E -pošta, kao i drugi oblici komunikacije, ima svoju etiketu i društvene protokole. Ako trebate napisati poruku e -pošte sa zahtjevom za povratne informacije na poslu ili u školi, ili na pisanom rukopisu, trebali biste uzeti u obzir fraziranje, vrijeme i strukturu prilikom izrade e -pošte kako bi bila što efikasnija. Ljubaznost, tačnost i preciznost u vašim e -porukama mogu vam pomoći da dobijete povratne informacije koje su vam potrebne.
Koraci
Metoda 1 od 4: Traženje povratnih informacija na poslu
Korak 1. Obratite se osobi koja je najbolje osposobljena da komentira vaš rad
Često će to biti upravitelj neposredno iznad vas. U svakom slučaju, trebali biste započeti s njima ili s starijim kolegom ili suradnikom. Imat će iskustvo da vam pomognu i daju vam povratne informacije koje su vam potrebne.
Korak 2. Budite ljubazni i skromni u e -pošti
Za e -poštu trebate slijediti norme u uredu. Poniznost može mnogo pomoći u traženju povratnih informacija, ali nemojte biti toliko skromni da vaš šef ili menadžer misle da ne znate ništa o svom poslu. Radije postavite pitanja na način koji prikazuje vaš napredak na projektu ili zadatku. Ovo će šefu dati do znanja da ne sjedite samo na rukama i čekate povratne informacije. Imajte na umu i sljedeće savjete.
- Možete reći: „Radio sam na prezentaciji za sutra kada sam naletio na zamku s formatom-nisam siguran da li slijedim standarde kompanije. Priložio sam prezentaciju. Imate li prijedloge za format? Hvala vam na pomoći oko ovoga.”
- Ne zaboravite da im se zahvalite putem e -pošte.
Korak 3. Budite konkretni u zahtjevu za povratnu informaciju
To vam može pomoći da izbjegnete previše široke povratne informacije koje vam vjerojatno neće pomoći u poslu. Izbjegavajte pitanja sa da ili ne, osim ako to nije potrebno. Umjesto toga usredotočite se na određene dijelove projekta na kojima je potrebno raditi. Pokušajte ne gađati svog šefa ili suradnika svim mogućim pitanjima koja biste mogli imati o svom poslu odjednom.
- Na primjer, možete reći: „Nisam bio siguran kako nastaviti s Eastman datotekom. Klijent nije odgovorio na moje e-poruke, a budući da je to zadatak visokog prioriteta, smatrao sam da je najbolje poslati vam poruku e-pošte da vidite šta trebam učiniti.”
- Ako tražite općenitije povratne informacije u obliku pregleda ili izvještaja, zatražite to posebno. Biti pristojan, sažet i što konkretniji možete pomoći. Na primjer, možete zatražiti izvještaj o svojoj efikasnosti ili kreativnosti. Ako tražite povratne informacije od onih koji vam se jave, možda ćete morati provesti anonimnu anketu.
SAVJET STRUČNJAKA
Alyson Garrido, PCC
Workplace Coach Alyson Garrido is an International Coach Federation accredited Professional Certified Coach (PCC), Facilitator, and Speaker. Using a strengths-based approach, she supports her clients with job search and career advancement. Alyson provides coaching for career direction, interview preparation, salary negotiation, and performance reviews as well as customized communication and leadership strategies. She is a Founding Partner of the Systemic Coach Academy of New Zealand.
Alyson Garrido, PCC
Trener na radnom mjestu
Isprobajte KISS metodu kada tražite opće povratne informacije.
KISS model je odličan način da pomognete ljudima da vam daju odgovarajuće povratne informacije. Pitajte osobu,"
zadržati?? Šta bih trebao poboljšati?? Šta bih trebao start?? A šta bih trebao stop?"
Korak 4. Pošaljite e-poruku zahvale nakon što odgovore
Ako povratne informacije sugeriraju da vam je potrebno mnogo poboljšanja ili da vaš rad nije na razini, uključite kratku izjavu o tome kako ćete to popraviti. Dajte si vremena da obradite emocije prije nego što odmah odgovorite.
Odgovorite u roku od najviše 1-2 dana
Metoda 2 od 4: Traženje povratnih informacija u školi
Korak 1. Identifikujte se
Vaš učitelj može imati stotine učenika, posebno ako su profesori fakulteta. Morat ćete uključiti svoje ime (prvo i posljednje), svoj razred i odjeljak. Ako ste još u srednjoj školi, to može značiti vaš period ili vremensko razdoblje. Na ovaj način nećete gubiti vrijeme učitelja pokušavajući da shvate ko ste, a oni će potrošiti više vremena na povratne informacije koje su vam potrebne.
