Otvaranje pristigle pošte može biti poput otvaranja Pandorine kutije s neodgovarajućom gramatikom, lošim pravopisom i lošim ukusom. Razmislite kakav utisak vaša e -pošta ostavlja na druge; uvijek je pravo vrijeme da svoju e -poštu izdvojite iz paketa. Slijedite ove korake i poboljšajte etiketu e -pošte.
Koraci
Korak 1. Neka vaša e -pošta bude sažeta, razgovorna i fokusirana
Teže je čitati slova na ekranu računara nego na listu papira, pa neka e -poruke budu kratke i tačne. Iako ne postoji idealna dužina e-pošte, neka rečenice budu kratke, oko 8-12 riječi i ostavite razmak između odlomaka.
U radnoj e -pošti prijeđite na stvar: "Nadam se da ćete …" "Mislim da bismo trebali …" itd. odmah napred, navodeći slučaj u sledećim redovima. Mnogi ljudi pročitaju samo prvih nekoliko redaka prije nego što se odluče odgovoriti ili spremiti za kasnije. Te linije bi trebale dati dovoljno "mesa" da omoguće informiranu odluku. Za lične e -poruke često je dobra ideja otvoriti ih kratkom ličnom bilješkom prije nego što pređete na glavnu temu vaše e -pošte
Korak 2. Izbjegavajte elegantno oblikovanje
Promjena fontova i boja, umetanje lista znakova za nabrajanje ili upotreba HTML -a mogu učiniti da e -poruka izgleda bizarno ili da je učini nečitljivom za primatelja, čak i ako oblikovanje izgleda dobro na vašem računaru. Pojednostavi.
Korak 3. Ograničite privitke
Nemojte dodavati privitke osim ako je to zaista potrebno. Neka prilozi budu što manji. Većina aplikacija za e -poštu može slati i primati privitke do 1 MB, ali sve preko toga može biti muka za vas ili primatelja, pa čak i za manje datoteke može biti potrebno puno vremena da se otvore ako je primateljeva veza s e -poštom spora. Ako trebate poslati veću datoteku, komprimirati je ili zakopčati ili upotrijebiti mrežne usluge koje će vam pomoći slati velike datoteke poput YouSendIt.com. Ako trebate poslati više stranica, kao što su planovi sastanaka ili ispravke velikog teksta, pošaljite faks ili otkucani skup stranica u pismu.
- Ne zatvarajte privitke e -pošte ako nije potrebno. Osim ako je prilog prevelik za slanje, riskirate da izgubite vrijeme primatelja i eventualno ga spriječite u pristupu vašim prilozima. Mnogi mobilni uređaji ne mogu dekomprimirati zip datoteke. Osim toga, to je suvišno jer su mnoge uobičajene datoteke poput.xlsx,.docx,.pptx (MS Excel, Word i Powerpoint) već u komprimiranom formatu.
- Imajte na umu da mnogi ljudi ili preduzeća neće otvoriti priloge od nekoga koga ne poznaju, a neki računi e -pošte postavljeni su za automatsko slanje e -poruka s prilozima u mapu sa neželjenom poštom, pa ako se, na primjer, prijavljujete za posao, obavezno slijedite upute primatelja u vezi s prilozima. Ako nema uputa, pošaljite drugu e -poruku kako biste primatelja obavijestili da ćete poslati e -poruku s privitkom.
Korak 4. Razmislite prije nego što pošaljete
Ne šaljite e-poštu ako ste emotivni. Slobodno napišite temu i tekst e -pošte, a zatim ih spremite. Dodajte primaoce i pošaljite ih tek nakon što ste imali vremena da razmislite o tome šta šaljete; možda ćete se predomisliti i bit će vam bolje zbog toga.
E-pošta je također postala alat za traženje ili govorjenje ljudima stvari koje inače nikada ne biste rekli licem u lice (ikada se zapitate zašto instinktivno na internetu postanete druga osoba?). Ako šaljete nekoga bilo šta, pročitajte ga ponovo i zapitajte se biste li im ovo rekli da su tik do vas ili licem u lice. Ako se radi o osjetljivoj temi, pročitajte je dva puta.
