Ako ste neko vrijeme radili, vjerojatno znate koliko su e -poruke važne. Budući da ne postoji način prenošenja tona ili govora tijela putem interneta, lako je pogrešno protumačiti nečiju poruku kada je vidite na ekranu. Nastavite čitati kako biste saznali kako možete pisati e -poruke koje su jasne, sažete i učinkovite u profesionalnom okruženju.
Koraci
Metoda 1 od 10: Pišite e -poštu kada se možete usredotočiti
Korak 1. Ako ste ometeni, vaša e-pošta možda nije tako dobro sastavljena
Kad imate e -poruku za pisanje, pokušajte sjediti bez prekida kad ne razmišljate o milijun drugih stvari. Vaše će pisanje biti jasnije i moći ćete se usredotočiti na svoju gramatiku, ton i cjelokupnu poruku.
- Ovo je posebno važno ako vaša e -pošta ide više osoba.
- Pišite e -poštu u mirnoj sobi i sklonite telefon i druge stvari koje vam ometaju pažnju.
Metoda 2 od 10: Postavite ton sa svojih prvih nekoliko riječi
Korak 1. Vaša uvodna riječ može imati veliki utjecaj
Ako želite da vaš ton bude lagan i ležeran, otvorite nešto poput: „Zdravo Jessica! Nadam se da ste imali dobar vikend.” Ako želite biti malo profesionalniji, samo recite nešto poput: "Zdravo David".
Pokušajte izbjeći ništa previše zagušljivo, poput "Dragi Roberte". Čini se malo bezlično
Metoda 3 od 10: Neka vaša e -pošta bude kratka
Korak 1. Dugotrajne poruke obično zbunjuju vašeg primatelja
Pokušajte biti kratki i sažeti, ako je moguće. Neka vam rečenice budu kratke i nemojte dodavati previše detalja-ako otkrijete da pišete više od 1 ili 2 odlomka, vjerojatno biste ljudima trebali dati informacije putem video chata ili osobno.
- Pokušajte brzo prijeći na stvar i izbjegavajte pisati gomilu ljubaznosti.
- Ljudi imaju tendenciju da čitaju e -poštu u kratkim serijama. Ako dodate previše informacija, velike su šanse da će se neke od njih izgubiti.
- Neka vaša e-pošta bude kratka, ali pokušajte izbjeći tupe rečenice ili odgovore od jedne riječi. To može izgledati pomalo nepristojno, posebno preko ekrana računara.
Metoda 4 od 10: Jasno navedite šta vam treba
Korak 1. Ako tražite nešto, provjerite je li razumljivo
Ne lupajte po grmu, jasno i direktno navedite ono što vam je potrebno kako ne bi došlo do nesporazuma. Ako postoji vremenski okvir, svakako uključite i to. Ipak, neka vaš ton bude lagan. Na primjer:
- "Treba mi taj mjesečni izvještaj o napretku u mom inboxu do ponedjeljka navečer."
- "Kad biste mi mogli poslati obrazac za povratne informacije tima do kraja sedmice, to bi bilo sjajno."
Metoda 5 od 10: Organizirajte svoje misli odlomcima
Korak 1. Pomoći će ljudima da lako pročitaju informacije
Kad pređete na novu temu, odvojite je novim odlomkom tako da se vaša e -pošta može pregledati. Pomoći će vašem čitatelju da brzo skenira poruku kako bi pronašao dijelove koji su im najrelevantniji.
Za početak odlomka upotrijebite riječi poput "također", "sljedeće" i "na kraju"
Metoda 6 od 10: Dodajte određenu liniju predmeta
Korak 1. Neka ljudi znaju o čemu se tačno radi u e -pošti
Uvjerite se da je vaš predmet specifičan; na primjer, umjesto da napišete "Izvještaj", pokušajte nešto poput "Mjesečni izvještaj o planiranju: jun 2021." Vaše će ih kolege vjerojatnije otvoriti i pročitati ako znaju da je za njih važan i relevantan.
