Zapisivanje vaših prioriteta na papiru funkcionira ako ih možete odbaciti popodne. Uz bujicu dolaznih zadataka kod kuće ili na poslu, mnogi se prenose na sljedeći dan (ili sedmicu ili mjesec). Ova Excel proračunska tablica prati rokove i prema tome mijenja prioritete zadataka. Za 20 minuta donji koraci pružaju učinkovitiji način upravljanja vašim prioritetima.
Koraci
Korak 1. Kreirajte karticu "Početna" ili "Ured"
Otvorite novu Excel proračunsku tablicu. Desnim klikom na karticu "Sheet1" pri dnu kliknite Preimenuj. Upišite "Dom" ili "Ured".
Korak 2. Preimenujte Sheet2 u „Template“i Sheet3 u „Tačke“ponavljanjem 1. koraka
Korak 3. Kreirajte tabelu važnosti
Na kartici Bodovi popunite kolone A, B i C:
Korak 4. Definišite naziv "Važnost"
Odaberite ćeliju A2 do C7. Kliknite na Insert Name Define
Definirajte ime kao "Važnost" i kliknite U redu
Korak 5. Kreirajte Tabelu napora
Ponovite korake 3, 4 i 5 da biste stvorili tablicu napora u kolonama E, F i G. Odaberite ćelije E2 do G6 i dajte im naziv "Napor".
Korak 6. Kreirajte tabelu hitnosti
Ponovite korake 3, 4 i 5 da kreirate tabelu hitnosti u kolonama I, J i K. Nazovite ih "Hitnost".
Korak 7. Unesite naslove na karticu Početna
Kliknite na karticu Početna i umetnite naslove u red 1:
- A - Formula prioriteta A, 1 za najvažniji zadatak, ali može biti i preko 100
- B - Naziv zadatka.
- C - Značaj A, B, C, D, E ili F iz tabele.
- D - Napor A 1-5, sa tabele Napor.
- E - Hitnost Formula zasnovana na datumu dospijeća.
- F - Rok kada zadatak treba da bude završen. Rokovi nisu teški i brzi. Pojačati govori koliko ste ranije mogli započeti zadatak i Extension govori koliko dana bi mogao kliziti. Šišanje bi moglo imati povećanje od 5 i produženje od 4 - nema smisla šišati se 2 sedmice ranije i ljudi bi mogli primijetiti da kasni više od 5 dana.
- G - Ramp Up Days before the Date možete započeti zadatak.
- H - Produženje Automatsko produženje roka
- I - Preostali dani Formula. Broj dana prije datuma dospijeća; negativno ako je rok dospio.
- J - Zadatak datuma završetka je zapravo završen.
- K - Komentirajte Sve detalje o zadatku.
Korak 8. Unesite svoju listu zadataka
Napomena Prioritet, hitnost i preostali dani ostaju prazni. Oni će biti ispunjeni formulama. Evo primjera kućnih zadataka.
Korak 9. Unesite formule za preostale dane, hitnost i prioritet
Formule u nastavku su za red 2.
- I (preostali dani) = F2-IF (ISBLANK (J2), TODAY (), J2)
- E (hitnost) = IF (I2> G2, 5, IF (I2> 0, 4, IF (I2 = 0, 3, IF (I2+H2> 0, 2, 1))))
- A (prioritet) = VLOOKUP (C2, važnost, 2, FALSE) + VLOOKUP (D2, napor, 2, FALSE) + VLOOKUP (E2, hitnost, 2, FALSE)
Korak 10. Promijenite format za ćeliju I2 u cijeli broj tako da desnom tipkom miša kliknete ćeliju, odaberete format i učinite je brojem s 0 decimalnih mjesta
Korak 11. Kopirajte formule za prioritet, hitnost i preostale dane u preostale ćelije u svakoj koloni
Odaberite ćeliju E2 i upišite CTRL-C.
Odaberite ćelije E3 do E10 i kliknite CTRL-V. Ponovite za kopiranje ćelije I2 u ćelije I3 do I10. Na kraju, ponovite kopiranje ćelije A2 u ćelije A3 u A10. Zanemarite čudne vrijednosti koje dobivate za nedefinirane zadatke.
