Mnoge kompanije koriste Microsoft Excel za praćenje odjela ili ukupnih troškova kompanije. Kako se Excel sada često isporučuje s osobnim računarima koji koriste Windows operativni sistem, ako imate Excel na kućnom računaru, možete ga koristiti za praćenje računa. Dostupni su brojni predlošci za praćenje vaših troškova s Microsoftovih i drugih web stranica, a novije verzije programa Excel uključuju predložak za praćenje vaših računa među unaprijed instaliranim predlošcima. Također možete postaviti vlastitu proračunsku tablicu za praćenje računa u Excelu. Slijede upute za oba pristupa.
Koraci
Metoda 1 od 2: Rad s Excel predloškom
Korak 1. Odaberite unaprijed instalirani predložak
Najnovije verzije programa Excel sadrže predložak za praćenje ličnih troškova zajedno sa predlošcima za uobičajene poslovne aplikacije. Ovim predlošcima možete pristupiti i koristiti ih za praćenje računa u Excelu.
- U programu Excel 2003 na izborniku "Datoteka" odaberite "Novo". Odaberite "Na mom računaru" u oknu zadataka "Nova radna knjiga" da biste prikazali dijaloški okvir "Predlošci".
- U programu Excel 2007 na izborniku gumba "Datoteka" odaberite "Novo". Ovo prikazuje dijaloški okvir "Nova radna knjiga". Odaberite "Instalirani predlošci" iz izbornika "Predlošci" u lijevom oknu. Odaberite "Osobni mjesečni proračun" iz "Instalirani predlošci" u središnjem oknu i kliknite "Kreiraj".
- U programu Excel 2010 kliknite karticu "Datoteka", a zatim u izborniku "Datoteka" odaberite "Novo". Odaberite "Primjeri predložaka" u gornjem odjeljku okna "Dostupni predlošci", zatim odaberite "Lični mjesečni budžet" na prikazu uzoraka predložaka i kliknite "Kreiraj".
Korak 2. Odaberite predložak na mreži
Ako predložak osobnog proračuna koji je unaprijed instaliran u programu Microsoft Excel ne funkcionira za praćenje vaših troškova, možete odabrati predložak na mreži. Možete preuzeti predložak sa web lokacije treće strane ili koristiti Excel za povezivanje s Microsoft Office Online.
- Za Excel 2003, možete odabrati odgovarajući predložak iz biblioteke Microsoft Office Online na adresi https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Ovdje možete pronaći i predloške namijenjene kasnijim verzijama programa Excel.)
- U Excelu 2007 odaberite "Budžeti" u odjeljku Microsoft Office Online u dijaloškom okviru "Nova radna knjiga". Morate imati radnu internetsku vezu da biste se povezali sa Office bibliotekom predložaka na mreži.
- U programu Excel 2010 odaberite "Budžeti" u odjeljku Office.com u oknu Dostupni predlošci. Morate imati radnu internetsku vezu da biste se povezali sa Office bibliotekom predložaka na mreži.
Korak 3. Unesite svoje podatke u odgovarajuće ćelije
Točne informacije ovise o predlošku proračunske tablice koji koristite.
Korak 4. Sačuvajte svoju tabelu
Možete koristiti naziv koji predložak nudi za vašu proračunsku tablicu ili ga promijeniti u nešto značajnije. Dodavanje vašeg imena i godine u postojeći naziv datoteke trebalo bi biti dovoljno.
Metoda 2 od 2: Dizajniranje vlastite proračunske tablice za praćenje troškova
Korak 1. Otvorite Excel
Korak 2. Unesite naziv proračunske tablice u ćeliju A1
Koristite smislen naziv, poput "Lični budžet", "Praćenje ličnih troškova" ili nešto slično. (Izuzmite navodnike pri unosu imena; oni se ovdje koriste samo da pokažu da su imena primjeri.)
Korak 3. Unesite naslove kolona u 2. red
Predloženi naslovi i redoslijed su "Datum", "Kategorija primatelja uplate" (ili "Plati do"), "Dopis", "Troškovi", "Prihod" (ili "Prihod" ili "Depozit") i "Stanje". Unesite ove naslove u ćelije od A2 do G2; možda ćete morati prilagoditi širinu stupaca kako biste prilagodili dugačke naslove ili unose kolona.
Nakon što postavite naslov proračunske tablice i naslove stupaca, upotrijebite funkciju "Zamrzni okna" da zadržite te naslove pri vrhu zaslona dok se krećete kroz unose. Zamrznuta okna nalaze se u izborniku "Pogled" u Excelu 2003 i starijim verzijama i u grupi "Prozor" na vrpci izbornika "Pogled" u programima Excel 2007 i 2010
Korak 4. Unesite prvu stavku rashoda u ćelije 3. reda
Korak 5. Unesite formulu ravnoteže u ćeliju G3
Budući da je ovo prvi unos stanja, stanje će se utvrditi uzimajući u obzir razliku između rashoda i prihoda. Kako ćete to postaviti ovisi o tome želite li pogledati troškove ili gotovinu pri ruci.
