E -pošta za razmjenu znanja je e -pošta dizajnirana za razmjenu informacija, posebno na radnom mjestu ili u drugom profesionalnom okruženju. Razmjena znanja odličan je način da pokažete svojim kolegama da vam je stalo do njih i da želite s njima podijeliti ono što znate, u nadi da bi im to moglo pomoći u budućnosti. Također može pomoći u jačanju vaših profesionalnih veza. Potrudite se da vaše e -poruke za razmjenu znanja budu što jasnije i svarljivije. To će ih drugima olakšati razumijevanje i upijanje.
Koraci
Metoda 1 od 2: Sastavljanje vaše e -pošte
Korak 1. Jasno i kratko navedite svrhu svoje e -pošte u retku predmeta
Napišite temu koja će vašoj publici dati jasan pregled onoga što može očekivati kada otvori vašu e -poštu. Pokušajte da zadržite dužinu naslova na oko 7 riječi.
- Na primjer, ako želite podijeliti znanje koje ste stekli dok ste prisustvovali konferenciji o kodiranju, mogli biste temu reda učiniti nešto poput: "Ključna pitanja sa konferencije kodera u Miamiju 2020."
- Mnogo je manje vjerojatno da će se otvoriti e -pošta s nejasnim ili predugim temama. Klonite se kratkih tema sa samo 1-2 riječi koje ne opisuju efikasno o čemu se radi u e-pošti.
Savjet: Ako želite da ljudi čitaju vašu e -poštu za razmjenu znanja u određenom vremenskom okviru, uključite datum u red za temu. Na primjer, mogli biste staviti „O unapređenju industrije za diskusiju na sastanku 2. avgusta“.
Korak 2. Započnite e -poruku pozdravom upućenim vašoj određenoj publici
Razmislite o publici kojoj planirate poslati svoju e -poštu za razmjenu znanja i odaberite pozdrav s odgovarajućim stupnjem formalnosti. Neka pozdrav uključi sve one koji će primiti e -poruku.
- Na primjer, ako e -poštu šaljete malom timu programera s kojima blisko surađujete i koje dobro poznajete, mogli biste započeti e -poštu nečim super ležernim i prijateljskim poput: „Dobar dan, kolege kodirajuće nindže.“
- Ako šaljete e -poštu za razmjenu znanja višim rukovodiocima ili nekoj grupi koja sadrži pojedince koje lično ne poznajete, možete odabrati formalniji pozdrav u stilu: “Dragi članovi izvršnog odbora” ili “Dobro jutro, marketinški tim.”
- Ako znanje dijelite sa samo 1 ili 2 osobe, možete im se obratiti po imenu u pozdravnoj poruci e -pošte.
- U nedoumici možete upotrijebiti nešto općenito poput: "Zdravo svima" ili "Dobar dan".
Korak 3. Napišite kratku pozadinu ili kontekst na početku e -poruke
Počnite kratkim pasusom, odmah ispod pozdrava, koji objašnjava šta ćete dijeliti u svojoj e -pošti. To će čitateljima dati više konteksta za ono što će pročitati nego naslov.
Na primjer, ako dijelite saznanja sa konferencije o kodiranju, možete napisati nešto poput: „Prošle sedmice imao sam sreću prisustvovati Konferenciji kodera u Miamiju 2020. Htio bih s vama podijeliti neke od ključnih zaključaka dvodnevne konferencije na kojoj smo saznali o umjetnoj inteligenciji i trendovima kodiranja za 2021. Nadam se da će vam ovo znanje biti jednako korisno i zanimljivo kao i meni.”
Korak 4. Podijelite tijelo e -pošte na odjeljke
Podijelite glavne stavke koje želite podijeliti u kohezivne dijelove kako biste ih lakše pratili i probavili. Stavite naslove na početak svakog odjeljka informacija kako bi bilo jasno o čemu se radi u donjem tekstu. Podelite dugačke odeljke na više kraćih odlomaka da biste podelili informacije, umesto da samo gomilate gomilu informacija u 1 dugački tekstualni blok.