Korak 12. Sortirajte redove prema prioritetu
Odaberite iz ćelija A1 do K za onoliko redova koliko imate podataka. Zatim kliknite na Sortiranje podataka.
Korak 13. Sačuvajte tabelu sa prioritetima, uključujući datum za verziju
Korak 14. Označite zadatke kao dovršene
Dok izvršavate zadatke, označite datum u koloni Završeno. Zapamtite CTRL- ;
(kontrolni ključ i tačka i zarez) odmah unosi trenutni datum.
Korak 15. Gledajte kako se prioriteti mijenjaju svaki dan
Evo prioriteta za nekoliko dana. 13. jula svi zadaci su pred Pojačati periodu, pa imajte veliki broj. 20. jula pojavljuju se veći prioriteti (manji brojevi) za četiri zadatka, uključujući Pokosi travnjak koja je pogodila svoje Dospijeće datum. 21. prioritet je veći jer smo u Extension i 23. jula to je još veće jer je izvan Extension period. Plaćanje računa takođe prolazi kroz eskalaciju 23. i 25. godine.
Savjeti
- Slobodno dodajte još kolona - ko je dodijelio zadatak, kategoriju itd.
- Podijelite velike zadatke na manje.
- Po potrebi svaki dan sortirajte listu zadataka.
- Čuvajte zasebne Excel datoteke za porodicu/kuću i posao.
- = AKO (WEEKDAY (TODAY (), 2)> 5, TODAY ()-(WEEKDAY (TODAY (), 2) -5) +7, TODAY ()-(WEEKDAY (TODAY (), 2) -5))
- Koristite AutoFilter za odabir dospjelih zadataka (Hitnost = 1) ili vrlo važnih zadataka (Važnost = "A")
- Pročitajte niže navedene članke o određivanju prioriteta i upravljanju vremenom.
- Kopirajte ponavljajuće zadatke na karticu Predlošci, tako da ih možete lako pronaći i ponovo ih kopirati.
- Slobodno promijenite bodove date za svaki dio prioriteta.
- Jedan od načina da se stalno ponavljajući zadatak stalno ažurira je da to unesete u stupac datuma: (Ovaj primjer koristi petak, koji je ovdje "5".)
- Dodajte uvjetne formate na datum dospijeća kako biste naznačili kada je dospio.
- Sedmično, mjesečno (ili možda dvostruko više) broji broj završenih zadataka u svakom periodu. Ovo može biti jedina pozitivna povratna informacija koju možete dobiti o svom poslu.
- Ovo pronalazi "današnji" datum (ponedjeljak = 1, uto = 2,… ned = 7) i provjerava je li kasnije od petka. Ako jeste, dodaće sedam trenutnom petku, dajući sledeće nedelje u petak. Ako nije kasnije od petka, samo prikazuje datum petka za ovu sedmicu.
- U ovom primjeru, ponedjeljak = 1, utorak = 2, srijeda = 3, četvrtak = 4, petak = 5, subota = 6 i nedjelja = 7.
- Da biste promijenili ovu formulu tako da radi, recimo, za utorak, možemo vidjeti ako pogledamo gornju listu da je utorak = 2, pa zamijenite tri petice u formuli za 2.
Upozorenja
- Umjesto da svoje Excel datoteke nosite sa sobom cijelo vrijeme, koristite Google proračunsku tablicu kako bi vam datoteke uvijek bile dostupne.
- Spremite proračunsku tablicu svakih nekoliko sesija radi oporavka.
- Upravljanje vremenom je vrlo lično i ova proračunska tablica možda neće odgovarati vašim potrebama i sklonostima. Može se osjećati nametljivo ili jednostavno previše zahtjevno za svakodnevnu posjetu. Možda će vam uspjeti, ali ne i vašim prijateljima ili obrnuto.
- Izračunati prioriteti nisu redni brojevi. Dovršavanje prioritetnog zadatka "1" ne pomiče sve ostale prema gore. Prioriteti se mogu kretati do preko stotinu i nisu svi brojevi mogući. Obično se fokusirajte na prioritete između 1 i 12.
- Ne brinite da ćete imati previše zadataka - čak i dva mjeseca zadataka mogu čekati pri dnu liste dok im se rok ne približi.
