Access je upravitelj relacijskih baza podataka koji vam omogućuje uvoz jedne ili više Excelovih baza podataka u njegov sistem tako da možete uskladiti uobičajena polja između njih ili između njih. Budući da jedna Access datoteka može sadržavati više Excel proračunskih tablica, program je također odličan način za prikupljanje ili analizu velikih količina informacija. Ipak, prvo morate uvesti Excel proračunsku tablicu u Access. Ovo zahtijeva samo nekoliko ključnih koraka.
Koraci
1. dio 3: Priprema za uvoz Excel u Access
Korak 1. Otvorite oba programa na računaru
Morat ćete kupiti i preuzeti paket Microsoft Office koji uključuje i Excel i Access. To možete učiniti na mreži putem Microsoftove web stranice.
- Nakon preuzimanja programa kliknite "Start" u sustavu Windows i odaberite "Svi programi".
- Kliknite na "Microsoft Office", a zatim s padajućeg izbornika odaberite "Pristup" (ili "Excel"). Možda ste već stvorili Excel proračunsku tablicu koju vam je netko drugi poslao ili koju ste preuzeli s nekog drugog mjesta. Ako Office imate na računaru, možete ga otvoriti.
Korak 2. Očistite Excel proračunsku tablicu prije nego što je uvezete u Access
Bit će vam lakše ako učinite nekoliko jednostavnih koraka prije nego što uvezete Excel proračunsku tablicu u Access. Ključno je da vaši podaci moraju biti dosljedni između uvezenih proračunskih tablica.
- Bilo bi dobro osigurati da prvi red u Excel proračunskoj tablici sadrži zaglavlja stupaca (ili nazive polja) i da su oni vrlo jasni i lako razumljivi. Na primjer, za kolonu koja sadrži prezimena ljudi, možda ćete htjeti nazvati zaglavlje/ime polja "prezime". Budite jasni i precizni jer će vam biti lakše kada pokušate uskladiti zaglavlja stupaca u jednom Excel listu s drugim.
- Access vam omogućuje povezivanje uobičajenih polja između dvije ili između mnogih proračunskih tablica. Recimo da imate Excel listu koja sadrži podatke o platnim spiskovima. Uključuje imena i prezimena ljudi, adrese i plate. Recimo radi argumenta da želite upariti taj list u Pristupu drugom Excel listu koji sadrži informacije o doprinosima za finansiranje kampanje. Ovaj drugi list sadrži imena, adrese i donacije ljudi. Ono što vam Access dopušta je da međusobno uporedite različita zaglavlja stupaca. Možete povezati zaglavlja imena kako biste vidjeli koji se ljudi istog imena pojavljuju u obje baze podataka, na primjer.
- Skenirajte Excel listove kako biste bili sigurni da se sa svakom vrstom podataka postupa na isti način i očistite ih prije uvoza u Access. To mora biti ono što Access naziva "relacionim". Na primjer, ako je hipotetička proračunska tablica za platni spisak sadržala ime, prezime i početni početak u jednoj koloni, ali je druga proračunska tablica sadržala samo ime i prezime u zasebnim kolonama, Access će to registrirati kao neusklađeno. Moraju postojati odgovarajuća zaglavlja/polja stupaca.
Korak 3. Podijelite informacije unutar kolone u Excelu
Da biste riješili ovaj problem, možda ćete htjeti podijeliti informacije u kolonu u programu Excel kako se one pogrešno ne bi registrirale kao "bez podudaranja" u programu Access.
- Na primjer, možda ćete htjeti podijeliti ime u vlastiti stupac, srednji inicijal u vlastiti stupac, a prezime u svoj stupac. Ako je to već učinjeno na isti način u drugoj proračunskoj tablici, kada povežete, recimo, prezime s prezimenom u Accessu, trebalo bi generirati podudaranja kada su imena ista.
- Da biste podijelili stupac u Excelu, označite stupac koji sadrži podatke koje želite podijeliti u njega. Kliknite na "podaci" na alatnoj traci unutar programa Excel. Kliknite na "tekst u stupce". Općenito, odabrat ćete opciju "razgraničeno". Kliknite na dugme Dalje.
Korak 4. Nastavite koristiti čarobnjak za razdvajanje spojenih stupaca
Sada ste spremni za dovršetak procesa razdvajanja spojenih informacija u jednu kolonu u više kolona.
- Odaberite kako će se podaci unutar stupca "razgraničiti". To znači da je svaki podatak u koloni nečim odvojen. Najčešći izbori uključuju razmak, zarez ili tačku sa zarezom. Često su informacije samo odvojene razmakom. Kao u sljedećem primjeru: recimo da se ime "John A. Doe" pojavljuje u jednoj koloni. Ime John odvojeno je razmakom od srednjeg početnog slova A. Prezime Doe odvojeno je razmakom od srednjeg početnog slova A. Zato odaberite prostor u čarobnjaku za razgraničenje.
