Duplicirani zapisi mogu se pojaviti ako imate više ljudi koji unose podatke u bazu podataka bez dovoljno zaštitnih mjera. Spajanje nekoliko baza podataka također može uzrokovati duplikate. Access nudi alat za upite za pronalaženje duplikata u vašoj bazi podataka. Zatim ih možete ukloniti ili spojiti, čineći vašu bazu podataka lakšom za čitanje i efikasnijom.
Koraci
Korak 1. Saznajte šta čini podatke "duplikatima"
Duplicirani podaci ne znače da su sva polja identična. Na primjer, kupac koji je dva puta unet u bazu podataka može imati dva različita ID -a i potencijalno različita pisanja. S druge strane, ako je naziv uobičajen, to bi mogla biti dva različita kupca. Morat ćete uporediti dostupne podatke i pažljivo provjeriti svaki rezultat kako biste utvrdili šta je duplikat, a šta nije.
Korak 2. Izradite sigurnosnu kopiju baze podataka
Preporučuje se da napravite novu sigurnosnu kopiju prije velikih promjena. Na ovaj način možete vratiti bazu podataka ako slučajno izbrišete pogrešne unose.
- Pritisnite izbornik Datoteka i odaberite "Spremi kao" ili "Spremi i objavi".
- Kliknite "Sigurnosna kopija baze podataka" u odjeljku Napredno. Slijedite upute za izradu sigurnosne kopije baze podataka.
Korak 3. Obavijestite druge korisnike da namjeravate promijeniti
Kako biste izbjegli sukobe podataka, pokušajte osigurati da drugi korisnici neće dodavati podatke u bazu podataka. To nije potrebno, ali može vam uštedjeti glavobolju kasnije ako stvari krenu naopako.
Postavite bazu podataka na isključivi način ako možete. Ovo će spriječiti da drugi korisnici izvrše bilo kakve promjene. Pritisnite izbornik Datoteka i odaberite "Opcije", a zatim odaberite "Postavke klijenta". U odjeljku "Zadani otvoreni način rada" odaberite "Ekskluzivno". Ako nemate mnogo ljudi koji koriste bazu podataka, općenito ne morate brinuti o tome
Korak 4. Otvorite čarobnjak za upite
Alat za upite može pronaći unose koji sadrže duplicirani sadržaj. Postupak pokretanja čarobnjaka razlikuje se ovisno o verziji programa Access koju koristite:
- 2013/2010 - Kliknite karticu "Kreiraj", a zatim kliknite "Čarobnjak upita".
- 2007 - Kliknite karticu "Umetni" ili "Kreiraj" i odaberite "Čarobnjak upita".
- 2003 - Otvorite prozor baze podataka i odaberite karticu "Upiti". Pritisnite dugme "Novo".
Korak 5. Odaberite "Čarobnjak za pronalaženje duplikata upita"
Ovaj upit uspoređuje polja kako bi pronašao duple unose.
Korak 6. Odaberite tablicu koju želite pretraživati
Biće navedene sve tabele u vašoj bazi podataka. Odaberite tablicu koju želite provjeriti ima li duplikata.
Za većinu dupliciranih provjera, želite zadržati odabran prikaz "Tabele"
Korak 7. Odaberite polja za koja mislite da sadrže duplikate
Odaberite sva polja koja želite uporediti radi dupliciranih podataka. Uključite dovoljno polja za donošenje prosudbe. Duplikati se vraćaju samo ako polja odgovaraju karakter za znak. Možete koristiti izraze za pronalaženje djelomičnih podudaranja.
- Izbjegavajte korištenje općih polja. Izbjegavajte korištenje polja poput datuma ili lokacije kako biste smanjili nered pri usporedbi unosa.
- Bez dovoljno polja za pravljenje razlike između zapisa ili sa previše opštim poljima, dobit ćete mnogo dupliranih rezultata.
Korak 8. Odaberite dodatna polja za prikaz
Dodatno ili dva polja mogu vam pomoći da odlučite jesu li podaci zaista dupli. Na primjer, polje ID narudžbe pomoći će vam da utvrdite jesu li isti naziv dva puta zasebni unosi. Uključite barem jedno polje kako biste lakše razlikovali i spriječili slučajni gubitak podataka.
Korak 9. Kreirajte upit
Od vas će se tražiti da upitu date ime. Kliknite "Završi" da vidite rezultate.
Korak 10. Pažljivo pregledajte svoje rezultate
Prikazat će se svi mogući duplikati na temelju vaših kriterija. Prođite kroz svaki od rezultata i upotrijebite znanje koje imate o svojoj kompaniji da odlučite je li unos duplikat. Uvjerite se da je zapis duplikat prije nego što ga uklonite.
Ako se ne možete odlučiti, ponovno kreirajte upit s dodatnim poljem koje će vam pomoći pri donošenju odluke
Korak 11. Izbrišite duple zapise
Desnom tipkom miša kliknite lijevu kolonu i odaberite "Izbriši zapis" da biste uklonili duplikat. Možete odabrati više zapisa kako biste ih izbrisali odjednom.
- Možda ćete htjeti spojiti neke podatke iz jednog od dupliciranih zapisa u zapis koji planirate voditi.
- Pazite da ne izbrišete sve zapise koji se pojavljuju na dupliranoj listi rezultata ili vam neće ostati originalni zapis.
