Iako se danas ne koriste tako često, faks uređaj je i dalje važan uređaj za brzo i efikasno prenošenje važnih dokumenata, obrazaca i bilješki napisanih rukom, posebno u uredskim okruženjima. Faks uređaj koristi aktivni fiksni telefon za slanje i primanje dokumenata, a njegovo korištenje jednostavno je poput biranja telefonskog broja. Nakon što pravilno postavite faks uređaj i upoznate se s metodama slanja i primanja faksa, dokumente ćete s lakoćom poslati u trenu!
Koraci
1. dio od 3: Postavljanje vašeg faks uređaja
Korak 1. Postavite faks uređaj
Faks uređaj postavite na ravnu površinu blizu utičnica za struju i telefonske utičnice. Pazite da ulagač papira bude okrenut prema van. To će spriječiti zaglavljivanje dolaznih faksova i skeniranih dokumenata između zida i uređaja i spriječiti njihovo oštećenje.
Korak 2. Priključite izvor napajanja
Uključite faks uređaj u najbližu zidnu utičnicu. Uvjerite se da je veza čvrsta i da je utikač ispravno uklopljen u utičnicu. Nakon što je faks uređaj spojen na izvor napajanja, pazite da ostane isključen do kraja postavljanja.
Korak 3. Osigurajte telefonsku liniju
Faks uređaj koristi telefonsku liniju za slanje i primanje podataka za kreiranje i štampanje dokumenata. Oni neće raditi putem telefonske linije zasnovane na internetu. Budite sigurni da imate aktivnu telefonsku liniju i telefonski broj za faks uređaj kako bi vaš uređaj mogao slati i primati signale za kreiranje dokumenata.
Pozovite svog davatelja kablovske i telefonske usluge da biste postavili fiksni telefon ako je potrebno
Korak 4. Spojite telefonski kabel
Standardni telefonski kabl treba da bude povezan u telefonsku utičnicu faks uređaja, koja se obično nalazi na zadnjoj strani uređaja. Drugi kraj kabla treba pričvrstiti direktno u najbližu telefonsku utičnicu u zidu. Dvaput provjerite je li kabel spojen na uređaj i zidnu telefonsku utičnicu.
Korak 5. Dodajte papir i mastilo
Za izradu i štampanje dolaznih dokumenata faks će zahtijevati zalihu papira i tinte. Budite sigurni da imate ove zalihe pri ruci.
- Prije umetanja papira prolistajte ili prelistajte snop papira kako biste bili sigurni da se ne lijepe. To će pomoći u sprječavanju zaglavljivanja papira.
- Svaka mašina će imati određenu vrstu, veličinu i broj kertridža sa mastilom. Obavezno pročitajte upute uređaja kako biste odlučili koja tinta najbolje odgovara vašem aparatu.
Korak 6. Provjerite vezu
Nakon što je vaš faks uređaj povezan i umetnuti papir i mastilo, uključite uređaj i provjerite telefonsku vezu. Da biste mogli koristiti faks uređaj, veza mora biti sigurna.
- Provjerite je li fiksni telefon pravilno priključen tako što ćete podići prijemnik faks uređaja ako je dostupan na vašem uređaju. Prijemnik bi trebao ličiti na telefon. Osluškujte pjevušenje zvuka biranja, što će ukazivati na to da je veza sigurna.
- Ako faks nema prijemnik, možete povezati telefon preko vanjske telefonske utičnice na faks uređaju. Ako je veza dobra, trebali biste čuti brujanje zvuka biranja.
Dio 2 od 3: Slanje faksa
Korak 1. Uključite mašinu
Prije slanja dokumenta provjerite je li uređaj uključen i je li telefonski kabel dobro postavljen. Možda ćete htjeti provjeriti prijemnik na tonu biranja kako biste bili sigurni da je veza sigurna.