Korak 5. Budite oprezni pri korištenju kratica i emotikona
To može biti prihvatljivo u neformalnoj e-pošti, na primjer kod prijatelja. Međutim, u službenom pismu ne biste morali nekome reći da se "glasno smijete", ljudima bi to moglo biti neprikladno i mogli bi osjetiti da ste neozbiljni.
Neke skraćenice, poput "BTW" za "By the Way", obično se koriste u e -porukama i općenito su prihvatljive, osim u formalnim, profesionalnim e -porukama
Metoda 1 od 3: Pisanje novih e-poruka
Korak 1. Pravilno koristite polja primaoca
Očekuje se da će adresati u polju "do" poduzeti mjere, a oni u "CC" da informiraju kolege ili šefove.
- Budite pažljivi pri traženju AKCIJE od više osoba u polju "Za:". To može dovesti do više napora za isti zadatak ili do napora jer se pretpostavlja da netko drugi rješava zahtjev.
- Ako šaljete e-poštu na listu osoba čije adrese želite zadržati privatnima, stavite ih sve u polje BCC, a vlastitu adresu u polje "do".
- Ako želite nekoga izbaciti iz teme (na primjer, ako vas je upoznao s nekim drugim, a sada vi i ta osoba razrađujete neke detalje i ne želite zaglaviti inbox uvodnika) adresa osobe iz polja "do" ili CC do polja BCC.
Korak 2. Neka tema bude korisna
Dobra tema daje koristan sažetak sadržaja e -poruke i čitatelja brzo priprema. Primljene pošte e -pošte često su pretrpane pa dobra linija predmeta pomaže primatelju da odredi prioritet vaše e -pošte. Također pomaže u sprječavanju brisanja e -pošte prije nego što je i pročitana. Budući da je primatelj prva stvar koju vidite, neka ne bude grešaka, sažeta i izbjegavajte općenite retke poput "Zdravo", "Šta ima" ili ime primatelja (ovo drugo mogu blokirati filtri protiv neželjene pošte).
Izbjegavajte davanje prioriteta vašim porukama primatelju. Izbacite naviku da svaku e -poštu označite kao "Hitno!" ili "Visoki prioritet" ili će se vaše e-poruke na kraju tretirati kao dječak koji je zaplakao vuk i svi će biti zanemareni. Iritirajuće je i drsko pretpostaviti da je vaš zahtjev za e-poštu veći u redu od bilo koga drugog, posebno u Radni kontekst. Budite dovoljno ljubazni da primatelju date zasluge za to što je sam smislio kako prioritizirati vašu poruku
Metoda 2 od 3: Odgovaranje na e-poštu
Korak 1. Pazite koga kopirate na odgovore
Ako odgovorite na poruku, a zatim CC: treću stranu koju izvorni pošiljalac nije uključio, budite sigurni da originalni pošiljatelj zbog toga neće biti uznemiren. Ove informacije su možda bile "samo za vaše oči". Ovo je posebno važno ako je originalni pošiljalac vaš nadzor nad radom. Budite oprezni pri upotrebi BCC -a:. Ovo može imati negativan efekat ako osoba koja je na BCC -u odgovori, a da nije videla da je njena kopija slepa.
Korak 2. Odredite kome treba da odgovorite
E -poruke koje vam se šalju samo općenito zahtijevaju da odgovarate samo pošiljatelju, ali za e -poruke poslane nekolicini osoba možda ćete morati odabrati opciju "Odgovori svima" da biste svoj odgovor poslali svima. Budite razumni; korištenjem "Odgovori svima" cijelo vrijeme stvara se povrat u izobilju i ostavljaju poruke koje propadaju u pretincima mnogih ljudi. Uzmite u obzir posljedice primanja e -pošte, hitnog odgovora svima i proslijedi se dvadeset osoba, a zatim tih dvadeset ljudi odgovori svima; može se vrlo brzo spojiti u stotine hiljada poruka e -pošte i svi se osjećaju prisiljenim pritisnuti „odgovori svima“kao način da se svi drže u toku jer niko ne zna kome je namijenjeno da čita, a ko ne.