- Uvjerite se da svaki vaš odlomak sadrži povezane tačke. Ako započinjete novu misao, počnite pisati novi odlomak.
- Na primjer, ako želite podijeliti ono što ste naučili o umjetnoj inteligenciji i trendovima kodiranja na nedavnoj konferenciji kojoj ste prisustvovali, svoju e -poštu možete strukturirati ovako: naslov odjeljka koji kaže: "Ažuriranja industrije umjetne inteligencije", zatim napišite nekoliko odlomaka o temi, nakon čega slijedi drugi naslov odjeljka koji kaže: “Trendovi kodiranja za 2021.”, nakon čega slijedi još nekoliko odlomaka.
Korak 5. Zaključite tijelo e -pošte sažetim odlomkom
Napišite kratak odlomak prije odjave koji ponavlja neke od glavnih informacija koje sadrži vaša e -poruka. Recite svojim čitateljima šta se nadate da će steći zajedničkim znanjem i uključite sve relevantne stavke akcije.
- Na primjer, možete reći nešto poput: „Kao što vidite, postoji mnogo uzbudljivih novih dostignuća u umjetnoj inteligenciji što se tiče marketinga, a postoje i neki zanimljivi novi programski trendovi na koje treba paziti 2021. Nadam se da ćete primijeniti ove informacije našim razvojnim projektima i razmišljati o načinima na koje možemo poboljšati naše proizvode u sljedećoj godini.”
- Primjer radnje bi bio nešto poput: „Hajdemo podijeliti neka svoja razmišljanja o svim ovim informacijama na sastanku u petak. Molimo vas da dođete spremni sa barem jednom tačkom za diskusiju.”
Korak 6. Završite svoju e -poštu odjavljenim znakom, nakon čega slijedi vaše ime i naslov
Odaberite kratak i prijateljski znak s odgovarajućim stupnjem formalnosti za vašu publiku. Uključite svoje ime i naslov na samom kraju, tako da ljudi znaju točno od koga je poruka koju su upravo pročitali, što je posebno važno ako lično ne poznajete sve članove svoje publike.
- Primjeri povremenih odjava koje funkcioniraju za gotovo svaku e -poštu su: "Hvala", "Pozdrav" i "Sve najbolje".
- Neki formalniji potpisi su: "S poštovanjem" i "S poštovanjem".
- Neke ideje za još ležernije odjave, koje biste mogli koristiti za slanje e -pošte ljudima s kojima možete raditi ili vidjeti svaki dan, su: "Vidimo se sutra" i "Živeli".
- Ako dijelite znanje izvan svoje organizacije, uključite naziv svoje organizacije iza svog imena i titule, tako da ljudi znaju odakle ih pišete.
Metoda 2 od 2: Omogućite čitanje e-pošte čitateljima e-pošte
Korak 1. Neka vaša e -pošta bude što kraća
Pokušajte uključiti sve informacije koje želite podijeliti u što manje riječi. Što je vaša e -pošta duža, manje je vjerovatno da će ljudi s kojima želite podijeliti svoje znanje pročitati cijelu stvar.
- Ako pišete o posebno složenoj temi, uvijek možete uključiti veze do vanjskih izvora ili priloga kako biste pružili detaljnije informacije. Na taj način oni koji su zainteresirani za ono što dijelite mogu dublje zaroniti u temu.
- Ne postoji utvrđeno pravilo o tome koliko bi duga trebala biti e-pošta za razmjenu znanja, a mnogo će ovisiti o vrsti informacija koje dijelite i složenosti teme. Dobro pravilo je da ne pišete e -poštu duže nego što biste sami htjeli pročitati.
Korak 2. Istaknite važne informacije tačkama nabrajanja ili numerisanim listama
Ponovite ključne informacije iz tekstualnih odlomaka u tačkama za označavanje ili numerisanim listama. To pomaže ponoviti znanje koje dijelite i daje čitateljima nešto na što mogu brzo pogledati kako bi dobili neke od glavnih tačaka vaše e -pošte.