Korak 2. Neka bude formalno
Ponekad se učenici bore s tim kada prvi put pošalju nastavnike e -poštom. Možete reći „Zdravo dr. Smith“ili „Draga gospođo Turner“. Ako vam je učitelj poslao poruku e -pošte, nemojte biti manje formalni nego što su bili. Neka ton ostane profesionalan. Umjesto toga, recite: „Hej, šta mislite o mojim novinama? Nije najveći ", recite," Nisam siguran da razumijem zadatak. Imao sam određena pitanja u vezi s novinama.”
Korak 3. Neka bude kratak
Ne brinite o objašnjavanju cijelog konteksta vaših pitanja, osim ako je kontekst neophodan za ta pitanja. Na primjer, ako tražite povratnu informaciju o mogućem produženju, vašem učitelju će možda trebati kontekst, ali ako jednostavno pokušavate postaviti pitanje o zadatku, nemojte mu pričati priču o tome kako vas je pas natjerao da zakasnite i zašto sada šaljete e -poštu (osim ako je vrlo blizu vremena za dodjelu zadatka) ili bilo što drugo što bi moglo biti irelevantno za trenutni zadatak.
Korak 4. Ne čekajte da zatražite povratne informacije do noći prije ispita ili roka
Ne samo da vam učitelj vjerojatno neće dati povratne informacije blizu roka, vjerojatno će biti i iziritirani što ste čekali zadnji trenutak da ih zamolite za povratnu informaciju. Ako morate poslati pitanja u zadnji čas, budite kratki, konkretni i ispričajte se. To će povećati vjerovatnoću da će nastavnik odgovoriti, pod pretpostavkom da na vrijeme vide e -poruku.
Korak 5. Koristite formate datoteka koje je vaš nastavnik zatražio
Učitelj će vam često na nastavnom planu reći koje formate datoteka će prihvatiti za zadatke ili u e -porukama. Na primjer, ako vaš učitelj navede.doc datoteku, nemojte slati.pdf ili.pages datoteku. Ako niste sigurni, možete poslati.rtf ili.pdf datoteku ili jednostavno zatražiti.
Korak 6. Zatražite povratne informacije o radu ili ispitu koji ste već predali
Jednostavno morate poslati e -poruku profesoru i biti ljubazan. Ako profesor ima radno vrijeme, možete ih posjetiti ili zakazati termin. Možete reći: "Dragi profesore Smith, na ispitu nisam uspio onoliko koliko sam očekivao. Možete li mi pomoći da riješim neke od grešaka koje sam napravio kako bih na sljedećem ispitu bio bolji?" Vaš profesor bi obično trebao pozitivno odgovoriti na takav zahtjev.
Metoda 3 od 4: Traženje povratne informacije o rukopisu
Korak 1. Prvo pošaljite e -poruku nekome koga poznajete
Ako želite pažljivu povratnu informaciju, najbolja osoba koju ćete dati je neko koga poznajete, po mogućnosti prijatelj ili kolega. Kada šaljete e -poruku nekome koga poznajete radi povratnih informacija, pobrinite se da mu pošaljete e -poruku onako kako biste to obično učinili. Ako biste ih obično zvali, onda biste to vjerojatno trebali učiniti. Ne šaljite rukopis u prvoj e -pošti, osim ako znate da će vjerovatno reći da (neko za koga ste pročitali rukopis ili neko kome je ponuđeno da pročita vaš).
Možete uključiti kratak opis ili sažetak, ovisno o tome je li osoba kojoj šaljete e -poštu prijatelj ili kolega
Korak 2. Pošaljite e -poruku stručnjaku
Ako vam zaista treba savjet stručnjaka, pošaljite e -poruku stručnjaku kojeg poznajete i objasnite svoj projekt i zašto vam je potrebna povratna informacija. Nemojte biti uporni, već im se ljubazno zahvalite na pažnji i recite: "Razumijem ako nemate vremena da mi date povratne informacije." Možda biste čak htjeli pitati znaju li nekoga s vremenom i stručnošću koji vam može pomoći ako ne može.
Korak 3. Nemojte hladnom e-poštom poslati nekome rukopis
Ovo će vjerojatno ostati bez odgovora, osim ako im izričito ne kažete da ćete platiti njihovu pomoć. Ako su poznati autor, malo je vjerojatno da će odgovoriti na takvu poruku e -pošte jer primaju gomilu takvih e -poruka. Umjesto toga, prvo pitajte svoje prijatelje, kolege, profesore itd. Veća je verovatnoća da će vam moći pomoći, a veća je verovatnoća da će vam i želeti pomoći.
Korak 4. Od njihovih povratnih informacija budite konkretni u pogledu onoga što želite
Ako želite samo pozitivne povratne informacije, recite im to. Recite im da li imate detaljne povratne informacije, lokalne ili globalne povratne informacije i želite li estetske, gramatičke ili strukturne povratne informacije. Ovo može uveliko pomoći čitatelju da zna šta želite od njega.