- Ako proračunsku tablicu postavljate tako da se prvenstveno bavi vašim troškovima, formula bilansa bi bila = E3-F3, gdje je E3 ćelija koja predstavlja trošak, a F3 ćelija koja predstavlja prihod. Postavljanje formule na ovaj način učinit će ukupne vaše troškove pozitivnim brojem, što će biti lakše razumjeti.
- Ako postavljate proračunsku tablicu tako da vam pri ruci drži gotov novac, formula stanja bila bi = F3-E3. Postavljanje proračunske tablice na ovaj način prikazat će stanje kao pozitivno kada vaš novčani tok premašuje vaše troškove i negativno kada imate više rashoda nego prihoda.
Korak 6. Unesite drugu stavku rashoda u ćelije 4. reda
Korak 7. Unesite formulu ravnoteže u ćeliju G4
Budući da će drugi i sljedeći unosi održavati tekuće stanje, morate dodati rezultat razlike između rashoda i prihoda u vrijednost stanja za prethodni unos.
- Ako postavljate proračunsku tablicu tako da se prvenstveno bavi vašim troškovima, formula bilansa bi bila = G3+(E4-F4), gdje je G3 ćelija koja predstavlja prethodno stanje, E4 je ćelija koja predstavlja trošak, a F4 ćelija predstavlja prihod.
- Ako postavljate proračunsku tablicu tako da vam pri ruci drži gotov novac, formula stanja bila bi = G3+(F4-E4).
- Zagrade oko ćelija koje predstavljaju razliku između troškova i prihoda nisu potrebne; uključeni su samo da bi pojam formule bio malo jasniji.
- Ako želite zadržati ćeliju s ravnotežom praznom do potpunog unosa, možete koristiti izraz IF u formuli tako da ako datum nije unet, ćelija ravnoteže neće prikazati vrijednost. Formula za ovo, za drugi unos, glasi = IF (A4 = "", "", G3+(E4-F4)) ako postavljate proračunsku tablicu za praćenje troškova, a ona glasi = IF (A4 = " "," ", G3+(F4-E4)) ako postavljate proračunsku tablicu tako da prikazuje gotovinu pri ruci. (Možete izostaviti zagrade oko ćelija koje predstavljaju troškove i prihode, ali ne i vanjski skup zagrada.)
Korak 8. Kopirajte formulu ravnoteže u druge ćelije u koloni G (stupac Stanje)
Desnom tipkom miša kliknite Cell G3 i odaberite "Copy" iz skočnog izbornika; zatim povucite da biste odabrali ćelije ispod nje u koloni. Desnom tipkom miša kliknite odabrane ćelije, a zatim u skočnom izborniku odaberite "Zalijepi" da biste formulu zalijepili u odabrane ćelije. (U Excelu 2010 odaberite opciju "Zalijepi" ili "Zalijepi formule" na skočnom izborniku.) Formula će automatski ažurirati reference ćelija tako da označava troškove, prihode i datum (ako se koristi) reference iz trenutnog retka i referenca stanja iz reda iznad tekućeg reda.
Korak 9. Sačuvajte tabelu
Dajte proračunskoj tablici smisleno ime, poput "Expense Tracking.xls" ili "Personal Budget.xls". Kao i kod proračunske tablice proračuna zasnovane na predlošcima, možda ćete htjeti u ime datoteke uključiti svoje ime i godinu. (Opet, imajte na umu da se navodnici koriste samo za prikaz imena primjera i ne bi ih trebalo upisivati. Također ne upisujete sufiks datoteke; Excel vam to pruža.)
Excel 2003 i starije datoteke spremaju proračunske tablice u starijem ".xls" formatu, dok Excel 2007 i 2010 spremaju proračunske tablice u novijem ".xlsx" formatu zasnovanom na XML-u, ali mogu čitati i spremati proračunske tablice i u starijem ".xls" formatu.. Ako imate nekoliko računara i planirate zadržati ovu proračunsku tablicu na svima njima, upotrijebite stariji format ako neko od vaših računala ima Excel 2003 ili stariji i noviji format ako svi vaši računari imaju barem Excel 2007
Video - Korištenjem ove usluge neke se informacije mogu podijeliti s YouTubeom
Savjeti
- Koristite "Automatsko dovršavanje" za kategorije rashoda i prihoda kako biste osigurali dosljedan pravopis.
- Da biste razlikovali plaćene račune od neplaćenih, ali predviđenih troškova, možete podebljati ili obojiti tekst plaćenih računa ili upotrijebiti zasjenjivanje ćelija.
- Da biste izbjegli slučajno mijenjanje zaglavlja formule ili stupca, možda ćete htjeti zaštititi te ćelije od promjena. Odaberite ćelije koje želite promijeniti (datum, kategoriju primatelja uplate, trošak, prihod i vrijednosti bilješki), te otključajte te ćelije, a zatim primijenite zaštitu na cijelu proračunsku tablicu.