Korak 3. Dobro razmislite prije nego što odgovorite i samo se zahvalite
Neki ljudi ne žele e -poštu s natpisom "Hvala". Potrebno je dodatno vrijeme za otvaranje e -pošte i čitanje samo da biste pročitali ono što već znate. Neki ljudi uključuju redak koji kaže "NTN" - "No Thanks Needed."
Korak 4. Sažmite duge diskusije
Prelistavanje stranica odgovora radi razumijevanja rasprave je dosadno. Umjesto nastavka prosljeđivanja niza poruke, odvojite minutu da ga sažete za svoje čitatelje.
Korak 5. Obavezno uključite informacije na koje odgovarate
Mnogi ljudi i kompanije svakodnevno pišu i odgovaraju na stotine e -poruka. Izbjegavajte slanje nejasne e -pošte koja kaže samo 'Da'. Uključite pitanje koje je primalac postavio kako bi znao na šta odgovarate. Izbjegavajte da primalac skroluje dolje više od jedne poruke u istoriji.
Korak 6. Odmah odgovorite
Ako trebate nešto istražiti ili razmisliti prije nego što odgovorite na e -poruku, ili ako ste previše zauzeti da biste odmah napisali potpuni odgovor, pošaljite kratak odgovor u kojem će pošiljatelj znati da ste dobili e -poruku i obavijestiti vas kada ćete odgovoriti.
Korak 7. Budite proaktivni
Kada odgovarate na e -poruku, možete uštedjeti svima neko vrijeme predviđanjem bilo kakvih pitanja ili nedoumica koje vaš odgovor može izazvati. Obratite im se u svom odgovoru prije nego što neko mora poslati novu e -poruku da pita o njima.
Metoda 3 od 3: Neke osnovne stvari koje ne trebate
Korak 1. Nemojte prosljeđivati privatne e -poruke
Na primjer, izbjegavajte prosljeđivanje e-pošte koja sadrži tajnu, posebno ako osoba kojoj šaljete e-poštu to ne želi. To može uzrokovati da primatelj izgubi povjerenje u vas, a vaš odnos bi mogao biti poremećen. Vi sigurno ne želite da se to dogodi.
Korak 2. Ne širite glasine o ljudima
Ako ste u iskušenju da to učinite, stavite se na mjesto druge osobe i razmislite kako biste se osjećali da ta osoba širi glasine o vama. Na primjer, ako vaš prijatelj ima reputaciju zlog i šefovog, razmislite o tome kako biste se osjećali da je vaš prijatelj ispričao drugim prijateljima o jednom od vaših hirova. Ne biste bili baš sretni, zar ne?
Korak 3. Izbjegavajte raspravu o privatnom poslu ljudi
Na primjer, izbjegavajte obavijestiti svoju prijateljicu da je njena prijateljica raskinula s bivšim dečkom. E -pošta nije potpuno privatna, pa je moguće da je osoba o čijem poslu razgovarate mogla vidjeti e -poštu i naljutiti se na vas i/ili se osramotiti, što bi moglo poremetiti vaš odnos s tom osobom.
Korak 4. Izbjegavajte paljenje
Plamen je u osnovi uvreda koja se šalje na internet kako bi vas uvrijedila, pa je važno ne slati plamen drugim ljudima niti započinjati plamene ratove. Ovo bi moglo naljutiti drugu osobu, a mogli biste i zbog toga suspendirati svoj račun.
Korak 5. Izbjegavajte dijeljenje ličnih podataka drugih bez dozvole
To može biti bilo šta, od dobi osobe do naziva škole u koju ide. Stavite se na mjesto druge osobe - kako biste se osjećali da je neko vašem prijatelju dao adresu vaše kuće? Ne biste bili jako sretni, stoga obavezno pribavite dozvolu prije nego podijelite nečije lične podatke s drugima putem e -pošte, ili to uopće ne činite.
