Procesna dokumentacija čitatelje vodi kroz logičan slijed koraka koji su potrebni za uspješan završetak procesa. Na primjer, članci wikiHow su vrsta procesnog dokumenta. Sadržaj procesnog dokumenta može biti kompliciran ili jednostavan, ali ćete morati odrediti koje korake je potrebno dovršiti, logički slijed tih koraka i što će sekvenca postići ako se uspješno dovrši. Imajući ove osnove na umu, moguće je stvoriti procesnu dokumentaciju za sve, od kuhanja jaja do provođenja međunarodne marketinške kampanje.
Koraci
1. dio 3: Početak procesnog dokumenta
Korak 1. Identificirajte proces
Gotovo sve se može podijeliti u proces i pretvoriti u dokument procesa. Neki primjeri uključuju:
- Pravljenje testenina
- Učenje vožnje
- Pisanje pisma
- Izvođenje bubnja
Korak 2. Saznajte koji će resursi biti potrebni vašim čitateljima
Razmislite o svim resursima koji će vašim čitateljima biti potrebni da dovrše proces koji želite opisati. Razumijevanje uključenih resursa dobro će doći pri odlučivanju kako opisati svaki od koraka. Neki primjeri potrebnih resursa uključuju:
- Pravljenje tjestenine: voda, tjestenina, sol, lonac za kuhanje, cjedilo, toplina, vrijeme
- Učenje vožnje: vozilo, učitelj, vrijeme (i učenje i vježbanje), poznavanje saobraćajnih zakona
- Pisanje pisma: vještina pisanja i pravopisa, papir, olovka ili olovka
- Izvođenje bubnja: bubanj, bubnjevi, neko iskustvo sviranja bubnjeva, vrijeme
Korak 3. Uzmite u obzir svoju publiku
Prije nego što krenete dalje, trebate uzeti vremena da razmislite o tome ko je vaša publika i šta oni već znaju o vašoj temi. Ovo znanje vam može pomoći da odredite koje podatke trebate uključiti i koje biste podatke mogli izostaviti.
Na primjer, ako pišete procesni dokument o tome kako skuhati tjesteninu za opću publiku koja može ili ne mora znati kuhati, tada ćete vjerojatno htjeti definirati pojmove poput „al dente“i opisati šta se podrazumijeva pod „ kotrljanje."
Korak 4. Kreirajte naslov
Svaki dokument o procesu treba jasan naslov koji objašnjava koji proces detaljno opisujete. Da biste odredili kako biste trebali nazvati svoj procesni dokument, razmislite o tome šta želite da vaši čitaoci nauče kako da rade. Na primjer, svoj procesni dokument možete nazvati „Napravi tjesteninu“, „Nauči voziti“ili „Napiši pismo“.
Upotrijebite imperativni oblik za naslov i korake. Vaš procesni dokument trebao bi započeti glagolom sadašnjeg vremena, kao što je „napraviti“, „kuhati“, „učiti“ili „pisati“. Trebali biste nastaviti koristiti ovo vrijeme za opisivanje koraka u vašem procesu
Korak 5. Iskoristite uvod kako biste privukli čitatelje
Uvođenje vašeg procesnog dokumenta dat će vam priliku da objasnite šta će dokument ponuditi i privući pažnju čitatelja. U vašem uvodu, dobra je ideja stvoriti osjećaj hitnosti kako bi vaš čitatelj htio čitati dalje. Pokušajte svojim čitateljima stvoriti problem, a zatim ponudite da ga riješite.
Na primjer, prilikom predstavljanja procesnog dokumenta koji objašnjava kako napraviti tjesteninu, mogli biste reći nešto poput: „Kuhanje tjestenine može izgledati lako, ali je lako prekuhati ili premalo skuhati tjesteninu. Ovo je problem jer tjestenina koja je previše žvakana ili premekana može biti neukusna, bez obzira na to koji sos stavite na nju. Ali ako tjesteninu napravite na pravi način, vaša će tjestenina biti impresivna kao i vaš umak.”
Dio 2 od 3: Opisivanje vašeg procesa
Korak 1. Prekinite proces
Razmislite o stvarima koje se trebaju dogoditi kao dio procesa koji pokušavate opisati. Zapišite što više dijelova procesa za početak. Ovo je strategija unaprijed napisana pod nazivom "listing". Dok to radite, pokušajte podijeliti proces na male, lako razumljive korake. Na primjer, ako želite objasniti kako napraviti tjesteninu, tada možete zapisati:
- Izvadite lonac i napunite ga vodom.
- Stavite lonac na štednjak i pojačajte vatru.
- Izvadite testeninu.
- U vodu dodajte testeninu.
- Lagano smanjite vatru.
- Kuhajte ono vrijeme koje je naznačeno na pakovanju.
- Ocedite testeninu u cediljku u sudoperi.
Korak 2. Poredajte svoje korake
Kad budete imali osnovni popis koraka koje će vaši čitatelji morati dovršiti, pregledajte ih i uvjerite se da su u redu. Razmislite ima li smisla dati jedan od vaših koraka ranije ili kasnije u nizu.
- Na primjer, ako opisujete proces proizvodnje tjestenine, mogli biste razmisliti ima li smisla reći čitateljima da izvade tjesteninu prije ili nakon zagrijavanja vode.
- Ako je proces koji opisujete nešto prilično komplicirano ili možete učiniti bez razmišljanja, možda ćete morati potrošiti više vremena razmatrajući logiku svojih koraka. Na primjer, ako ste iskusan bubnjar koji pokušava opisati kako se izvodi bubanj, možda ćete morati sjesti za set bubnjeva i napraviti nekoliko bubnjeva.