Ovo također pomaže da vaša e -pošta ne bude u mapi neželjene pošte
Metoda 7 od 10: Lektura za pravopisne pogreške
Korak 1. Greške zaista mogu odbaciti vašu poruku
Iako će većina alata za provjeru pravopisa uhvatiti pogrešno napisane riječi, oni neće moći uhvatiti pogrešan izbor riječi ili nečije pogrešno napisano ime. Također biste trebali pročitati da li nedostaju interpunkcijske ili gramatičke greške, jer one mogu navesti čitatelja da pomisli da vas nije briga. Potrošite 2 do 3 minute čitajući svoju e -poštu prije nego što je pošaljete kako biste bili sigurni da nema očigledno očiglednih grešaka.
U profesionalnom okruženju, vrlo je važno pravilno napisati nečije ime. Odvojite minutu da dvaput provjerite imate li je prije slanja, kako biste izbjegli neugodnosti u budućnosti
Metoda 8 od 10: Pročitajte ponovo svoju e-poštu radi dobijanja tona
Korak 1. Razmislite o tome kako će vaši primatelji pročitati vašu poruku
Nešto poput: "Hajdemo kasnije", moglo bi vam se učiniti nevinim, ali vaš kolega koji to čita mogao bi pomisliti da je u nevolji ili da ste ljuti. Promijenite ga u nešto poput: "Imate li vremena kasnije razgovarati o predstojećim promjenama u izvještaju?" da budem malo jasniji.
- Nikada nemojte koristiti velika slova u svojim e -porukama! Pisanje rečenice velikim slovima se obično posmatra kao vikanje na nekoga kroz ekran računara.
- Umjesto nečega poput: "Predajte svoje promjene do sutra ujutro." pokušajte nešto poput: „Budući da je rok sutra popodne, trebat će mi vaše izmjene do sutra ujutro. Javite mi da li vam ta vremenska linija odgovara."
Metoda 9 od 10: Pauzirajte prije nego odgovorite na upalnu e -poruku
Korak 1. Ako dobijete poruku e -pošte zbog koje se osjećate ljutito, uzmite trenutak za udah
Umjesto rezanja odgovora, brojite do 10 (ili 1 000) dok se ne smirite. Zatim ponovo pročitajte poruku e-pošte da vidite je li to uvredljivo ili ne. Velike su šanse da ste poruku možda malo pogrešno protumačili, a zapravo nije tako loše.
Ako i dalje osjećate potrebu da sastavite ljutiti odgovor, pričekajte 24 sata prije nego što ga pošaljete. Zatim ponovno pregledajte svoj odgovor nakon jednog dana da vidite želite li ga i dalje poslati ili ne
Metoda 10 od 10: Dajte ljudima prednost sumnje
Korak 1. Teško je prenijeti pozitivan ton u e -poruci
Ako ste pročitali nešto što vam je kolega poslao i odmah ste uvrijeđeni, odmaknite se i ponovo pročitajte ono što su napisali. Pokušajte se zapitati postoji li neki drugi način da se ton protumači-je li ova e-poruka zapravo nepristojna ili su samo tupe?
Na primjer, netko bi mogao napisati: "Trebam taj izvještaj do večeras." Na prvi pogled ovo djeluje pomalo hladno i bez emocija. Međutim, to nije nužno nepristojno, samo je činjenično i kratko
Savjeti
E-poruke se često smatraju nehitnima. Ako vam odmah treba odgovor, pokušajte razgovarati sa svojim kolegom lično ili putem video chata
Upozorenja
- Iako emotikoni i emotikoni označavaju ton, nemojte ih koristiti za profesionalnu e -poštu.
- Ne šaljite uvredljive ili zapaljive poruke e -pošte, posebno osobi koju ne poznajete dobro.
