Ovaj wikiHow vas uči kako automatizirati izvještavanje o podacima u programu Microsoft Excel. Za vanjske podatke, ovaj wikiHow će vas naučiti kako postavljati upite i stvarati izvještaje iz bilo kojeg vanjskog izvora podataka (MySQL, Postgres, Oracle itd.) Iz vašeg radnog lista pomoću Excel dodataka koji povezuju vaš radni list s vanjskim izvorima podataka.
Za podatke koji su već pohranjeni na radnom listu programa Excel, pomoću makroa ćemo sastavljati izvještaje i izvoziti ih u različite vrste datoteka pritiskom na jednu tipku. Srećom, Excel dolazi s ugrađenim snimačem koraka, što znači da nećete morati sami kodirati makroe.
Koraci
Metoda 1 od 2: Za podatke koji se već nalaze u Excelu
Korak 1. Ako su podaci o kojima trebate izvještavati već pohranjeni, ažurirani i održavani u Excelu, možete automatizirati tijekove izvještavanja pomoću makronaredbi
Makroi su ugrađena funkcija koja vam omogućuje automatizaciju složenih i ponavljajućih zadataka.
Korak 2. Otvorite Excel
Dvaput kliknite (ili kliknite ako ste na Mac računalu) ikonu aplikacije Excel koja podsjeća na bijeli "X" na zelenoj podlozi, a zatim kliknite Prazna radna sveska na stranici sa predlošcima.
- Na Macu ćete možda morati kliknuti File a zatim kliknite Nova prazna radna sveska u rezultirajućem padajućem izborniku.
- Ako već imate Excel izvještaj koji želite automatizirati, umjesto toga dvaput kliknite datoteku izvješća da biste je otvorili u Excelu.
Korak 3. Unesite podatke svoje proračunske tablice ako je potrebno
Ako niste dodali oznake stupaca i brojeve za koje želite automatizirati rezultate, učinite to prije nego nastavite.
Korak 4. Omogućite karticu Developer
Prema zadanim postavkama, Developer kartica se ne prikazuje na vrhu prozora programa Excel. Možete ga omogućiti na sljedeći način, ovisno o operativnom sistemu:
- Windows - kliknite File, kliknite Opcije, kliknite Prilagodite vrpcu na lijevoj strani prozora označite okvir "Developer" u donjoj desnoj strani prozora (možda ćete se prvo morati pomaknuti prema dolje) i kliknite uredu.
- Mac - kliknite Excel, kliknite Postavke…, kliknite Traka i traka s alatima, označite okvir "Developer" na listi "Main Tabs" i kliknite Save.
Korak 5. Kliknite Developer
Ova kartica bi sada trebala biti na vrhu prozora programa Excel. Time ćete otvoriti traku s alatima pri vrhu prozora programa Excel.
Korak 6. Kliknite Snimanje makroa
Nalazi se na traci sa alatkama. Pojavit će se skočni prozor.
Korak 7. Unesite naziv za makro
U okvir za tekst "Naziv makronaredbe" upišite naziv makronaredbe. To će vam pomoći da kasnije identificirate makro.
Na primjer, ako kreirate makro koji će od vaših dostupnih podataka napraviti grafikon, možete mu dati naziv "Chart1" ili slično
Korak 8. Kreirajte kombinaciju tipki prečaca za makro
Pritisnite tipku ft Shift zajedno s drugom tipkom (npr. Tipkom T) da biste stvorili prečicu na tipkovnici. Ovo ćete koristiti za kasnije pokretanje makronaredbe.
Na Macu će kombinacija prečaca završiti kao ⌥ Option+⌘ Command i vaš ključ (npr. ⌥ Option+⌘ Command+T)
Korak 9. Pohranite makro u trenutni Excel dokument
Kliknite padajući okvir "Pohrani makro u", a zatim kliknite Ova radna sveska kako bi se osiguralo da će makro biti dostupan svima koji otvore radnu knjigu.
Da biste makro spremili, morat ćete spremiti Excel datoteku u posebnom formatu
Korak 10. Pritisnite OK
Nalazi se pri dnu prozora. Na taj način ćete sačuvati postavke makroa i prebaciti vas u način snimanja. Svi koraci koje poduzmete od sada do zaustavljanja snimanja bit će snimljeni.