Korak 2. Koristite naslovnu stranicu
Naslovna stranica je odličan način da garantujete da će vaš dokument doći do prave osobe. Ovo je posebno korisno pri slanju faksova preduzeću u kojem nekoliko zaposlenih možda koristi isti uređaj. Naslovna strana treba da sadrži ime primaoca, njihov i vaš broj faksa, vaše podatke za kontakt i broj stranica koje bi primalac trebao očekivati da primi u faksu.
Uključivanje broja stranica na naslovnoj stranici korisno je primateljima kako bi znali jesu li primili sve potrebne stranice
Korak 3. Uredno naručite dokumente
Obavezno dodajte brojeve stranica i rasporedite stranice dokumenta redoslijedom kojim želite da budu primljeni. Ne želite da primalac slaže stranice zajedno. To može uzrokovati zabunu i ometati namjeravano značenje dokumenta. Naručivanje stranica i njihovo numerisanje osigurat će efikasan prijenos informacija.
Korak 4. Umetnite dokumente u skener
Većina faks uređaja zahtijeva da postavite dokument licem prema gore ili licem prema dolje u dio skenera na faks uređaju. Ne postoji standardna metoda za sve uređaje. Većina faks uređaja će naznačiti koju metodu koristiti sa simbolom koji se lako čita na prednjoj strani uređaja.
Korak 5. Birajte primaočev broj faksa
Pomoću tastature na prednjoj strani faksa birajte broj faksa primaoca, uključujući pozivni broj. Ako dokument šaljete faksom na međunarodnom nivou, morate umetnuti pozivni broj zemlje. Ako postoji poslovni broj koji se koristi za vanjsko biranje (često “7” ili “9”), svakako unesite tu znamenku prije pozivnog broja zemlje ili broja države i broja faksa.
Korak 6. Pošaljite dokumente
Nakon što ste birali broj, većina faks uređaja će zahtijevati da pritisnete dugme „pošalji“ili „pokreni“da biste prenijeli dokument. Gledajte kako se dokument prenosi u slučaju greške ili zaglavljivanja papira. Kada je prijenos dokumenata bio uspješan, faks s ispisom izvješća o napretku ili stranice za potvrdu. Ako primite poruku o grešci, pokušajte ponovo poslati dokument.
3. dio 3: Primanje faksa
Korak 1. Provjerite vezu
Uvjerite se da je faks uređaj uključen. Također je važno provjeriti je li faks uređaj spojen na izvor napajanja i telefonsku utičnicu kako bi primao faksove. Možda ćete htjeti uzeti slušalicu i slušati ton biranja kako biste osigurali ispravnu vezu.
Korak 2. Pregledajte zalihe papira i mastila
U faks mašini ćete htjeti dati dovoljno papira i tinte. Ako primate mnogo dokumenata putem faksa, često provjeravajte ove zalihe. U suprotnom, to vas može spriječiti da u potpunosti primite dokument ili odgoditi njegov dolazak.
Korak 3. Slušajte melodiju zvona
Prilikom prijema dolaznog dokumenta, faks uređaj će zazvoniti ili oglasiti pozivnu vezu. Mašina je podešena za automatsku obradu ovih dokumenata, tako da u ovom trenutku ne morate ništa da radite. Izbjegavajte pritiskanje tipki na uređaju za to vrijeme, inače se veza može poremetiti ili prekinuti.
Korak 4. Pregledajte dokument
Nakon što faks uređaj uspješno primi dokument, ispisat će stranice redoslijedom kojim ih je poslao pošiljalac. Pregledajte naslovnu stranicu kako biste bili sigurni da ste željeni primalac i da su sve stranice uspješno prenesene i ispisane.
Korak 5. Pratite pošiljaoca
Ako želite potvrditi da ste primili faks ili ste zabrinuti da niste primili sve potrebne informacije, možda ćete se htjeti obratiti pošiljatelju putem telefona ili e-pošte. Podaci za kontakt mogu biti navedeni na naslovnoj stranici, pa pogledajte ovu stranicu ako nemate pri ruci podatke o pošiljatelju.