- Dok izvodite korake u svom procesu, razmislite o tome šta se dešava prvo, drugo, treće itd. Uporedite ovaj niz sa svojom listom koraka.
Korak 3. Odredite trebate li ponuditi dodatne informacije
Razmislite ponovo o procesu i pokušajte utvrditi nedostaju li neke informacije iz procesa. Pokušajte utvrditi postoji li nešto što će čitatelji morati učiniti prije nego što dovrše jedan od vaših koraka.
- Na primjer, mogli biste savjetovati čitateljima da postave tajmer pri dodavanju tjestenine u vodu. Ili, možete savjetovati čitateljima da provjere komad tjestenine prije nego što cijelu posudu isprazne.
- Pokušajte čitati svoje korake prijatelju da vidite da li ste nešto propustili. Ne elaborirajte ništa što ste napisali, samo pročitajte svoje korake prijatelju i tražite prijedloge.
Korak 4. Proširite korake
Nakon što ste osmislili čvrst slijed svojih koraka, morat ćete proširiti svaki svoj korak. Svaki korak u vašem dokumentu o procesu trebao bi sadržavati korisne informacije koje će pomoći vašim čitateljima da razumiju kako dovršiti svaki od koraka. Pokušajte biti što detaljniji.
Na primjer, kada savjetujete čitateljima da izađu iz lonca i napune ga vodom, morat ćete reći koju vrstu čitača lonaca trebaju koristiti i koliko vode trebaju dodati u lonac. Možda ćete čitateljima reći da koriste veliku posudu za kuhanje tjestenine i da je napune s 12 šalica vode
Korak 5. Navedite primjere
Primjeri mogu pomoći vašim čitateljima da steknu jasniju predstavu o tome kako učiniti nešto što bi moglo biti teško razumljivo. Pokušajte koristiti primjere s kojima će se vaši čitatelji lako povezati i objasniti kako se primjer odnosi na proces koji opisujete.
Na primjer, ako pokušavate čitateljima objasniti koliko čvrsto držite palicu za bubnjeve, onda biste mogli koristiti primjer držanja olovke da opišete koliki je pritisak potreban. Čitatelji će se moći povezati s držanjem olovke ili olovke i upotrijebiti to znanje kako bi im pomogli da drže palicu na pravi način
Korak 6. Ponudite savjet za rješavanje problema
Razmislite o uobičajenim greškama koje ljudi čine dok pokušavaju dovršiti ovaj proces i pobrinite se da riješite ove uobičajene greške u svom dokumentu. Možda ćete pronaći način da ove podatke pretvorite u jedan od svojih koraka ili ih možete navesti na kraju dokumenta.
Na primjer, možda je razlog zašto mnogi ljudi prekuhavaju tjesteninu možda zato što su zaboravili postaviti tajmer. Ili se možda mnogi ljudi bore s bubnjevima jer previše čvrsto drže batak
3. dio 3: Dovršavanje dokumenta
Korak 1. Uključite prijelaze prema potrebi
Prijelazi su riječi koje pomažu poboljšati tijek vašeg pisanja. Tranzicije vam mogu pomoći da razjasnite kada čitatelji trebaju raditi stvari u vašem procesu. Na primjer, mogli biste savjetovati čitateljima da postave tajmer prije nego dodate tjesteninu u kipuću vodu. Ili, čitateljima možete savjetovati da stave rukavice za pećnicu, pa da sipaju tjesteninu u cjedilo u sudoperi. Neke druge dobre prijelazne riječi koje se koriste u dokumentu procesa uključuju:
- sljedeći
- poslije
- prvo
- poslednji
- takođe
Korak 2. Pojednostavite svoj jezik
Kada opisujete proces za veliku publiku, važno je osigurati da su riječi koje koristite dovoljno jednostavne da ih većina ljudi razumije. Korištenje mnogo žargona (tehničkog jezika) može otežati čitateljima razumijevanje uputstava. Odvojite minutu da pročitate upute i potražite načine za pojednostavljivanje jezika.
Ako trebate opisati svoj proces pomoću posebne riječi, svakako ga definirajte za svoje čitatelje. Na primjer, ako opisujete kako napraviti tjesteninu, morat ćete objasniti šta znači "al dente"
Korak 3. Testirajte proces
Važno je osigurati da se postupak koji ste opisali može uspješno provesti slijedeći vaša uputstva. Pokušajte dovršiti proces koji ste opisali slijedeći svaki korak redoslijedom kojim ste ih postavili i koristeći samo podatke koje ste naveli.
- Dok testirate svoj proces, pokušajte identificirati sve informacije koje nedostaju ili bilo šta što bi moglo biti nejasno vašim čitateljima.
- Zamolite nekoga drugog da testira i vaš proces. Ako neko drugi testira vaš proces, može se osigurati još veća tačnost u dokumentu procesa. Zamolite prijatelja ili člana porodice da iskoriste vaše korake da dovrše postupak koji ste opisali.
Korak 4. Formatirajte dokument
Ovisno o tome kako planirate koristiti svoj procesni dokument, možda ćete ga morati formatirati. Na primjer, ako je vaš procesni dokument namijenjen formatiranju kao esej u stilu MLA za dodjelu časa, tada ćete morati pregledati smjernice svog instruktora i pobrinuti se da ih vaš dokument ispunjava. Ako koristite svoj dokument za web stranicu, tada ćete morati formatirati dokument kako bi zadovoljio vaše potrebe.