Korak 11. Izvedite korake koje želite automatizirati
Excel će pratiti svaki klik, pritisak na tipku i opciju oblikovanja koju unesete i dodati ih na popis makronaredbi.
- Na primjer, za odabir podataka i stvaranje grafikona od njih, označite svoje podatke, kliknite Insert pri vrhu prozora programa Excel kliknite tip grafikona, kliknite format grafikona koji želite koristiti i uredite grafikon prema potrebi.
- Ako želite koristiti makro za dodavanje vrijednosti iz ćelija A1 kroz A12, kliknite na praznu ćeliju, upišite = SUM (A1: A12) i pritisnite ↵ Enter.
Korak 12. Pritisnite Zaustavi snimanje
To je u Developer traka sa alatkama kartice. Ovo će zaustaviti snimanje i sačuvati sve korake koje ste preduzeli tokom snimanja kao pojedinačni makro.
Korak 13. Spremite svoj Excel list kao datoteku s omogućenim makroima
Kliknite File, kliknite Sačuvaj kaoi promijenite format datoteke u xlsm umjesto xls. Zatim možete unijeti naziv datoteke, odabrati lokaciju datoteke i kliknuti Save.
Ako to ne učinite, makro neće biti spremljen kao dio proračunske tablice, što znači da drugi ljudi na različitim računarima neće moći koristiti vaš makro ako im pošaljete radnu knjigu
Korak 14. Pokrenite svoj makro
Pritisnite kombinaciju tipki koju ste stvorili kao dio makronaredbe da biste to učinili. Trebali biste vidjeti da se vaša proračunska tablica automatizira prema koracima vašeg makroa.
Makro možete pokrenuti i klikom na Makroi u Developer karticu, odabirom naziva makronaredbe i klikom na Trči.
Metoda 2 od 2: Za vanjske podatke (MySQL, Postgres, Oracle itd.)
Korak 1. Preuzmite Kloudio -ov Excel dodatak sa Microsoft AppSource
To će vam omogućiti da stvorite trajnu vezu između vanjske baze podataka ili izvora podataka i vaše radne knjige. Ovaj dodatak radi i s Google tablicama.
Korak 2. Stvorite vezu između svog radnog lista i vanjskog izvora podataka klikom na dugme + na portalu Kloudio
Upišite detalje svoje baze podataka (tip baze podataka, vjerodajnice) i odaberite sve mogućnosti sigurnosti/šifriranja ako radite s povjerljivim podacima ili podacima kompanije.
Korak 3. Nakon što uspostavite vezu između radnog lista i baze podataka, moći ćete postavljati upite i sastavljati izvještaje iz vanjskih podataka bez napuštanja Excela
Kreirajte prilagođene izvještaje s portala Kloudio, a zatim ih odaberite s padajućeg izbornika u programu Excel. Zatim možete primijeniti sve dodatne filtere i odabrati učestalost osvježavanja izvješća (tako da možete automatski ažurirati svoju proračunsku tablicu svake sedmice, dana ili čak sata.)
Korak 4. Osim toga, možete unijeti podatke i na povezani radni list i zatražiti da podaci ažuriraju vaš vanjski izvor podataka
Napravite predložak za prijenos s portala Kloudio i moći ćete ručno ili automatski prenijeti promjene u proračunskoj tablici na vanjski izvor podataka.
Video - Korištenjem ove usluge neke se informacije mogu podijeliti s YouTubeom
Savjeti
- Preuzimajte Excel dodatke samo s Microsoft AppSource -a, osim ako ne vjerujete dobavljaču treće strane.
- Makroi se mogu koristiti za bilo što, od jednostavnih zadataka (npr. Dodavanje vrijednosti ili stvaranje grafikona) do složenih (npr. Za izračunavanje vrijednosti ćelije, stvaranje grafikona od rezultata, označavanje grafikona i ispis rezultata).
- Prilikom otvaranja proračunske tablice s uključenim makroom, možda ćete morati kliknuti Omogući sadržaj u žutom natpisu pri vrhu prozora da biste mogli koristiti makro.
Upozorenja
- Makroi se mogu koristiti zlonamjerno (npr. Za brisanje datoteka na računaru). Nemojte pokretati makroe iz nepouzdanih izvora.
- Makroi će doslovno implementirati svaki korak koji napravite tokom snimanja. Pazite da slučajno ne unesete pogrešnu vrijednost, otvorite program koji ne želite koristiti ili obrišete datoteku.