Na primjer, možete napraviti listu s naslovom poput „Top 5 marketinških trendova za 2021.“i zapisati trendove od 1-5 na numerisanu listu ispod nje. Čitatelji mogu lako vidjeti koji su trendovi, a zatim pročitati tekst vaše e -pošte ako žele detaljnije informacije
Korak 3. Koristite što je moguće jednostavniji, lako razumljiv jezik
Izbjegavajte korištenje velikih riječi i žargona da objasnite svoje poene osim ako to apsolutno ne trebate. Ovo će učiniti vašu e -poštu mnogo lakšom za čitanje i razumijevanje široj publici koja vjerojatno nije toliko upoznata s temom o kojoj pišete kao vi.
Uzmite u obzir i svoju publiku pri odabiru jezika koji ćete koristiti. Na primjer, ako pišete maloj grupi programera, vjerojatno ćete se izvući iz upotrebe više kodiranja žargona u vašoj e -pošti nego ako pišete različitoj publici
Savjet: Ako apsolutno trebate upotrijebiti riječ koju ljudi možda ne znaju da bi objasnili poentu, navedite definiciju prvi put kada riječ upotrebite u sadržaju svoje e -pošte.
Korak 4. Pišite profesionalnim tonom
Budite pristojni, koristite odgovarajuću gramatiku i interpunkciju i pažljivo birajte riječi. Izbjegavajte pisanje ležernim tonom i nemojte koristiti žargon ili neprofesionalni jezik. To će vam pomoći da postanete profesionalni i upućeni u temu o kojoj razmjenjujete informacije.
- Na primjer, nemojte pisati riječi velikim slovima i umjereno koristiti uskličnike kako ne biste naišli kao da vičete na svoju publiku.
- Nemojte koristiti žargonske riječi ili fraze poput "jo", "šta ima" ili "svi ste", da navedete samo neke.
Korak 5. Držite se standardnih fontova, znakova i oblikovanja e -pošte
Nemojte koristiti fontove ili posebne znakove koje neki sistemi nemaju. Koristite standardni sistemski font koji je ugrađen u vaš server e-pošte, držite se znakova koji su na standardnoj tastaturi i ne petljajte se sa zadanim oblikovanjem vaše e-pošte.
Ovo će osigurati da će gotovo svi koji primaju vašu e -poštu na drugom računaru ili putem drugog servera e -pošte vidjeti upravo ono što ste vidjeli kada ste pisali svoju e -poštu
Savjeti
- Uvijek uzmite u obzir svoju publiku kada pišete e -poštu za razmjenu znanja. To će vam pomoći da odredite nivo formalnosti, ton i jezik koji ćete koristiti.
- Pobrinite se da e -poštu za razmjenu znanja šaljete ljudima koji će od toga imati najviše koristi. Na primjer, programera možda ne zanimaju trendovi i razvoj u marketinškoj industriji, ali nekoga u službi za klijente možda.
- Prije nego sastavite e -poštu za razmjenu znanja, zapitajte se je li to najbolji način za razmjenu informacija. U nekim slučajevima možete odlučiti da bi sastanak uživo ili prezentacija putem video konferencije bili učinkovitiji.
- Napravite skicu onoga što želite podijeliti prije nego napišete e -poruku. Na primjer, ako želite podijeliti neke marketinške tehnike koje ste naučili na webinaru na koji ste otišli, mogli biste zapisati glavne tačke poput „novih SEO tehnika“, „strategija marketinga putem e -pošte“i „najbolje prakse sadržajnog marketinga“.
Upozorenja
- Pobrinite se da jezik vaše e -pošte bude razumljiv svima u vašoj publici. Na primjer, nemojte koristiti gomilu programskog žargona ako pišete cijeloj kompaniji.
- Uvijek lektorirajte i provjerite pravopis svoje e -pošte prije nego što ih pošaljete. Ako vaša e -pošta sadrži greške, nećete naići na pouzdan izvor znanja.