Korak 6. Nemojte slati e -poštu kada ste ljuti
To će pokazati da ste ljuti i da možete uznemiriti osobu. Na primjer, ako ste ljuti na nekoga na poslu i pošaljete toj osobi e -poruku sa velikim pismom, to može izazvati iritaciju osobe kojoj ste poslali e -poruku. Ista je stvar s odgovaranjem na e -poštu; ako ste ljuti na nekoga što vam je poslao određenu poruku, odložite odgovor dok se ne smirite.
Sample Emails
Primjer e -pošte s podsjetnikom na konferencijski poziv
Podržite wikiHow i otključajte sve uzorke.
Uzorak e -pošte s opisom novih pravila
Podržite wikiHow i otključajte sve uzorke.
Uzorak profesora e -pošte o pitanju
Podržite wikiHow i otključajte sve uzorke.
Video - Korištenjem ove usluge neke se informacije mogu podijeliti s YouTubeom
Savjeti
- Standardni fontovi olakšavaju čitanje. Na primjer, Arial, Cambria i Narrow. Neka veličina fonta bude normalna, općenito ne veća od 15. Ako trebate privući pažnju na poseban ili naglašen način, koristite podebljane ili kurzivne fontove. Ovo je beskrajno bolje od vike kroz sve velike gradove.
- Ako vam je poslan plamen, odmah ga izbrišite kako biste izbjegli početak plamena.
- Upamtite da se vaš ton ne može čuti u e-pošti. Jeste li ikada pokušali sarkazam u e-pošti, a primatelj je to shvatio na pogrešan način? Poruke e-poštom ne prenose nijanse verbalne komunikacije. U pokušaju da zaključe ton glasa, neki ljudi koriste emotikone, ali ih koriste umjereno kako ne biste djelovali neprofesionalno.
Također, nemojte pretpostavljati da će korištenje smajlića emotikona ukrotiti tešku poruku.
- Izbjegavajte korištenje e-pošte kao sredstva za izbjegavanje osobnog kontakta. "Poslali smo vam e -poruku" često može biti najneugodnija rečenica za bilo koga. Slanje e-pošte ne bi trebalo izbjeći ideju kontakta licem u lice, pa čak ni telefonske razgovore. Također se suzdržite od korištenja e-pošte kako biste izbjegli neugodnu situaciju poput izvinjavanja ili prikrivanja greške.
- Ljubazno okončajte svoju e -poštu. Zatvaranje izjavom poput "Najbolje želje", "Sretno" ili "Unaprijed hvala na pomoći" može omekšati čak i grubu poruku e -pošte i izazvati povoljniji odgovor.
- Pazite pri traženju računa. Iako postoje određeni slučajevi kada bi prijem mogao biti potreban radi vođenja evidencije ili dokaza o prijemu, to je većinom samo iritantno i tjera čitatelja da poduzme dodatne radnje za rješavanje vaše e -pošte. Ako je nešto zaista hitno ili zaista morate provjeriti je li primatelj dobio vašu poruku, podignite telefon i upotrijebite je umjesto nje.
- Ako vam je poslano nešto zbog čega vam je neugodno, poput proslijeđene glasine, izbrišite to. Ne biste trebali biti dio ovoga.
Upozorenja
- Izbjegavajte cyberbullying. To je nezakonito i može imati veliki utjecaj na druge ljude, posebno na tinejdžere (na primjer, može uzrokovati samoubojstvo).
- Nemojte koristiti sve velike kape. Ovo je nepotrebna praksa i može uznemiriti vašeg primatelja, a zauzvrat ćete zaraditi pismo. Smatra se da su svi glavni gradovi ekvivalent "vikanja".
- Suzdržite se od prosljeđivanja Lančane pošte. Malo bi ljudi uživalo u stalnim nepotrebnim porukama. Ova vrsta e-pošte bila je poznata po ubijanju opasnih i štetnih virusa koji se mogu prenijeti na i sa računara. Pokušajte proslijediti samo poruke koje ste primili izravno od upućenih adresata.
- Ne koristite svoj poslovni potpis za lične e -poruke - učinit ćete da izgledate neprijateljski.
