ovako nešto:
Poštovana gospođo Atkins, Moje ime je Sarah Clement i radim u Skloništu za životinje okruga Jones.
Korak 4. Opišite razlog sastanka i njegovu ukupnu važnost
Na početku e -poruke (nakon vašeg uvoda, ako ste odabrali da ga uključite) navedite vrstu sastanka koji želite imati s primateljem i hoće li to biti formalna ili ležerna veza. Nakon što objasnite čemu služi sastanak, proširite zašto je sastanak važan za zadatak koji pokušavate dovršiti. Pokušajte da vaše objašnjenje bude kratko, jer primalac možda neće imati mnogo vremena da pregleda vašu e -poštu.
Na primjer, pokušajte napisati nešto poput ovoga: „Možete li se sastati sa mnom sljedeće sedmice kako bismo razgovarali o predstojećoj akciji usvajanja? S obzirom da ste trenutni financijski savjetnik prihvatilišta za životinje, vjerujem da biste mogli pružiti mnogo uvida u radni budžet organizacije za događaj.”
Korak 5. Predložite moguće mjesto i vrijeme vašeg sastanka
Pokušajte smisliti mjesto koje je dobro poznato i lako dostupno primatelju. Ako radite u istoj zgradi ili na općoj lokaciji kao i osoba kojoj šaljete e -poštu, provjerite možete li se sresti za vrijeme pauze za ručak. Ako vi i primatelj ne živite ili ne radite na obližnjoj lokaciji, pokušajte predložiti restoran ili drugo javno mjesto gdje biste se mogli sastati. Osim toga, navedite niz vremena koja vam odgovaraju, tako da vam primatelj može lakše reći njihovu dostupnost.
- Ako oboje imate zauzete rasporede, razmislite o zakazivanju sastanka telefona ili video konferencije.
- Na primjer, nacrtajte nešto poput ovoga: „Biste li mogli ove sedmice svratiti do azila za životinje? Bit ću na recepciji svaki dan od 9 do 5.”
Korak 6. Zatražite da primalac odgovori na vašu poruku
Budući da tehnički zakazujete događaj, ljubazno zamolite primatelja da odgovori s njegovom dostupnošću. Ako kontaktirate osobu koja je posebno zaposlena, imajte na umu da će im možda trebati dan ili dva da odgovore. nazad.
Na primjer, recite nešto poput ovoga: "Ako biste mi mogli javiti vašu dostupnost za sljedeću sedmicu, bio bih vam zahvalan!"
Korak 7. Koristite srdačan završni jezik pri završetku e -pošte
Nacrtajte završnu rečenicu koja će ponoviti svrhu vaše e -pošte, tako da primalac jasno razumije svrhu sastanka. Prijateljskim tonom odjavite svoju e -poštu, koristeći izraze poput "S poštovanjem", "Hvala" ili "Najljepše želje". Nakon što ste napisali odjavu, ostavite potpis ispod svog imena koji ponavlja vašu poziciju ili trenutnu karijeru.
- Isporučite svoj jezik primaocu. Ako razgovarate sa kolegom, odjava poput "Vidimo se uskoro" imala bi više smisla nego "S poštovanjem". Ako kontaktirate nadređenog, "Iskreno" ili "Najbolje želje" bilo bi prikladnije od slučajnog odjavljivanja poput "Vidimo se".
-
Na primjer, napišite nešto ovako:
Radujem se što skorijem susretu s vama jer želim da ova akcija usvajanja bude što uspješnija.
S poštovanjem, Sarah Clement
Koordinator aktivnosti, Sklonište za životinje okruga Jones
Korak 8. Uključite sve relevantne priloge koji se odnose na sastanak
Priložite dokumente, proračunske tablice ili druge relevantne datoteke koje bi mogle pomoći primatelju u pripremi za sastanak. Ako se obraćate nekome u vezi s kompleksnom temom, uključite sve brošure ili tehničke listove koji će pomoći primatelju da razumije temu sastanka.
Na primjer, ako razgovarate o promjenama budžeta za predstojeći događaj, možda biste htjeli uključiti proračunsku tablicu proračuna za prethodnu godinu
Korak 9. Koristite profesionalni jezik i odgovarajuću gramatiku u cijeloj poruci e -pošte
Pročitajte svoju poruku na bilo kakve očite gramatičke i pravopisne greške, tako da vaš konačni nacrt izgleda što je moguće uglađenije i čišće. Osim toga, uklonite sve skraćenice ili sleng zbog kojih poruka izgleda ležernije ili teže razumljiva. Ako vaš konačni nacrt ne izgleda i zvuči profesionalno, primatelj možda vaš zahtjev neće shvatiti ozbiljno.
Iako emotikoni mogu biti zabavni za upotrebu u tekstovima i ležernim porukama e -pošte, ne biste ih trebali koristiti za traženje sastanka
Metoda 2 od 2: Pratite primaoca
Korak 1. Napravite naknadnu e-poruku ako vam se primalac ne javi u roku od 3-5 dana
Dajte primatelju nekoliko dana da pročita i odgovori na vaš zahtjev. Ako ne odgovorite u roku od jedne radne sedmice, pošaljite osobi kratku poruku e -pošte kako biste je podsjetili da čekate odgovor. Naglasite da ste zahvalni na prilici da ih upoznate i da ste zahvalni na njihovom vremenu.
- Dodatni pozivi su takođe efikasan način da se prijavite kod osobe sa kojom pokušavate da se sastanete.
- Na primjer, nacrtajte nešto poput ovoga: „Samo sam htjela razgovarati s vama u vezi sa mojim zahtjevom za sastanak. Kad budete imali slobodnog trenutka, možete li mi reći koliko ste raspoloživi za sastanak sljedeće sedmice?”
Korak 2. Izoštrite detalje sastanka u dodatnoj e -poruci
Pregovarajte o rasporedu drugih osoba nakon što odgovore. Zabilježite dostupnost druge osobe i potvrdite vrijeme sastanka na datum kada ste oboje dostupni. Pokušajte potvrditi datum i vrijeme unutar 1-2 e-pošte kako biste izbjegli zabunu i nered u prijemnom sandučetu.
- Pokušajte biti što fleksibilniji. Ako se obraćate zaposlenoj osobi, možda se neće moći odmah sastati s vama.
- Nemojte zakazivati sastanak u zadnji čas. Ako je primalac zauzet, možda nećete moći dogovoriti datum sastanka.
Korak 3. Pošaljite podsjetnik ili potvrdu nekoliko dana prije sastanka
Ako želite biti dodatno pripremljeni prije zakazanog sastanka, pokušajte primatelju poslati podsjetnik putem e -pošte s potvrdom. Nemojte ovu e-poruku predugo postavljati-umjesto toga navedite dan, vrijeme i mjesto na koje planirate sastanak kako biste još jednom provjerili je li sastanak još uvijek prema rasporedu.
-
Na primjer, napišite nešto ovako:
Samo sam htio potvrditi da se još uvijek sastajemo 17. maja u 11 sati u skloništu za životinje okruga Jones.