- Pozitivne povratne informacije ne moraju biti nekonstruktivne. Ako objasne zašto im se sviđa ono što im se sviđa, možete naučiti mnogo o svom rukopisu.
- Ako dobijete negativne povratne informacije, dajte si vremena da odgovorite. Ako su vam prijatelji, vjerovatno samo žele pomoći. Ako su oni profesori, koliko god bili ljuti ili uznemireni, ne biste trebali na takav način reagirati. Umjesto toga, zahvalite im se na pomoći i krenite dalje. Nakon nekog vremena možda ćete otkriti da su povratne informacije bile korisne, čak i ako način na koji su dostavljene nije.
Korak 5. Dajte čitatelju vremena da odgovori
Ako ste zatražili detaljne povratne informacije o novom rukopisu, ne očekujte povratne informacije u roku od jednog dana ili čak sedmice. Za uređivanje rukopisa te dužine potrebno je vreme. Ako imate rok za koji radite, obavijestite čitatelja o tome. Možete ih jednostavno pitati mogu li izvršiti izmjene do određenog datuma. Upamtite da oni imaju svoj život i obaveze.
Korak 6. Hvala im na pomoći
Ako je to prijatelj, možda biste htjeli kupiti poklon poput kutije čokolade ili jednostavno vratiti uslugu na vrijeme. Ako je riječ o profesoru, možda ćete htjeti napisati poruku zahvalnice kako biste im javili da cijenite njihov rad i vrijeme. Ako zaboravite zahvaliti čitateljima, možete se osjećati iskorišteno i/ili neocijenjeno, a može i učiniti manje vjerovatnim da će vam pomoći u budućnosti.
Metoda 4 od 4: Traženje povratnih informacija od kupaca
Korak 1. Ne postavljajte previše pitanja
Kupci su preplavljeni anketama iz gotovo svakog poslovnog svijeta. Ako želite osigurati da kupac automatski briše vašu e -poštu nakon čitanja, ispunite je s tonom pitanja. Ako želite zadržati kupca zainteresiranim, postavite jedno ili dva pitanja i ostavite to tako.
Korak 2. Postavljajte otvorena pitanja
Radije koristite pitanja da/ne, postavite pitanje koje izaziva potpunije odgovore. Umjesto pitanja: "Biste li nas preporučili prijatelju?", Pitajte "Kako biste nas opisali prijatelju?" Ova vrsta pitanja daje vam više informacija u odgovorima od jednostavnog pitanja da/ne.
Korak 3. Neka klijent zna da ćete mu se brzo vratiti
Zbog toga se klijent osjeća kao da njegovo mišljenje ne ide samo u neku ogromnu pristiglu poštu, gdje se može, ali i ne mora čitati ili razmatrati. Vjerovatno ćete dobiti i iskrenije povratne informacije, ako znaju da ćete odgovoriti.
Kad odgovorite, budite iskreni i profesionalni. U današnjoj viralnoj internetskoj kulturi, možete uništiti reputaciju kompanije u sekundi ako odgovorite na bilo šta osim profesionalnosti i iskrenosti
Korak 4. Nemojte uključivati blic ili druge funkcije za sporo učitavanje
Ako korisnik ima spor odnos, vjerojatno će izbrisati e -poruku odmah kada vidi da se ne može učitati. Upamtite da su vam povratne informacije često važnije od njih.
Korak 5. Koristite dobro osmišljen font i format
Želite da vaša e -pošta izgleda čisto i profesionalno. E -poruka s lošom grafikom ili stripom bez snova vjerojatno neće impresionirati vaše klijente. Umjesto toga, koristite standardne fontove poput Times New Roman ili Arial ako niste sigurni u font, a višak grafike svedite na minimum.
Korak 6. Uvjerite se da je e-pošta prilagođena uređaju
Format sa jednom kolonom fleksibilniji je od dizajna sa više kolona. Također ćete se pobrinuti da vaši fontovi nisu premali. Želite da e -pošta ima prednost na prijenosnim računarima, telefonima i tabletima. S obzirom na to da mnogi ljudi provjeravaju svoju e -poštu na svojim telefonima, imperativ je da svoju e -poštu formatirate u skladu s tim.
Pomoć za pisanje e-pošte
Stvari koje treba uključiti u e -poruku tražeći povratne informacije
Stvari koje treba izbjegavati u e -pošti tražeći povratne informacije
Zabilježena e -poruka koja traži povratne informacije
Video - Korištenjem ove usluge neke se informacije mogu podijeliti s YouTubeom
Savjeti
- Ne pipajte ljude za povratne informacije.
- Održavajte odgovarajuću etiketu e -pošte za situaciju.
- Malo poniznosti ide dug put.
