Baza podataka o klijentima može eliminirati veliki broj papira u poslovanju, pružajući jedinstveno skladište vrijednih informacija o klijentima koje mogu koristiti prodajni timovi, osoblje za korisničku podršku, pa čak i računovodstveni tim. Iako je moguće kupiti softverske proizvode koji pružaju osnovne formate za ovu vrstu baze podataka, prilagođene baze podataka mogu se stvoriti imajući na umu nekoliko osnova o formi i funkciji.
Koraci
Korak 1. Kupite softver za kreiranje baze podataka
Odaberite proizvod koji je kompatibilan s obradom teksta i drugim softverskim alatima koji se koriste u poslu. To će olakšati uvoz ili izvoz podataka iz drugih izvora, što će omogućiti izbjegavanje unosa velike količine podataka u novostvorenu bazu podataka.
Korak 2. Odredite vrstu informacija koje će se nalaziti u bazi podataka o korisnicima
Većina dizajna uključuje informacije kao što su naziv kompanije, poštanska adresa, fizička adresa, ime za kontakt, brojevi telefona i faksa, te adrese e -pošte. Dodatni podaci, kao što su informacije o uslovima ugovora, cijenama i napomene o neriješenim zadacima povezanim sa svakim klijentom, često su uključeni u podatke prikupljene i održavane u ovoj vrsti elektronskih izvora.
Korak 3. Razmotrite moguće upotrebe baze podataka
Uz pružanje centraliziranog resursa za dohvaćanje važnih podataka, razmislite i o tome koje bi se vrste izvještaja mogle stvoriti pomoću podataka ili je li baza podataka namijenjena upotrebi kao resurs za generiranje naljepnica za slanje pošte, lista e -pošte ili čak lista za upotrebu u emitovanju faksa. Imajući to na umu pomoći će u određivanju načina imenovanja svakog od polja koja će sadržavati podatke, te će olakšati proces stvaranja formata izvještaja koji izlaze iz tih polja.
Korak 4. Organizirajte polja podataka
Napravite jednostavan predložak koji slijedi logički slijed kada se radi o unosu imena, adresa i drugih podataka o kontaktu. Time se olakšava prelazak s jednog polja na sljedeće s minimalnim prekidima i dovršavanje unosa novog zapisa o korisniku u razumnom roku.
Korak 5. Postavite ovlaštenja za svako polje
To uključuje identifikaciju polja koja će biti uključena u formate izvještaja, kao i koja mogu poslužiti kao osnova za sortiranje ili pretraživanje unosa baze podataka. Dodjeljivanje odgovarajućih ovlaštenja svakom polju ubrzat će dohvaćanje pravih podataka kad i koliko je potrebno.
Korak 6. Pripremite formate izvještaja
Nekoliko osnovnih formata koji se mogu često koristiti često će biti dovoljni, iako se ključnim korisnicima može odobriti mogućnost kreiranja prilagođenih izvještaja koji uključuju polja relevantna za radno mjesto korisnika i nivo pristupa podacima o korisnicima.
Korak 7. Uspostavite vjerodajnice za prijavu i prava pristupa
Izvodljiva korisnička baza podataka uključuje mogućnost stvaranja vjerodajnica za prijavu koje dozvoljavaju pristup informacijama samo ovlaštenim zaposlenicima. Idući dalje, dodjeljivanjem različitih nivoa prava osigurava se da svaki korisnik može pregledati, promijeniti i unijeti podatke relevantne za njegove ili njene radne obaveze, ali nije u mogućnosti vidjeti druge informacije koje su od koristi drugom osoblju.
Korak 8. Pre objavljivanja pregledajte i testirajte bazu korisnika
Pokušajte koristiti beta verziju s malom grupom zaposlenika kako biste bili sigurni da svaka od funkcija radi kako je predviđeno. Iskoristite nalaze ove testne grupe kako biste riješili sve probleme s performansama, formatom i jednostavnošću upotrebe. Nakon što se svi problemi riješe i riješe, konačna verzija može se predstaviti cijeloj kompaniji.
Savjeti
- Pokušajte dizajnirati bazu podataka kako bi bilo prostora za dodavanje više polja ili funkcija kako se potrebe kompanije mijenjaju. To će omogućiti nastavak upotrebe proizvoda dugi niz godina bez potrebe za zamjenom robusnijim proizvodom.
- Nije neobično da je za razvoj baze podataka novih korisnika potrebno duže vrijeme. Čak i kada koristite softver koji omogućuje jednostavno izvršavanje brojnih zadataka, mogu proći sedmice da se dođe do idealnog formata.