- Kliknite na dugme Dalje. Kliknite završi. Program bi trebao podijeliti Johna, A. i Doe u tri kolone. Zatim novim stupcima možete dati nove nazive zaglavlja kako biste naznačili vrstu informacija koje se u njima nalaze (prezime, ime itd.). Bilo bi dobro stvoriti nekoliko praznih stupaca desno od podataka koje dijelite prije nego što to učinite jer će to gurnuti podatke u nove prazne stupce (umjesto kolona koje već sadrže informacije).
Dio 2 od 3: Uvoz programa Excel u Access
Korak 1. Otvorite program Access na svom računaru
Idite na izbornik Start, odaberite Microsoft Office i kliknite na Microsoft Access. Morate otvoriti novu praznu Access bazu podataka da biste u nju uvezli Excel list.
- Odaberite "prazna baza podataka za računare" za kreiranje nove baze podataka u programu Access.
- Dajte mu novo ime ako želite. Kliknite "stvori".
Korak 2. Uvezite Excel proračunsku tablicu u Access
Sljedeći korak je povlačenje Excel proračunske tablice (ili više njih) u bazu podataka programa Access.
- Kliknite na "Vanjski podaci" na alatnoj traci kada ste unutar upravitelja baze podataka programa Access. Odaberite "Excel." U nekim verzijama programa Access ovu ćete funkciju pronaći klikom na "file" na alatnoj traci i "Get External Data".
- Tamo gdje piše "naziv datoteke" kliknite "pregledaj". To će vam omogućiti da pronađete svoj Excel list na svom računaru.
- Ostavite označen okvir koji kaže "uvezite izvorne podatke u novu tablicu u trenutnoj bazi podataka." Standardno će se provjeravati.
- Kad pronađete Excel proračunsku tablicu koju želite uvesti na računaru, kliknite je. Pritisnite "OK". Ovo će vas odvesti u čarobnjaka za uvoz Excela u Access.
3. dio od 3: Korištenje čarobnjaka za dovršetak procesa uvoza
Korak 1. Prođite korake u čarobnjaku koji se pojavljuje u programu Access
Da biste dovršili proces uvoza proračunske tablice, morate dovršiti korake u čarobnjaku.
- Odaberite radni list u Excel proračunskoj tablici koji želite uvesti. Ponekad je to jednostavno jer je Excel proračunska tablica samo jedan list. Međutim, ponekad ljudi stvaraju više stranica unutar jedne Excel proračunske tablice, što možete vidjeti klikom na kartice pri dnu proračunske tablice. U tom slučaju morate čarobnjaku za pristup reći koju proračunsku tablicu odaberete. Kliknite na dugme Dalje.
- Na sljedećoj stranici nalazi se okvir s pitanjem ima li prvi red u Excelovom listu naslove stupaca. To znači red u proračunskoj tablici koji identificira podatke u svakoj koloni (poput prezimena, adrese, plaće itd.). Bilo bi dobro da prvo očistite Excel list kako biste bili sigurni da prvi red ima jasno definirane naslove stupaca. Zatim samo provjerite da da prvi red sadrži naslove stupaca. Ovo je najjednostavniji pristup. Kliknite na dugme Dalje.
- Ako vaš prvi red ne sadrži naslove stupaca, na sljedećoj stranici će vas pitati želite li preimenovati ono što se naziva "polja" u Accessu (to su naslovi stupaca). Ako prije uvoza niste imenovali svako polje nečim jasnim i lakim za prepoznavanje (preporučeno), to možete učiniti ovdje.
Korak 2. Završite proces uvoza
Ostalo je samo nekoliko koraka u procesu uvoza. Sljedeća stranica u čarobnjaku će vas pitati želite li identificirati primarni ključ.
- Ne morate ovo da radite, ali možete. Primarni ključ znači da će računarski program svakom redu informacija dodijeliti jedinstveni broj. Ovo može biti korisno kasnije pri sortiranju podataka. Kliknite na dugme Dalje.
- Završni ekran u čarobnjaku ima prostor sa zadanim imenom. Možete promijeniti naziv Excel lista koji uvozite (postat će "tablica" u programu Access na lijevoj strani stranice kada ga završite s uvozom).
- Kliknite na "uvoz". Pritisnite "zatvori". Tablicu ćete vidjeti na lijevoj strani ekrana. Sada se uvozi u programu Access.
- Ako želite povezati više od jednog skupa podataka, ponovite ovaj postupak s drugom ili više Excel proračunskih tablica. Sada ste spremni za uparivanje podataka na listovima u programu Access.
Video - Korištenjem ove usluge neke se informacije mogu podijeliti s YouTubeom
Upozorenja
- Ako je Excel datoteka iz druge verzije sustava Office od Accessa, možda ćete imati problema pri glatkom uvozu datoteka.
- Ne može se dovoljno podcrtati: morate očistiti Excel proračunsku tablicu prije uvoza. To djelomično znači analizu podataka koje imate radi problema.
- Uvijek čuvajte kopiju izvornih proračunskih tablica, pa ako ih zabrljate, možete ponoviti postupak.
- Ne možete uvesti više od 255 polja u Access.
